Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Интранет как фактор вовлеченности



Расхожая присказка "только постройте, и они придут сами" ни разу себя не оправдала, когда речь заходила об интранетах. Очень часто корпоративные сети, созданные с самыми благими намерениями, из-за низкого уровня вовлеченности сотрудников превращались в настоящие пустыни.

Повторять их пример не обязательно. Интранет может и должен быть центром социализации внутри вашей организации. Особенно сегодня, когда компаниям так часто бывает нужно организовать совместную работу людей в разных точках страны или даже земного шара.

С распространением удаленной работы и повсеместным проникновением социальных сетей, которые неизбежно изменяют ожидания пользователей, интранеты приобретают все большую важность для бизнеса. Сейчас ваш интранет уже не может отделаться функциями контент-платформы. Он должен быть сердцем сообщества, предоставлять сотрудникам доступ к нужной им информации, обеспечивать вовлеченность, а также автоматизировать ключевые бизнес-процессы.

Вопрос не в том, стоит ли вам инвестировать в интранет. Вопрос в том, каким образом вы сможете повысить вовлеченность сотрудников с помощью интранета.

Начните измерять, и они придут

Если вы не следите за уровнем использования корпоративной сети и не отслеживаете релевантные KPI, вы ни за что не сможете оптимизировать интранет. Сделать его действительно полезным и удобным для пользователей.

Конечно, аналитика и измерения не могут сами по себе сделать вашу корпоративную сеть лучше. Однако вы увидите общую картину, которая поможет понять востребованность и полезность системы, а также отследить прогресс по мере запуска новых сервисов и появления нового контента.

Вот несколько ключевых пунктов, за которыми стоит последить:
  • Процент сотрудников, еженедельно посещающих интранет;
  • Общее число визитов;
  • Продолжительность визитов;
  • Устройства, с которых пользователи заходят в интранет;
  • Наиболее популярные страницы и документы.
Вовлекайте и там и тут!

Не стоит ожидать, что люди сами "придут в интранет". Вы должны сделать так, чтобы интранет пришел к людям. Распространяйте информацию об интранете, рассылайте уведомления. Так вы сподвигнете людей на участие в работе корпоративной соцсети.

Уведомления по электронной почте и отчеты об активности - отличный способ привлечь в проект новых рекрутов. Просто дайте людям возможность «следить» за отдельными обсуждениями, рабочими зонами или документами, и пусть они получают автоматические уведомления об обновлениях и изменениях.

Еженедельные отчеты об активности могут быть похожи на еженедельную рассылку от LinkedIn и других социальных сетей. Пусть рассылка рассказывает, что нового и интересного для пользователя случилось за прошедший отрезок времени.

Корпоративный поиск


Интранеты просто обязаны быть полезными. Люди приходят в интранет в поисках информации или чтобы выполнить определенный бизнес-процесс.

Сразу определимся, что информационная архитектура и дизайн - это базовые факторы, которые обеспечивают доступность и "находимость" информации. А основной инструмент, который сотрудники компании могут использовать для обнаружения нужной им информации, это система поиска.

Вот что она должна уметь:
  • Искать веб-контент и документы, показывая релевантные совпадения по ключевым словам и подсвечивая текст;
  • Осуществлять консолидированный поиск по внешним базам данных, файловым системам и веб-сайтам;
  • Фильтровать результаты поиска в соответствии с уровнями доступа и допусками каждого конкретного работника;
  • Проводить фасетный поиск (возможность уточнять запрос, отмечая те ли иные фильтры, характеристики искомого) с возможностью ограничивать или расширять выдачу в зависимости от категории, типа контента, его возраста и других метаданных.
Геймификация и таблицы лидеров

Кто герои вашего интранета? Кто вносит самый большой вклад и чаще остальных делится профессиональными знаниями? Геймификация передает в ваше распоряжение различные стратегии, с помощью которых пользователи могут зарабатывать очки или бейджики за активность в интранете.

Таблицы лидеров в данном случае – это способ предоставить положительную обратную связь сотрудникам, которые получили больше всего очков или принимают наиболее активное участие в развитии интранета.

Помимо получения аналитических данных, геймификация зачастую помогает компаниям выявить внутри организации экспертов по самым различным вопросам и пополнить корпоративную базу знаний за счет их находок и открытий.

Социальное взаимодействие и ленты событий

Социальное взаимодействие перестало быть прерогативой Фейсбука и Твиттера. Современные корпоративные механизмы социального взаимодействия позволяют сотрудникам компаний подписываться на обновления коллег, экспертов, рабочих групп, интересных тем и обсуждений.

Наличие ленты новостей в личном рабочем пространстве или внутри рабочей группы помогает всегда быть в курсе последних новостей и упрощает взаимодействие с коллегами. Ленты новостей, в которых отображаются статусы, оповещения о присутствии и отсутствии на рабочем месте, сведения об обновлении документов и контента - один из мощнейших механизмов формирования вовлеченности персонала в работу интранета.

Бизнес-инструменты и процессы


Как показывает практика, наиболее эффективные интранеты рационализируют и упрощают бизнес-процессы. Начиная со стандартных сервисов, таких как оформление отпусков и отгулов и возмещение расходов на командировки, до гораздо более сложных, комплексных рабочих процессов и управления проектами.

Чем выше уровень активности, нужный для успешного выполнения бизнес-процесса, тем большую отдачу в плане ROI и вовлеченности вы получите, перенеся это бизнес-процесс в интранет.

Мобильный доступ


Мобильность - больше не опция, а обязательный элемент программы. Любой интранет, претендующий на успех, должен обеспечивать мобильный доступ к системе.

Новые сообщения и апдейты в ленте новостей люди с удовольствием проверяют в моменты перерывов в работе над проектом, ожидания начала совещания, в транспорте, на выезде у клиента. Свободную минутку теперь можно провести с пользой для дела, если есть такое желание.

Мобильность обеспечивается разными способами. Интранет может изначально иметь адаптивный дизайн, тогда в нем без проблем можно работать на смартфоне или планшетном компьютере. Альтернативный вариант - мобильное приложение с доступом к основному функционалу системы.

Заключение


Одна из наиболее распространенных ошибок - отношение к интранету как к веб-сайту. Интранеты это все-таки скорее приложения, а не сайты.

Каков обобщенный портрет интранета, способного обеспечить высокую вовлеченность пользователей? Эффективный интранет имеет в своем распоряжении широкий набор современных социальных функций, ленту активности и механизмы геймификации. Он интегрирован с бизнес-процессами, позволяет легко управлять документами и искать нужную информацию по всему имеющемуся контенту.

Думая о внедрении нового интранета, не ограничивайте свой выбор традиционными системами управления контентом. Обратите внимание на социальные платформы и платформы для совместной работы. Правильно подобранное решение облегчит вам путь к успеху и обеспечит серьезный рост вовлеченности сотрудников.

Источник: http://www.cmswire.com/cms/social-business/6-ways-to-drive-intranet-engagement-to-unleash-corporate-knowledge-022701.php

Лучшие статьи по теме

Комментарии