Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Электронная почта, давай, до свидания!



В прошлой статье мы писали об электронной почте и неудобствах, которые она причиняет практически всем офисным работникам. Сегодня мы попробуем разобраться, как можно ослабить зависимость от электронной почты с помощью платформ для совместной работы.

Как мы уже говорили, наша зависимость стала слишком сильной и вышла из-под контроля. И это при том, что мы больше не нуждаемся в почте как раньше. С некоторых пор она перестала быть самым эффективным инструментом коммуникации и совместной работы.

Давайте сравним полезность электронной почты и платформы для совместной работы в наиболее типичных рабочих ситуациях.

Задача: найти человека

Электронная почта

Часто люди ищут внутри собственной компании специалистов, с которыми лично не знакомы. Как правило, ищут человека с конкретными навыками или доступом к определенной информации.

С чего обычно начинают? С писем коллегам: а не знаете ли вы случайно кого-нибудь, кто может помочь с XYZ? Коллеги в свою очередь пишут своим коллегам. Лавина писем продолжает расти, пока нужный человек волшебным образом не отыскивается.

Такая схема поиска отнимает уйму времени не только у инициатора, но и у его "жертв". Одно письмо мгновенно превращается в десять или даже в сотню.

Платформа для совместной работы

Платформы для совместной работы могут похвастаться информативными профилями пользователей, где можно найти не только базовую информацию, но и подробности об интересах, сильных сторонах и увлечениях сотрудников компании.

Важно, что вся эта информация индексируется внутренним поисковиком. Не надо никого ни о чем спрашивать, отвлекать коллег от работы. Можно самостоятельно найти нужного человека, просто введя в поисковую строку запрос. В качестве фильтров поиска могут использоваться ключевые слова, теги, данные о местоположении и так далее.

Глобальная система поиска экономит всем кучу времени и не ставит вопрошающего в зависимость от других людей.

Задача: расшаривание файлов и работа с версиями

Электронная почта


Файл просто отправляют адресату или, что встречается чаще, целой группе пользователей. Получатели вносят в исходный документ корректировки и отправляют файлы обратно по почте, для удобства помечая их, например, своими инициалами. Канитель с пересылкой туда-сюда длится до тех пор, пока все активные участники процесса не будут более-менее удовлетворены результатом. Или пока не устанут и им не станет все равно.

Еще хуже, если на середине работы подключаются новые люди, потому что потребовался свежий взгляд, новые мнения и идеи.

В итоге актуальная информация размазывается по доброму десятку разных файлов, и никто не знает, где находится наиболее полная версия.

Платформа для совместной работы

Не надо ничего отправлять по почте. Нужно просто загрузить файл в систему, и вся команда сможет его просматривать и редактировать. Коллеги смогут принять участие в обсуждении, которое будет удобно структурировано. С самим файлом можно будет работать и непосредственно на платформе, и на собственном ПК с дальнейшим сохранением в системе. При этом каждому члену команды будет доступна хронология правок.

На платформе для совместной работы любая информация легко ищется с помощью внутреннего поиска. Кроме того, такие платформы поддерживают работу с различными версиями документов и нередко предоставляют возможность редактирования с помощью встроенных редакторов, без запуска сторонних программ.

Задача: передать информацию

Электронная почта


Когда люди ведут переписку, а потом вдруг решают добавить в разговор еще кого-нибудь, как правило, этому кому-нибудь пересылают всю историю обсуждений с пометкой "см. ниже".

"Счастливый" получатель письма вынужден долго и внимательно изучать хаотическое нагромождение мало связанных друг с другом мыслей и реплик в попытке "нагнать" собеседников. Непростое и не очень продуктивное занятие.

Платформа для совместной работы

К счастью, существует отличная альтернатива кнопке "Переслать". Переписка на платформе для совместной работы привязывается к определенным группам, проектам. Ее можно помечать тегами, ключевыми словами – структурировать, как вам захочется.

Легко можно добавлять новых людей в разговор или "упоминать" их в диалоге, приглашая присоединиться к обсуждению.

И в качестве вишенки на торте – платформы для совместной работы поддерживают самые разные форматы данных в обсуждениях: картинки, видео, голос и др.

Главное во всем этом - структура, ясность и доступность для поиска в любой момент времени.

Задача: задать вопрос, получить обратную связь, поделиться идеей

Электронная почта

Обычное дело - отправить письмо с просьбой о помощи одному человеку или сразу группе. Что происходит дальше? Рано или поздно мы получаем ответ, где при определенном везении оказывается нужная информация. Если этого не случается, поиски продолжаются, количество писем увеличивается.

Получив нужные сведения, мы сразу же забываем про письмо. Источник ценных знаний фактически отправляется в утиль, поскольку в дальнейшем найти его будет практически невозможно.

Платформа для совместной работы

Одно из огромных преимуществ платформ для совместной работы - возможность задавать вопросы, получать новые идеи и обратную связь практически от кого угодно.

На практике это выгляди вот как. Если вы что-то ищете, достаточно разместить соответствующее сообщение в статусе, и его увидит вся компания. В итоге вы не только быстро получите желаемый результат, но и ответ, скорее всего, будет более полным и информативным, чем полученный с помощью электронной почты. Как правило, нужной информацией обладают сразу несколько человек, которые могут обсудить проблему в комментариях и дополнить друг друга.

А самое главное, люди, у которых возникнет аналогичный вопрос, легко смогут найти тему с вашим обращением к коллективному разуму!

Перечень дел, с которыми платформа для совместной работы справляется лучше электронной почты, можно продолжать долго. С помощью писем не очень удобно ставить задания, назначать даты мероприятий, управлять проектами и так далее. Современные платформы для совместной работы удивительно гибки и способны одинаково эффективно поддерживать как личное общение, так и массовые коммуникации.

Вы всегда можете воспользоваться гибкими фильтрами своей ленты новостей, оптимизировать ее под свои нужды и темп работы. Например, уведомления можно получать скопом, один раз в день. Фильтры ленты легко настраиваются так, чтобы в ленте отображались сообщения только от нужных людей и по определенным темам.

Другими словами, на платформе для совместной работы вы диктуете свои собственные правила, а не подчиняетесь диктату электронной почты.

Так зачем терпеть неудобства?

Источник: http://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2013/10/23/how-to-get-rid-of-email-in-your-company/

Лучшие статьи по теме

Комментарии