Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

10 фактов о совместной работе, которые стоит знать



Многие компании пользуются инструментами для совместной работы, но далеко не всегда они могут удовлетворить имеющиеся потребности. Эксперты консалтингового агентства Collaborative Strategies узнали, как обстоят дела с совместной работой в больших и маленьких компаниях. Для этого они опросили 500 специалистов - практиков в сфере совместной работы.

1. Большая часть совместной работы это распределенная совместная работа.
Сначала определимся, что такое совместная работа: это множественные скоординированные взаимодействия с общей целью между двумя и более людьми, включающие в себя передачу комплексной информации.

Тогда распределенная совместная работа это: возможность вести скоординированную работу для выполнения определенной цели или задачи в асинхронном режиме, находясь в разных точках, как единая команда или группа.

По итогам опроса выяснилось, что 87% участников выполняют определенный процент работы в составе распределенных или гибридных команд. При этом 38,7% проводят в таких командах свыше 65% рабочего времени.

2. Распределенная работа в команде - норма для многих проектов.
Исследование Collaborative Strategies показало, что вне зависимости от размера компании и роли сотрудника внутри организации, большинство одновременно состоит в 3-5 командах.

Если посмотреть на показатель участия в проектах, 77,8% респондентов одномоментно являются участниками от 2 до 7 проектов. Количество проектов зависит от размера организации и роли специалиста. Но в среднем это 3-4 проекта.

3. Совещания неэффективны, потому что нет нужных метрик.
Мы слишком много совещаемся. И большая часть времени на совещаниях тратится непродуктивно.

Никто из респондентов не посвятил совещаниям больше 60% времени. Только 4% отводит им до половины своего графика. Намного больший процент тратит в среднем 30% рабочих часов на совещания, где решаются текущие проблемы и обсуждается состояние проектов.

Самый большая доля опрошенных - около 15% - расходуют до 40% времени на совещания всех возможных типов.

Примерно 40% респондентов вообще не участвуют или уделяют очень мало времени на совещаниям, посвященным принятию решений, составлению планов, мозговым штурмам и стратегическому планированию. При этом все опрошенные проводят заметную часть рабочей недели на встречах, где решаются конкретные проблемы и обсуждается статус активных проектов.

Важно, что в 37,8% случаев совещания не оцениваются с помощью метрик. А используемые мета-метрики (количество участников, частота встреч и т.д.) не дают достаточной информации о содержании мероприятий и межличностных взаимодействиях, которые составляют основную ценность. Эксперты предполагали, что крупные компании пользуются метриками активнее небольших фирм. Однако результаты исследования показали совершенно иную картину.

4. Эффективность совещаний увеличивается за счет продуктивных моделей поведения, а не за счет технологий.
Технологии помогут вам организовать обратную связь в реальном времени, на этом их роль исчерпывается. Намного важнее справиться с наиболее распространенными причинами неэффективности.

Пять основных проблем типичного совещания:
  • Отсутствие заранее объявленной и четкой повестки;
  • Лица, принимающие решения, не готовы к совещанию или вообще отсутствуют;
  • Участники обсуждают личные вопросы;
  • Повторяются старые темы, озвучиваются ранее принятые решения;
  • Опоздания.
Лучший способ повысить продуктивность совещаний - ни на миллиметр не отходить от заявленной повестки дня. Пренебрежение повесткой фигурировало в результатах опроса как одна из ключевых проблем, наряду со «слабыми коммуникациями». Приоритетность проблем из приведенного списка не связана с размерами компании или ролями респондентов. Большинство респондентов считает, что обсуждение старых тем и ранее принятых решений наносит огромный ущерб продуктивности совещаний.

5. Внедрение «поведенческих метрик» повышает отдачу от совещаний.
Поскольку никто из опрошенных не упоминал о поведенческих метриках, авторы исследования предложили свои варианты и попросили участников опроса оценить их с точки зрения ценности и пользы. Самой потенциально востребованной оказалась метрика эффективности межличностных коммуникаций; далее шла метрика, подсчитывающая количество решений, принятых на встрече; на третьем месте оказался механизм, оценивающий длительность вовлеченного участия аудитории в обсуждениях.

6. Эффективность совместной работы максимальна, когда она является естественной частью бизнес-процесса.
Приложения для совместной работы все чаще встраиваются в бизнес-процессы и приносят дополнительную выгоду компании. Главная задача здесь: правильно подобрать нужную технологию для конкретного процесса и использовать ее в нужное время с помощью нужных людей. Бизнес-процессы, где совместная работа приносит наибольшую пользу: разработка новых продуктов и услуг; кризис-менеджмент и принятие решений; продажи и маркетинг.

7. Новые инструменты увеличивают количество и качество решений, принимаемых на совещаниях.
Среди процессов, связанных с совместной работой, на втором месте в опросе оказался «кризис-менеджмент и принятие решений». Среди методов повышения эффективности совещаний – «способность быстрее принимать более качественные решения». В рейтинге поведенческих метрик – «количество решений, принимаемых на совещании».

Другими словами, инструменты, которые ускоряют и совершенствуют процессы принятия решений, заметно влияют на продуктивность совещаний.

8. Современные инструменты для совместной работы не умеют решать задачи распределенной совместной работы.
Две трети специалистов, использующих такие инструменты при работе в распределенных командах и проектах, недовольны их эффективностью. Треть респондентов твердо уверены, что современные инструменты лишь частично соответствуют их потребностям. По итогам опроса инструменты и инфраструктура для совместной работы были названы самым серьезным вызовом для бизнеса, вне зависимости от его масштабов. Больше половины участников опроса (51,9%) заявили, что инструменты и инфраструктура их компаний не справляются с поддержкой распределенной работы.

9. Крупные компании используют больше инструментов для совместной работы, но с меньшей эффективностью.
Не вызывает удивления, что 86% респондентов активно пользуются электронной почтой. И все-таки это на 8% меньше, чем в 2012 году. Впервые за все время видеоконференции на десктопных ПК (72,5%) серьезно обогнали по востребованности залы для видеоконференций (49,5%). Популярны также чаты и приложения для мгновенных сообщений. Вероятнее всего, именно они снижают показатели электронной почты как основного средства связи.

Наиболее распространенные варианты применения инструментов для совместной работы: координация работы с конкретным человеком или командой; отслеживание состояния проекта, инициативы или бюджета; получение значимой информации. Ключевые выгоды от совместной работы: улучшение командной работы; сокращение сроков выполнения задач или продолжительности рабочего цикла; улучшение взаимодействия и коммуникаций между членами команды.

10. Инструменты для совместной работы будут совершенствоваться.
Примерно четверть опрошенных (24,2%) сообщили, что удовлетворены имеющимися инструментами для совместной работы. Почти столько же респондентов не испытывают никаких проблем, связанных с распределенной совместной работой, - 23,7%.

Вместе с тем, почти половина участников исследования (46,1%) считает, что нынешние инструменты удовлетворяют только часть их потребностей. 6,7% заявили, что используемые инструменты не удовлетворяют ни одну из потребностей. 7,3% нуждаются в своих собственных инструментах для совместной работы взамен корпоративных. Так или иначе, практически 75% участников опроса недовольны инструментами для совместной работы.

Источник: http://www.cmswire.com/cms/social-business/10-collaboration-trends-for-2015-028173.php

Лучшие статьи по теме

Комментарии