Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Рабочие инструменты: ожидания и реальность




Кто-то больше любит электронную почту, а кто-то сервисы мгновенных сообщений, третьи всему предпочитают телефон. Способы коммуникации у каждого свои. Когда в вашу команду приходят новые люди, стоит побольше узнать об их привычках.

Склад во «Входящих»

Давайте посмотрим, как сотрудники компаний приспосабливают повседневные рабочие инструменты к своим нуждам. Возьмем для примера обычную электронную почту. Один отправляет пустые письма с заголовками-напоминаниями "заседание совета директоров", "Арлингтон", "зомби" (только не спрашивайте, что это значит). Другой превращает свой ящик в главный архив документов.

Почему? Причины бывают разными. Как вариант, о существовании нужного документа проще помнить, когда он является частью переписки. Легче найти обсуждение по теме или именам участников, чем безуспешно разыскивать файл в дисковом или облачном хранилище. Другими словами, некоторые предпочитают хранить важные файлы в переписке, потому что она предоставляет понятные им метаданные.

Если есть люди, которым это удобно, существуют и те, кому такой способ управления документами совершенно не подходит. Только представьте: десятки или даже сотни писем в цепочке обсуждения! Как вообще что-то можно найти в этом хаосе? Правда же, намного удобнее обсуждать бюджетирование в комментариях системы обмена документами? Все важные моменты разговора не потеряются в нескончаемой череде посланий, а останутся прямо под документом, о котором идет речь.

То, как инструмент используется в реальности - зачастую в противовес замыслу разработчиков - очень многое говорит о трудностях, с которыми сотрудники сталкиваются в процессе работы. И никакие дополнительные возможности корпоративных систем здесь не помогают. Наоборот, чем больше функций, тем хуже их осваивают.

Процессы, а не инструменты

Обдумывая идеальное сочетание систем коммуникаций, управления ресурсами и знаниями, планирования задач, постарайтесь не зацикливаться на том, что "люди должны делать". В первую очередь думайте о процессах.

Пусть процессы совсем-совсем разные по своей сути, сопоставить их с инструментами не так уж и сложно. Просто задайте себе несколько вопросов:
  1. Где? Люди лучше всего работают с информацией, если она находится "в привычных местах". Выясните, что это за "привычные места", а не создавайте новые.
  2. Кто? Какова длина цепочки согласования информации в вашей компании? Поняв это, вы сможете решить, насколько важны для организации механизмы совместной работы в реальном времени. Спросите себя: как выглядит эта цепочка в вашем случае?
  3. Когда? Для быстрого обмена важными данными можно использовать чаты и инстант- мессенджеры с системой нотификации. А вот информацию "для сведения" можно отправить обычным электронным письмом, разместить в ленте новостей или блоге. Думайте вот о чем: какая разграничить способы передачи информации – где требуется мгновенная передача, а где уместно что-то вроде обновления статусов в соцсетях?
  4. Как? Важно понимать, как именно работают люди. Принята ли модель " в рабочие часы все должны быть в онлайн-чате " или же допустимо "разбираться с входящими сообщениями в удобной вам манере, главное - своевременно на них отвечать". Когда вы выстраиваете все процессы в едином формате, неплохо бы унифицировать соответствующие системы. Понимание внутренних правил компании облегчает выбор подходящих инструментов. Не забудьте спросить себя: есть ли в компании такие процессы, которые нужно унифицировать?
Выбирая корпоративное приложение или систему, вы должны видеть, будут ли они на самом деле использоваться, кем и в каких случаях. Где-то совместную работу лучше строить на основе ленты новостей и мощной системы управления версиями документов. А кому-то достаточно и поля "Тема" в электронном письме, и это будет лучшим инструментом для корпоративной совместной работы. Понятно, что для совместной работы существуют решения с гораздо более широким функционалом, чем у почтовой папки "Входящие" и темы электронного письма. Тем не менее, инструмент должен соответствовать существующему процессу, а не наоборот.

Занимаясь в первую очередь процессами, а не инструментами, вы сможете избежать ненужных расходов и траты бесчисленных человекочасов на внедрение новой системы и обучение персонала. А ситуация с запуском системы, которой никто не пользуется, и вовсе не возникнет.

Источник: http://www.cmswire.com/cms/social-business/how-we-hack-tools-to-help-us-collaborate-024391.php

Лучшие статьи по теме

Комментарии