Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Что такое современный интранет?



Прикрутить к интранету всевозможные трещотки и свистульки не так сложно. Однако качество корпоративной сети определяется не свистульками, а умением хорошо делать три основные вещи.
Современный интранет - это «умная», интегрированная, интуитивно понятная система, которая должна хорошо справляться с важными для пользователей задачами:
  • Предоставлять актуальные новости и информацию – начиная с вводного курса для новичков от HR, руководителя подразделения и отдела корпоративных коммуникаций, заканчивая регулярными корпоративными новостями;
  • Искать и находить – других сотрудников, экспертов, информацию, знания, идеи – все, что может понадобиться для работы;
  • Помогать в работе – поддерживать все "проектные" и "процессные" элементы, необходимые для функционирования и развития бизнеса, создания новых продуктов и обслуживания клиентов.
Современный интранет - единая точка входа

Вот такое простое определение. Конечно, к нему можно добавить разных деталей. Накидать модных слов: краудсоринг, управление талантами, операционная эффективность. Все, что только захотите.

И все же в первую очередь интранет должен быть единой системой, умеющей все то, что перечислено чуть выше. Не забудем еще про интегрированность, привлекательность и удобство для пользователей (оно же - мобильность). Другими словами, современный интранет - это единая система, где все составляющие объединяются общей концепцией. Система, которая стремится стать глобальным хабом для всех коммуникаций и совместной работы в масштабах организации.

Интранет это…

Чем может быть интранет для вашей организации? На самом деле, много чем:
  • Моделью вашей организационной культуры;
  • Отражением корпоративного бренда;
  • Новым способом организации сообществ и взаимодействия людей;
  • "Цифровым образом" каждого отельного сотрудника и его репутации внутри компании;
  • Инструментом для согласования действий и формирования вовлеченности для территориально распределенных сотрудников;
  • Центром коммуникаций и совместной работы;
  • Основной площадкой для выполнения рабочих задач.
Продолжать можно бесконечно, но лучше перейти к практике - к списку вещей, которые пользователи хотят и ни за что не хотят видеть в своем интранете.

Мы не хотим...


  • Чтобы интранет превращался в бесполезный «справочник-указатель», где приходится долго и безуспешно копаться в поисках нужной информации.
  • Систему, которая не связана с другими рабочими инструментами. Нет, мы не хотим еще одно приложение параллельно с вики, отдельную библиотеку документов на SharePoint, дополнительную папку в DropBox, электронную почту, самостоятельный сервис веб-конференций и несколько служб мгновенных сообщений.
  • Заполнять огромные электронные формы со "структурированной метачепухой" при загрузке файлов в библиотеку документов.
  • Отдельные сервисы для поиска экспертов и рабочей информации.
  • Интранет без доступа с мобильных устройств.
  • Рабочий микроблог с ограничением в 140 символов и меньше.
  • "Фейсбук для организаций" с единственной ненастраиваемой лентой активности, где ненужной информации больше, чем в обычном ящике электронной почты.
  • Старую добрую главную страницу портала с выверенной структурой. Страницу, которую специальные люди в соответствии с собственными критериями полезности заполняют заранее очищенной и просеянной информацией.
Мы хотим...

  • Иметь возможность быть на связи, помогать коллегам, обмениваться знаниями, учиться у них, находясь в любом месте, работая с любого устройства.
  • Делать свою работу с телефона или планшетника.
  • Отфильтровывать информационный шум и подписываться только на нужные новости - от конкретных людей, от подразделений в конкретном городе, на определенный тип контента.
  • Задавать вопросы и максимально быстро получать ответы, чтобы оперативно помогать клиентам.
  • Чтобы результаты поиска учитывали наши предпочтения и искали людей, места и контент с учетом этих предпочтений.
  • Умных рекомендаций, которые помогут найти совершенно новую информацию, о которой мы ничего не знали.
  • Легко адресовать свои сообщения целым группам людей без использования электронной почты.
  • Отслеживать активность, действия, принятые решения и понимать контекст ранее проделанной работы в результатах поиска.
  • Чтобы система отслеживала охват и эффект от наших сообщений.
  • Чтобы интранет учитывал влияние производимого и потребляемого контента в показателях KPI, а руководители могли корректировать свои действия на основе этих данных.
Пользователям нужна простая и логичная система

Простая, понятная, персонализированная, интуитивно понятная логика интранета. Все должно было просто, потому что мы очень заняты.
Неоднородность и корявость легаси-интранетов доказали несостоятельность старых систем в плане коммуникаций и совместной работы.

При этом, что любопытно, пользователям не особо интересны чудо-свойства современных платформ, если они не имеют видимых преимуществ и не оказывают помощи в исполнении ежедневных обязанностей. Не помогают создавать новые продукты и идеи, продавать и обслуживать клиентов. Лучшая логика системы - логика, которая строится от потребностей людей и внутрикорпоративных пользовательских сетей.


Принятие и освоение не обязательно должно быть трудным

Когда дело доходит до освоения, не обязательно лезть из кожи вон, чтобы заставить всех пользоваться интранетом ежедневно. Если, конечно, мы говорим об интранете как рабочей площадке.

Для начала стоит задуматься об отказе от некоторых устаревших легаси-инструментов, дабы не давать людям лишний повод прятаться от перемен. С другой стороны, можно минимизировать общий хаос, разрешив сотрудникам работать с действительно полезными и любимыми инструментами. Основная задача на этапе освоения - связать новую систему с привычными пользователям инструментами или встроить эти инструменты в интранет. Люди не должны бродить по разным системам и логиниться в каждую по отдельности.

И да, на этапе освоения понадобится одобрение руководства. Больше того, нужно будет, чтобы руководители подавали пример всей компании, поэтому придется вплотную заняться отслеживанием показателей положительного эффекта от внедрения. Имейте в виду, цифр по общей активности и востребованности интранета будет мало.


Пора менять платформу

Настал момент сказать последнюю важную вещь. Современный интранет должен быть социальным. Сегодня интранет - это связующая субстанция для всей организации, портал, окно в компанию, универсальный хаб, пульс, коллективный разум. Единая система, которая соединяет все со всем и позволяет работать в любом месте.
Пришло время поменять старую платформу на новую. Заменить старый интранет новым – умным, облачным, мобильным, социальным.
Так стоит ли ждать?

Лучшие статьи по теме

Комментарии