Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Digital Workplace глазами пользователя



Рассказывая о Digital Workplace, мы почти всегда смотрим на него с точки зрения компании. Давайте попробуем представить, как именно концепция Digital Workplace соотносится с другими сторонами «цифрового существования» обычного современного человека. С его профессиональной и персональной «цифровой средой».

Для начала дадим определения Digital Workplace с позиции организации:

«Digital Workplace это полный набор цифровых инструментов, которые компания предоставляет своим сотрудникам, чтобы они могли выполнять свою работу».

Здесь в центре внимания находится компания и ее интересы. Организация владеет Digital Workplace. Она платит за него и платит людям, чтобы они заботились о Digital Workplace. О безопасности, полезности и удобстве входящих в него инструментов.

Обозначим область корпоративного Digital Workplace оранжевым кругом. С него мы начнем рисовать нашу диаграмму Венна.


Это ровно та область, которую мы обычно исследуем. Странно было бы считать, что все ею ограничивается.

Глазами простых пользователей

Digital Workplace самой компании - только маленький фрагмент повседневной «цифровой среды», окружающей среднего пользователя. Существует огромное количество совершенно необходимых для работы цифровых инструментов, которые компания своим сотрудникам не предоставляет.

Тот же Твиттер и публичные социальные сети играют заметную роль в работе пиарщиков и маркетологов. В Сети можно найти полезную информацию и документацию на любой вкус, должность и роль. Вспомним о профессиональных сообществах в LinkedIn и других подобных платформах. Учтем самые разнообразные «интерфейсы» для взаимодействия с поставщиками, партнерами, финансовыми и государственными организациями. В итоге получим немаленький набор разношерстных инструментов, к которым компания-работодатель не имеет никакого отношения.

Есть здесь и еще один важный аспект: многими корпоративными системами и инструментами, заметной частью корпоративного контента работники просто не пользуются.

Дополняем нашу диаграмму Венна:


Да, область пересечения между корпоративными цифровыми инструментами и инструментами, которыми средний сотрудник действительно пользуется, достаточно скромна. Как правило, пользователи взаимодействуют с крайне небольшой частью корпоративной цифровой среды.

Однако мы еще не закончили. Давайте не будем забывать, что у всех, кто нас окружает, есть личная жизнь.


По правде стоит сказать, границы между рабочей и личной цифровой средой местами очень размыты. Некоторые вещи, конечно, относятся исключительно к «дому»: просмотр фильмов, сидение на сайтах знакомств. А вот чтение корпоративной почты с домашнего компьютера или работа из дома в корпоративном облаке… Погодите, вообще-то мы уже говорим про Digital Workplace организации. Как же так вышло?

На самом деле, эти три области переплетаются друг с другом еще сильнее и хитрее, чем в нашей модели. Добавим в диаграмму Венна глубины.


Вот так гораздо лучше! Теперь мы получаем семь разных зон - семь разных вариантов.


Давайте разберем каждый случай подробнее. Но! С точки зрения сотрудника компании!

Зона I - часть Digital Workplace компании, которую сотрудники не используют

Они не пользуются всем, только какой-то определенной частью. Людям нет дела до того, что они не используют. Такие инструменты становятся интересны только по мере надобности.

Что с этим можно сделать? Как-то спрятать, убрать с глаз долой? Ничего серьезного делать не надо. Сотрудников не интересуют сотни интранет-приложений, которые не нужны каждый день. Не обязательно закрывать их, прятать под замок, особенно, если приложения потенциально могут быть полезны. Просто выделите системы, которыми время от времени пользуются и самые полезные приложения. Сделайте своеобразную цифровую «зону потенциально полезных вещей» - пусть они будут под рукой, когда понадобятся.

Зоны II и III - часть Digital Workplace, которой сотрудники пользуются на работе (II) и дома (III)

Здесь находится то, чем люди пользуются. Приложения, которые им нужны. Если эти системы не будут работать, сотрудники найдут для себя какой-нибудь обходной вариант.

Зона II это классический вариант использования корпоративных IT-систем в рабочих целях.

Зона III пересекается с личной цифровой средой. Здесь сейчас происходит самое интересное. Это пространство, где компания в некотором роде приходит в гости к сотруднику. Вот тут очень важно оставлять грязные калоши корпоративных правил у входа в чужой дом.

Яркий пример, подходящий для зоны III: BYOD в самых разных вариантах и реализациях. Корпоративные облака, рабочая почта и прочие вещи на домашних компьютерах.

Что можно улучшить здесь?

В зоне II - оптимизировать. Тут нужно обеспечить идеальное функционирование систем. Все должно быть настолько хорошо, насколько это вообще возможно при ваших ресурсах и технологиях. И не забывайте про юзеро-ориентированный дизайн!

В зоне III - оптимизируйте, мягко контролируя. В данном случае мы говорим о своеобразном одолжении со стороны сотрудника. Компания расширяет свои возможности за счет использования оборудования своих работников.

Вы, безусловно, должны заточить все под пользователей, чтобы им было удобно. Однако не менее важно исключить возникновение рисков для компании, ее данных и соблюдения требований законодательства. Если риски нельзя минимизировать, придется потратить деньги на приобретение оборудования. Кроме того, вы будете вынуждены доходчиво объяснить людям, почему ваша компания в ближайшее время не намерена вводить BYOD.

Зона IV - обоснованное и необоснованное персональное использование корпоративного Digital Workplace

От отправки частных писем до просмотра «развлекательных» сайтов. Это до сих пор происходит, хотя люди сегодня намного сообразительнее, и у них всегда есть собственный девайс и частная цифровая жизнь в кармане.

Что здесь следует делать? Донесите до всех с помощью предельно ясных и понятных политик, что допустимо, а что - нет.

Зона V — Digital Workplace сотрудника, который не предоставляется компанией

Опасная зона. Нечто, над чем у компании нет прямого контроля. Очень сложная для регулирования, здесь все размыто. С одной стороны, есть причина для беспокойства. И это - весь Интернет. С другой - вы не можете заранее знать на все 100%, что может понадобиться каждому конкретному человеку для работы.

Здесь мы можем только написать руководства и прийти к обоюдному согласию. Нужно поискать документацию по языкам программирования? Вперед! Заказать билет на поезд? Да пожалуйста! Загрузить всю проектную документацию в Dropbox? Э, нет!

С точки зрения сотрудников, существует огромное количество сервисов, которые они, как им кажется, могут использовать для работы. Важно понимать вот что: люди будут пользоваться нужными сервисами в обход любых правил, пока им не предоставят легальные сервисы нужного качества.

Что можно предпринять? Контролировать с помощью четких, понятных правил и процедур. Их стоит в полном объеме донести до людей, которым можно доверять в плане ответственного поведения.

Нужно очень, очень, очень понятно объяснить, какие действия допустимы, а какие нет. Причем, и в смысле технологий, которые можно «внедрять» по собственной инициативе, и в смысле норм поведения.

Зона VI - персональные аккаунты и инструменты используются в рабочих целях

Нужно куда-нибудь залогиниться с помощью Гугл-аккаунта? Фейсбука? Твиттера? Срочно позвонить по работе, а под рукой только собственный телефон? Распечатать документы дома?

Еще одна зона, полная тумана и неопределенности.

Что можно сделать? Просто иметь в виду, что так бывает. Здесь могут быть определенные риски, с которыми надо разобраться, или полезные возможности, которыми стоит воспользоваться.

Зона VII - личная цифровая среда сотрудников, которая не имеет связи с работой

Отдельные компании беспокоятся, что в личной цифровой среде сотрудников может быть что-то, что компрометирует организацию. Просто выдохните! Все, что вам нужно делать, это ничего не делать. Отстаньте от сотрудников. Пусть за социальными сетями следит АНБ.

Если действительно так важно, чтобы чье-то поведение в частной жизни не бросало тень на компанию, нужно этим людям все заранее четко объяснить.

Все, что мы сегодня показали - только модель. Понятно, что Digital Workplace это не оранжевый круг. Все устроено сложнее, и предложенные категории верны не во всех случаях. Но чтобы разобраться в вопросе, нужно на что-то опираться, правда?

Источник: http://www.digitalworkplacegroup.com/2014/01/21/whats-employees-view-of-digital-workplace/

Лучшие статьи по теме

Комментарии