Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Digital Workplace: интранет или нечто большее?


Digital Workplace во многом повторяет историю развития интранетов. Если мы не хотим делать те же ошибки, нужно выявить общие паттерны, изучить факторы успеха и понять, где заканчивается сходство и начинаются принципиальные различия.

С точки зрения организации, Digital Workplace - это все цифровые инструменты и сервисы, которые компания дает сотрудникам для работы. Не так важно, где расположены сервера с ПО, непосредственно в стенах организации или за ее пределами. У каждого сервиса обязательно есть внутренние сторонники. В самом крайнем случае – хотя бы один человек, который, пусть и нехотя, выделяет бюджет на все это дело.

Вы спросите, а в чем, собственно, польза от концепции Digital Workplace? Во-первых, мы выросли из концепции «интранета». На сегодняшний день она превратилась в ограничивающий фактор. Что мы понимаем под интранетом? Как правило, « разные программки в веб-браузере».

Современным социальным инструментам такая концепция подходит не больше, чем костюм с выпускного мужчине в разгар кризиса среднего возраста. Социальные инструменты и системы для совместной работы изо всех сил стараются сбежать из веб-браузеров в мобильные приложения и десктоп-клиенты. А для некоторых компаний (безусловно, не для всех) сама идея ограничить совместную работу рамками браузера выглядит смешно, хоть со стратегической, хоть с организационной точки зрения.

Есть и второй, не менее важный, момент. Нам нужно признать, что концепция Digital Workplace уже изменила наши методы работы. Тогда мы сможем создать более качественные и эффективные инструменты для новой цифровой среды.

Стоит перестать считать людей, работающих вне офиса, странным исключением из правил. Мобильность должна стать неотъемлемой частью корпоративной культуры.

Стоит отказаться от картины мира, где людям суждено изо дня в день контактировать со своей командой и линейным руководителем исключительно в офисных стенах. Пора признать нормой взаимодействие - с руководством, коллегами, людьми в других частях света, клиентами, поставщиками и консультантами – в цифровом пространстве.

Называя наши новые цифровые инструменты словосочетанием Digital Workplace, мы признаем и принимаем изменившуюся реальность работы.

Интранеты: как это было

Интранеты играли и до сих пор играют важную роль. Они задают определенную структуру рабочей среды. А хорошо сделанные интранеты заодно выступают в качестве культурного центра, транслирующего ценности компании и бренда.

У интранетов есть свои проблемы. Больных место - размещение и управление контентом. Однако людям жизненно необходимо быстро находить нужную информацию. Поэтому интранет - жив!

Интранеты шли к сегодняшнему интегрированному состоянию очень долго. Так долго, что их история обросла мифами:
  • Однажды произошел настоящий «взрыв» контента, и каждая команда завела свой персональный «подстольный» сервер. На сервере располагались сайты команд с обязательным уникальным брендированием.
  • В те времена в корпоративных сетях можно было найти анимированные гифки, разделы «в разработке» и фотографии руководителей с подписью «Добро пожаловать в наш интранет!».
  • В те времена существовали транзакционные приложения, которыми можно было пользоваться только днем, потому что они запускались на ноутбуке какого-то парня то ли из Москвы, то ли вообще из Америки.
  • А потом пришло целое войско интранет-менеджеров, вооруженное стандартами, моделями управления и пониманием принципов юзабилити, и сделало нам красиво…
В каждом мифе есть доля истины. А мы можем изобразить историю интранетов на картинке:


В самом начале интранет действительно был хаотическим скоплением разномастных стартовых страниц, приложений и контента. Строго говоря, определенная организация у интранетов была, вот только ее принципы были непонятны обычным людям. Искусство интранет-менеджмента на тот момент заключалось в успешном противостоянии разрушительным силам бездарности и энтропии.

Digital Workplace сейчас в самом начале своего пути и страдает от похожих проблем. Недостаточно хорошие возможности по поиску информации, неконтролируемое развитие. Что же с этим делать?

Почему Digital Workplace развивается неуправляемо?

На сегодняшний день можно сказать, что существует некий стандартный набор инструментов для Digital Workplace. Однако сам процесс развития Digital Workplace сложно назвать упорядоченным и целенаправленным. Сопутствующих факторов неуправляемого роста как минимум три:
  • Цикличность инвестиций в IT. Инвестиции обычно имеют собственные циклы. Сегодня деньги вкладываются в одну стратегически важную платформу, завтра - в другую. Свою роль в этом играют и вендоры, продвигая тот или иной продукт в определенный период времени.
  • Специфические, узкоспециализированные инструменты. Специфических рабочих инструментов становится все больше. Упрощается самостоятельная разработка, снижается стоимость разработки у сторонних поставщиков.
  • Облака. Компании все чаще пользуются облачным ПО. Сами облака уже далеко не новинка, просто в последнее время наметился сильный рост облачности. Что касается пользователей, им все равно, где и как происходит обработка информации. Главное, чтобы технология обеспечивала хорошую скорость, надежную работу и не раздражала (например, не просила каждую неделю менять пароль).
Нестройные ряды IT

Исторически в большинстве крупных компаний решения по IT-инфраструктуре принимались на региональном или даже национальном уровне. При этом в филиалах довольно часто внедрялись свои HR-системы. Больше того, корпоративная архитектура IT должна была как-то приспосабливаться к разного рода слияниям и поглощениям. Нередко призраки унаследованных систем продолжали жить-поживать на протяжении многих лет. В целом картина получалась не очень.

Нельзя сказать, что ничего хорошего в области IT не происходило. Развивалось управление идентификационной информацией, появились системы единого входа. К сожалению, до сих пор никуда не делась проблема дублирующих друг друга систем, поддержка которых стоит огромных денег. Однако именно здесь и кроется серьезный стимул для их консолидации.

Так можно ли провести параллели между Digital Workplace и интранетом? Интранеты пережили свой «Большой взрыв» в конце 90-х. Основные техники интранет-менеджмента разрабатывались как средства контроля крайне неоднородного пространства корпоративных сетей. В итоге они больше подходят для чрезвычайных спасательных операций, чем для последовательной работы. Почему? Потому что корпоративные интранеты традиционно формировались в условиях жесткого противоборства между разными группами интересов.

Digital Workplace – если сравнивать с интранетом - имеет скорее функциональную, а не контентную природу. И по большей части проще устроено. При этом Digital Workplace - масштабный и дорогостоящий проект, а влиять на массивные проекты, где ставки по-настоящему высоки, очень непросто. Если интранет это элегантная, роскошная яхта, то Digital Workplace больше похоже на супертанкер.

И вот перед нами встает вопрос: как с этим танкером обращаться?

Digital Workplace и невидимая рука рынка

А что если мы можем получить хороший результат без особой подготовки? А вдруг решение – на расстоянии вытянутой руки? Мы могли бы подойти к Digital Workplace как к свободному рынку. Хорошие инструменты будут востребованы аудиторией, а плохие - просто отомрут. Пользователи сами все сделают на правах самоорганизации.

Вопросы структуры и согласованности инструментов тоже можно делегировать сотрудникам. Пусть ищут собственные пути выполнения рабочих задач!
На самом деле, ничего не выйдет. На словах звучит хорошо, а на практике не очевидно, как подобная свобода поможет Маше из бухгалтерии или Пете из маркетинга найти нужные документы, правильно заполнить стандартную форму. Возникает перекос в пользу сотрудников, которые технически подкованы и обзавелись многочисленными контактами внутри организации.

Что можно позаимствовать у интранетов

Большая часть компаний активно управляет хаосом интранетов, а инструменты и контент предоставляет в удобном для пользователей виде. При этом мало кто пытался так же тщательно работать над Digital Workplace. А с учетом обширного наследия из старых систем, которое часто встречается в крупных организациях, вряд ли получится серьезно доработать что-либо задним числом. Остается надеяться, что новые сервисы будут внедряться более обдуманно.

Вот пять вещей из практики интранетов, которые можно применить к Digital Workplace:
  • Определите стороны или людей, принимающих решения;
  • Разъясните отделу поставок, чем компании грозит неудачный опыт взаимодействия пользователей с новыми инструментами;
  • Позаботьтесь о позитивном и целостном пользовательском опыте - максимизируйте шансы на удачное освоение;
  • Продумайте, как построить обучение, поддержку и вводный курс для новых работников;
  • Оперативно используйте каждую возможность поддержать новые методы работы и модели поведения.
Не стоит хвататься за все сразу. Честно говоря, и не получится. Если вы возьметесь за Digital Workplace как за большой интранет-проект, где можно красивым плавным движением перейти из условного «старого» состояния в «новое», вас ждет разочарование. Digital Workplace – это долгий, медленный процесс взросления. Отдельные системы будут завершать свой естественный жизненный цикл и заменяться новыми. Если повезет, замены будут обдуманными - здесь все зависит от уровня вашего влияния. Однако старые, унаследованные системы всегда будут рядом:


Только некоторые приемы из практики хороших интранетов можно применять к Digital Workplace. С их помощью, если удача будет на вашей стороне, можно очень быстро пройти самые болезненные фазы развития. Постарайтесь как можно быстрее преодолеть начальный этап полного хаоса, но не гонитесь за призраком недостижимого совершенства. Заимствуйте идеи, но даже не надейтесь, что Digital Workplace будет развиваться по тем же законам, что и ваш старый интранет.

Помните об этом и постарайтесь обойтись без «дикого» Digital Workplace!

Источник: http://www.digitalworkplacegroup.com/2014/03/24/will-digital-workplace-evolve-like-intranet/

Лучшие статьи по теме

Комментарии