Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Социальный интранет - сад, который требует ухода



Вероятно, вы уже встречали эту метафору: хороший социальный интранет подобен саду. Такое сравнение очень точно отражает суть. Создать хороший социальный интранет - это примерно то же самое, что вырастить здоровый, красивый сад.

И там и там не обойтись без постоянного ухода. По осени нужно подрезать кусты и деревья. Весной - заниматься прополкой. Регулярно вносить удобрения. И каждую неделю ухаживать за газоном.

Любой интранет, как и любой сад, может быть потрясающим сам по себе. К сожалению, без надлежащего ухода и тот и другой очень быстро превратятся в безжизненную пустыню. И неважно, насколько крутой у вас софт, насколько умные и опытные консультанты помогали вам с запуском интранета. Постоянный уход и поддержка – необходимое условие успешного существования и развития корпоративной соцсети.

Как говорит статистика, многие интранет-проекты - типичные краткосрочные проекты с жесткими конечными датами. Если возвращаться к садовым аналогиям, вот, вы весной засеяли газон, а потом все лето сидите и ждете дождей. Как вы думаете, каким будет результат? Единственный способ превратить интранет-проект в долгосрочное и успешное начинание - перевести «интранет-проект» в постоянную «интранет-программу».

История-предостережение


Интранет-проекты бывают разными. Например, случаются государственные интранет-проекты.

Жила-была государственная компания. Компания пережила две неудачные попытки построить «навороченный» социальный интранет на основе SharePoint. В итоге было принято решение взять другую платформу, и через несколько месяцев все было готово.

Надо сказать, что общая стоимость проекта, включая неудачный SharePoint и затраченное время госслужащих, превысила 2 000 000 долларов.

Интранет запустили, настал момент перевода из состояния «проекта» в состояние «программы». Однако, как это часто бывает в госструктурах, товарищи согласовали немалые суммы на капитальные затраты и очень небольшие деньги на операционные расходы. На волне сокращений всего госбюджета статью на социальный интранет дополнительно порезали, поэтому его пришлось закрыть сразу же по завершении пилотного срока.

Яркий пример стандартной ситуации: для тех, кто борется за внедрение социального интранета, намного проще получить одобрение на само внедрение, чем на дальнейшую поддержку. Почему? Одна из возможных причин – ставшие притчей во языцех проблемы социальных интранетов с демонстрацией ROI.

Расходы на ту же самую электронную почту привычно рассматриваются как часть неизбежных эксплуатационных издержек. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами без проблем показывает ROI за счет сокращения «лишних» должностей или ускорения определенных процессов на N%. При этом основная бизнес-ценность социального интранета лежит в области улучшения коммуникаций между сотрудниками.

Интуитивно мы все понимаем, что улучшение коммуникаций это очень хорошо. Тем не менее, зачастую речь идет о непрямых выгодах, которые еще и непросто измерить. Очень важно осознать эту проблему и хорошо подготовиться к долгосрочному «уходу» за интранетом.

Лучшие практики построения долгосрочной интранет-программы


1: Сделайте интранет по-настоящему полезным


Для этого вам нужно понять, чем ваши сотрудники занимаются изо дня в день, как работают и что им для этого необходимо. Идите и лично понаблюдайте, например, за работой службы по работе с клиентами в естественных условиях.

Посмотрите, какие повседневные проблемы может успешно решать интранет и добавьте такой функционал. Только сделайте все на совесть.

Как пример, очень часто компании облегчают сотрудникам возможность находить нужных людей и взаимодействовать друг с другом с помощью информативного справочника сотрудников, доступного со смартфона.

2: Постоянно работайте со сторонниками проекта в руководстве

После того как вы нашли сторонника социального интранета среди высшего руководства, постоянно оставайтесь с ним на связи.

Поддерживайте контакт на каждом этапе: и во время внедрения, и в ходе запуска, и дальше по ходу превращения «проекта» в «программу».

Обращайтесь к этому человеку только с теми вопросами по поводу принятия решений, полезных советов и поддержки, которые относятся к его компетенции. И не забывайте рассказывать обо всех серьезных событиях, достигнутых показателях и интересных историях, связанных с интранетом.

3: Все должно быть завязано на цели и стратегию компании

Вы должны сделать это в любом случае, однако, когда мы говорим о долгосрочных планах, данный момент приобретает особую значимость.

Тщательно изучите цели компании и ее стратегические планы и «завяжите» на них весь социальный интранет. Только это не должно превратиться в изощренное интеллектуальное упражнение и на этом закончиться. Сделайте так, чтобы социальный интранет предоставлял реальную помощь в достижении целей и реализации корпоративной стратегии.

4: Заложите принципы совместного владения еще на стадии планирования

«Совместное владение» – термин традиционно крайне расплывчатый. В данном случае мы имеем в виду совершенно конкретные вещи. Привлеките людей, принимающих ключевые решения, к принятию этих самых решений с самого начала интранет-проекта.

Запланируйте и проведите четко структурированные программы тестирования системы, с помощью которых вы сможете вовлечь рядовых сотрудников. Сформируйте сильную команду из специалистов различных профилей и на ее основе постройте централизованную структуру для управления интранетом.

Найдите и сделайте особый акцент на моментах, где будут особенно важны совместные усилия команд, а не отдельных людей. Чем больше усилий люди будут вкладывать в будущий интранет, тем выше будет их вовлеченность.

5: Дайте интранету имя и пользуйтесь этим на полную катушку


Привлеките сотрудников к выбору имени для интранета, грамотно выстроив весь процесс. Охватите всех, кого только можно. Сделайте все возможное для популяризации имени и создайте «личность» интранета. Как вариант, «оживите» его, празднуйте дни рождения интранета и публикуйте фотографии с вечеринок.

6: Начинайте планировать свою интранет-программу сильно заранее


План вашего интранет-проекта должен захватывать как минимум год после официальной даты запуска соцсети. За это время вы сможете наладить все процедуры управления интранетом и перевести их в формат повседневных задач.

7: Проведите интеграцию с важными бизнес-процессами

Определите основные бизнес-процессы, которые можно усовершенствовать за счет возможностей социального интранета.

Кто-то включает в социальный интранет систему учета рабочего времени. Кто-то делает на его основе единую точку доступа для вообще всех корпоративных систем.

Ваша основная задача - выделить такие процессы, которые можно улучшить, и проапгрейдить их с помощью социального интранета.

8: Включите изучение интранета в курсы для новичков

Договоритесь с HR-службой, чтобы в "курс молодого бойца" на вашем предприятии включили раздел по социальному интранету. Хороший социальный интранет сразу понравится новичкам, и вам не придется тратить дополнительные усилия на вовлечение новых пользователей.

9: Пусть запуск станет процессом на полгода, а не событием одного дня


Запуск интранета - не дата в календаре, а длительный процесс. Почти наверняка сам старт будет стоить вам невероятных, героических усилий, однако это будет только одна из многих вех в процессе запуска.

Чем раньше вы осознаете, что успешный запуск связан с многократными оповещениями, обучением, поддержкой, сбором обратной связи, тем вам же лучше.

10: Составьте очередь по вводу нового функционала


Не запускайте сразу все новые фичи интранета в один момент. Наоборот, спланируйте поквартальный ввод новых инструментов или секций интранета.

Это поможет вам сохранить управляемость корпоративной соцсети и даст возможность эффективно собирать обратную связь от пользователей по поводу текущего функционала. В итоге вы сможете превратить "долгий" запуск интранета в постоянно действующую программу.

11: Заранее планируйте удаление старого контента и прочие контент-работы


Запланируйте ежегодный пересмотр и обновление контента. Сюда же можно включить работы по обновлению системы навигации, во время которых вы будете выбирать, где стоит разместить новый контент. А еще работы по оценке и отправке в архив старых новостей и постов.

Бывает полезно провести небольшой аудит для выяснения, какому отделу требуется живительный пинок для приведения в порядок профайлов сотрудников. Планируя аудит контента, убедитесь, что он будет действительно полезен и впишется в более глобальную стратегическую задачу.

12: Организуйте регулярные встречи ключевых персон

Подумайте, в какой области вам нужно постоянно принимать решения и выносите их на обсуждение команды, управляющей интранетом. Сделайте командные встречи регулярными, всегда формируйте адекватную повестку дня и следите за тем, чтобы обсуждения проходили продуктивно.

13: Превратите проектные группы в постоянные структуры

В рамках интранет-проектов обычно формируются кросс-функциональные группы, например, команды "по миграции контента" или "по запуску и коммуникациям". Если эти команды распадутся сразу после запуска, проблем не избежать. Составьте план, как сохранить и перевести работу таких команд на постоянную основу.

14: Определите важные показатели и показывайте их рост


Если вы наметили серьезные цели, установили реальные контрольные показатели для интранета, не забывайте периодически сообщать пользователям о текущем прогрессе. Только так люди смогут понять, что вы настроены по-настоящему серьезно.

Для того чтобы получить весомые цифры и доказательства полезности социального интранета вам, скорее всего, не хватит одной только встроенной аналитики. Будьте готовы, что придется сочетать имеющуюся аналитику с какими-то своими находками, результатами опросов и качественными показателями.

Просто для примера: вместо общего количества комментариев в интранете за месяц подсчитайте среднее количество комментариев на активного пользователя. Для этого вам придется высчитать два параметра вместо одного, но таким образом вы получите базовую оценку вовлеченности пользователей в работу корпоративной соцсети.

Главное - никогда не позволяйте себе думать, что у вашей интранет-программы есть «конечная точка».

Источник: http://www.thoughtfarmer.com/blog/how-to-transition-your-intranet-project-to-an-intranet-program/

Лучшие статьи по теме

Комментарии