Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Вам нужны социальные политики, а не социальная полиция!



Социальные сети развиваются с устрашающей быстротой. Неважно, собираетесь ли вы построить корпоративный социальный интранет или всерьез взяться за продвижение в публичных сетях. Вам понадобится собственная «социальная политика» – корпоративные правила пользования соцсетями.

Продуманная система правил – лучший помощник в деле выявления, реагирования и предотвращения рисков, связанных с социальными сетями. Важно, чтобы "социальная политика" соответствовала корпоративным ценностям и действующему законодательству. Кроме того, ее необходимо периодически актуализировать и доносить до пользователей с помощью тренингов и корпоративного обучения.

Грамотная социальная политика – защита для вас и ваших сотрудников

Адекватные правила работы в социальных сетях - первый шаг к использованию соцсетей на благо компании и снижению риска злоупотреблений со стороны работников. Имейте в виду: есть целый ряд вещей, которые вам необходимо продумать до того, как вы сможете ввести эффективную и состоятельную «социальную политику».

Вот некоторые моменты, которые нужно учесть на стадии разработки:

1. Цели политики должны соответствовать корпоративной культуре

Когда дело доходит до политик и процедур работы в соцсетях, можно забыть об универсальном рецепте успеха. Ваша «социальная политика» в первую очередь должна отражать именно вашу корпоративную культуру, риски и особенности организации.

Придется продумать все заранее. Поразмыслите, какие проблемы потенциально могут возникнуть в различных сферах вашего бизнеса и подразделениях организации? Прикиньте, есть ли группы сотрудников с особыми потребностями, для которых придется писать нестандартные правила из-за специфики бизнес-требований?

Когда вы все это обдумаете, можете собирать большую команду людей, которые будут помогать вам сформировать эту самую социальную политику. Пригласите специалистов из HR, аудита, службы корпоративных коммуникаций, юридического и финансового отделов, маркетинга.

2. Определитесь с характером политики: разрешительная или ограничительная?

Многие работодатели постепенно отходят от моделей управления, ограничивающих или даже полностью запрещающих использование соцсетей. Поскольку сегодня большая часть сотрудников может получить доступ к соцсетям с собственных мобильных устройств, настаивать на таких ограничениях бессмысленно, да и затруднительно.

Адекватные организации делают упор на разумном и этичном использовании соцсетей. Находят способы поддержки сотрудников, желающих взять на себя роль "лица фирмы".

До начала работы над «социальной политикой» определитесь, что ближе для вашей корпоративной культуры: разрешительный подход, когда сотрудникам дают возможность использования социальных сетей, или строго запретительная стратегия? Поинтересуйтесь у своих партнеров, в других компаниях, какие меры на деле доказали свою эффективность или неэффективность в этом плане.

3. Определите основные правовые и репутационные риски


Ваша «социальная политика» должна учитывать зоны риска, характерные именно для вашей компании.

Так, медицинские учреждения, работающие со строго конфиденциальной информацией, имеют несколько иную специфику рисков, чем компания - производитель товаров народного потребления, широко рекламируемых в соцсетях.

Отдельные виды рисков, безусловно, являются общим местом для широкого круга компаний. Например, большая часть компаний хочет надежно защитить конфиденциальные данные и свою коммерческую тайну, предотвратить утечку интеллектуальной собственности, не допустить ненадлежащего использования чужой интеллектуальной собственности, защитить бренд и предупредить поведение сотрудников, способное вызвать негативные правовые последствия.

Остальные риски могут быть уникальными для вашего сектора или даже исключительно для вашей компании.

4. Решите, чего вы хотите добиться с помощью вводимых правил

Существует множество важных областей, которые вы, вероятно, захотите регулировать. До того как создавать черновую версию документа, просто напишите перечень таких областей или вопросов.

Скорее всего, вы захотите:
  • Дать определение надлежащему использованию социальных сетей;
  • Учесть ожидания пользователей в отношении защиты личной информации;
  • Обучить сотрудников правилам поведения;
  • Защитить конфиденциальную информацию и коммерческую тайну компании;
  • Поощрить сотрудников к исполнению роли представителей бренда;
  • Поддержать "социально активных" сотрудников.
5. Приступайте к работе

Один из важных моментов в создании политики - необходимость совместной работы с компетентным юристом. Специалист должен быть хорошо знаком с последними изменениями в профильном законодательстве, действующими правилами и ограничениями в отношении работодателей.

Если вы этого не сделаете, с большой вероятностью ваша «социальная политика» так или иначе будет нарушать законодательство.
Вот несколько простых советов, которые вам пригодятся в ходе работы:
  • Не пренебрегайте трудовым законодательством.
  • Решите, насколько детально вы хотите прописать правила использования Facebook, YouTube, Instagram, Twitter, и LinkedIn. Чем больше мелких деталей, тем быстрее устареет документ.
  • Язык документа должен быть понятен пользователям, не делайте его похожим на язык федеральных законов. Все должно быть лаконично и понятно.
  • Избегайте излишне общих утверждений и обобщений.
Понимание и вовлечение!

Политики и правила действенны только в том случае, когда работники в курсе их существования и понимают, что именно от них ожидается. Вы должны провести обучение для всех работников, включая руководителей. Убедитесь, что сотрудники ознакомились с политикой использования социальных сетей, и зафиксируйте факт прочтения и согласия с правилами.

Неважно, сами вы устроите обучение или пригласите для этого стороннюю организацию. Сделайте так, чтобы обучение эффективным, вовлекающим и интересным. Именно этого ожидают активные пользователи соцсетей.

1. Организуйте модерируемую группу для обсуждений в стиле LinkedIn. Пусть в этой группе специалисты по контролю за соблюдением правил размещают профильный контент, вопросы и истории, а сотрудники им отвечают.

2. Предложите сотрудникам записать видео, посвященное служебной этике и правилам поведения. Например, попросите сотрудников (или даже бизнес-партнеров) выдвинуть номинантов из числа коллег, чье поведение, по их мнению, служат образцом этики. Разместите информацию о номинантах в корпоративной сети.

3. Сами запишите корпоративные видео с примерами этичного и надлежащего поведения. Пусть сотрудники делятся ими друг с другом и распространяют это знание.

4. Заведите специализированный корпоративный блог. Используйте площадку блога, чтобы донести до сотрудников новые корпоративные ценности. Объясните, что подразумевается под этичным поведением, приведите примеры "из жизни" рядовых сотрудников и руководителей. Возможно, работникам стоит дать возможность выкладывать в блог собственные истории и соображения по поводу корпоративной этики.

5. Создайте в интранете особый раздел для службы по контролю за соблюдением правил, где сотрудники и руководители смогут обустроить свою "базу знаний". Со ссылками на тематические статьи, сайты, блоги, книги и т.д. Важно, чтобы у руководителей была возможность добавлять и скачивать материалы для организации командных встреч или дискуссий.

6. Создайте модерируемую страничку в корпоративной вики. Разрешите руководителям и рядовым сотрудникам писать контент для этой страницы.

7. Устраивайте анонимные внутренние опросы-голосования. Задавайте вопросы, касающиеся этики и правил поведения, руководителям высшего звена.

Когда вы донесете до сотрудников информацию по правилам работы в соцсетях, можно переходить к следующей части – формированию практических навыков и вовлечению.


1. Лучше всего делать это с помощью корпоративной сети. Вам нужно будет использовать имеющиеся технологии, чтобы запустить диалог и стимулировать взаимодействие сотрудников друг с другом.

2. Процесс должен быть интерактивным: социальные сети, по своей сути, не предполагают односторонних коммуникаций. Они ориентированы на коллективное участие, совместную работу и интерактивность.

3. Обучите сотрудников надлежащему поведению и использованию социальных инструментов. Покажите, как правильно пользоваться предоставленным инструментарием и адекватно вести себя в роли представителя бренда. Корпорация EMC прекрасно рассказала об этом в видеоролике, созданном для сотрудников по всему миру.

4. Для начала сфокусируйтесь на чем-то одном: на одном типе инструментов или методе и уделяйте ему максимум внимания.

5. Наберите создателей контента. Если вы хотите, чтобы все получилось, вам понадобится регулярно выкатывать новый контент.
Привлеките себе в помощь людей, которые уже занимаются регулярным созданием контента или организацией дискуссий.

6. Размещайте тематический контент регулярно. Вам нужно поддерживать интерес аудитории и регулярно обновлять контент, если вы хотите вовлечь людей в диалог.

7. Контент должен быть актуальным и релевантным. Кроме того, позвольте сотрудникам комментировать, добавлять свои вопросы и информацию.

8. Рассказывайте интересные истории. Найдите способ распространять истории о руководителях и сотрудниках, которые делают все в соответствии с правилами. Так вы создадите позитивные примеры и поможете формированию более "этичной" культуры.

Создание политики использования соцсетей - не такая уж простая задача. Для этого нужны совместные усилия целой команды специалистов и комплексный подход к делу. Как мы уже говорили, не так важно, о чем идет речь – о социальном интранете или публичных сетях. Неадекватное поведение во внутренней сети может провоцировать конфликты, во внешней – вредить репутации компании. Больше того, общий вектор развития социальных интранетов подразумевает постепенную интеграцию внутренней и внешней социальной экосистемы. В такой ситуации самое правильное – заранее воспитать своих сотрудников.

Источник: http://www.thesocialworkplace.com/2013/08/creating-social-media-policies-that-protect-not-police/

Лучшие статьи по теме

Комментарии