Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Электронная почта: 5 причин для расстройства и тоски



У меня зазвонил телефон. Нет, это вовсе не слон, это очередное письмо. Вездесущая электронная почта. И неважно, что давно уже есть социальные технологии и платформы для совместной работы. Мы не можем просто взять и перестать пользоваться электронной почтой – это слишком важная часть нашей жизни.

Мы постоянно на привязи, прикованы к телефонам и компьютерам. Почта назойлива, все время напоминает о себе, отвлекает постоянными уведомлениями о входящих письмах. Она как вышедший из под контроля вирус, доросший до масштабов эпидемии. Мы изо дня в день используем электронную почту для всего, что связано с коммуникациями и совместной работой. Нас не останавливает тот факт, что почта уже не самый эффективный рабочий инструмент.

У каждого есть аккаунт электронной почты. Распространенность - ее величайшее преимущество и огромнейший минус. У почты вообще довольно много недостатков, но есть 5 особенных, которые ежедневно отравляют жизнь миллионам людей по всему миру.

Почты слишком много

За среднестатистический день генерируется около 90 миллиардов рабочих писем. По данным Mimecast - компании, которая специализируется на управлении корпоративной электронной почтой - мы проводим в почте почти половину рабочего дня, около четырех часов. Может быть, эта цифра несколько завышена, но и в других отчетах фигурируют серьезные величины - 25-30%. Кроме того, 39% сотрудников компаний регулярно отправляют, получают и проверяют письма в нерабочее время. Получается, половину зарплаты нам платят за чтение писем. Пугающая статистика.

Люди получают действительно много почты, поэтому очень часто первое действие с утра - проверка входящих. То же самое вечером: обязательное чтение перед сном. По оценкам Radicati Group, среднестатистический сотрудник отправляет около 78 и получает порядка 37 рабочих писем в день. В сумме – целых 115 штук!

Почта проверяется в среднем 36 раз в час, что на выходе дает нам 288 раз за восьмичасовой рабочий день. Что еще хуже, после прочтения письма на возвращение к текущим задачам требуется примерно 16 минут чистого рабочего времени. Из-за того, что люди получают так много писем (и это только рабочие письма), им приходится больше времени проводить на работе.

Почти половину рабочего люди проводят наедине с электронной почтой, фактически не работая. Сплошная тоска и расстройство! 

Форвардни мне свой форвард!

Пересылка переписки давно используется как способ введения новых людей в курс дела. Электронная почта во многих компаниях используется по умолчанию в качестве средства внутренней коммуникации. Если нужно добавить сотрудника в обсуждение, нет ничего удобнее, чем просто переслать письмо с невероятно длинной перепиской и написать - "см. ниже".

И все. Человек вынужден продираться через почти бесконечный, неформатированный, неорганизованный разговор по электронной почте. Отправитель снимает с себя ответственность, просто пересылая сообщение и как бы говоря: "Я предоставил переписку, теперь у тебя есть вся необходимая информация".

Такая тактика не только неэффективна, она съедает неимоверное количество времени у получателя и заставляет его расстраиваться.

Ответь – тотчас!


Когда электронная почта только появилась, ее предназначением были асинхронные коммуникации. В те дни вы отправляли письмо и через день-два получали ответ.

Сегодня стоит потянуть с ответом несколько часов, и отправитель начинает думать, что вы как минимум тяжело заболели. В итоге наемные сотрудники становятся рабами электронной почты.

Компаниям удалось сформировать настолько нездоровую деловую культуру, что от работника ожидают не только быстрого ответа в рабочий день, но и реакции на электронные послания в законный выходной.

Исследование компании Good Technology показало следующие цифры: у 38% сотрудников компаний есть привычка проверять почту за обедом, 50% - делают это, не вставая с постели, и целых 69% не ложатся спать, пока не проверят свой ящик (или ящики).

Когда от людей ожидают постоянной готовности отвечать на письма, они очень сильно расстраиваются, правда?

Для всего и ни для чего

Хотите отправить документ? Отправьте по почте. Хотите пригласить сотрудника на мероприятие? Отправьте письмо. Нужно задать вопрос? Письмо! Ответить одним словом? Письмо, конечно же. Необходимо разослать команде заметки с совещания? Вы знаете что делать. Написать письмо и разослать по списку!

Сегодня электронная почта используется просто для всего. И только одно из трех писем бывает действительно важным для работы. Представьте, что любую поломку в доме вы пытаетесь устранить с помощью отвертки. Неважно, что за проблема. С вами верная и надежная отвертка, которая всегда готова помочь... Даже если это не самый лучший инструмент для большей части работы…

Почта как психотерапевт

Вы когда-нибудь получали письма, содержание которых больше подходит для личного дневника? Не так уж редко люди рассылают многословные послания, содержащие лишь разрозненные фрагменты неких идей. При этом считается, что все должны внимательно читать такие записки сумасшедшего, даже если полезной информации там очень мало.

Все это похоже на странную игру, когда вам отправляют длиннющее эссе и предлагают найти одно-единственное предложение с ответом на ваш вопрос. Не важно, что написано в этом безумном письме, считается, что все должны его прочесть. Сам факт, что люди как будто бы обязаны читать все, что им присылают, заставляет их тосковать и расстраиваться.

Правда заключается в том, что электронная почта вовсе не самый эффективный инструмент для коммуникаций и совместной работы. Но о других инструментах мы расскажем в следующий раз!

Источник: http://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2013/10/15/5-ways-email-makes-your-employees-miserable/

Лучшие статьи по теме

Комментарии