Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Как подготовиться к запуску социнтранета?




Быстрое освоение новой корпоративной сети тесно завязано на способность донести до каждого сотрудника важную и нужную именно ему информацию. Сегодня мы поговорим об этапах подготовки полноценного плана информационной работы, предваряющей запуск социнтранета.

В книге «Getting Real» верно подмечено: «Управление проектами не занимается диаграммами, графиками и статистикой. Главная задача управления проектами – коммуникации». Действительно, трудности крупных проектов часто вызваны проблемами в области коммуникаций. Недостаточно, не с теми людьми, нечетко и непонятно - варианты могут быть самыми разными.

Когда речь заходит о новой корпоративной сети, смело добавляйте дополнительный уровень сложности, так как проект затрагивает огромное количество людей. У них совершенно разные роли, взгляды и взаимно конкурирующие приоритеты. Как же вы заставите пользователей, головы которых уже полны важной информации, выучить еще что-то про непонятный новый интранет? Как вы заставите их чувствовать себя вовлеченными в общие процессы и выполнять необходимые задания? Только с помощью продуманных и эффективных коммуникаций.

Шаг 1: установите цели коммуникаций

Цели коммуникаций должны быть согласованы с целями внедрения корпоративной соцсети. Обычно они касаются информированности пользователей, осознания потребностей, изменения установок и поощрения необходимых действий.

Проанализируйте цели интранет-проекта и определите, какие знания, установки и действия приведут вас к желанной цели. Продумайте, что может вам помешать, и каким образом активные коммуникации помогут преодолеть препятствия.

Например, университет штата Пенсильвания хотел помочь своим сотрудникам наладить взаимодействие друг с другом и улучшить отношения с коллегами. Была поставлена цель - рассказать людям об уникальных возможностях перечня сотрудников. Для стартовой кампании использовали постеры с любопытными и забавными фактами людях в компании, которые можно было почерпнуть из нового электронного перечня.

А вот креативно-консалтинговое агентство LPK поставило задачу изменить отношение персонала к корпоративной сети. Дело в том, что пользоваться старой системой было совершенно невозможно, и обновлялась она слишком редко. Понятно, что ничего хорошего от новой системы люди не ждали. К моменту запуска социнтранета выпустили клип-триллер с громким заголовком "Кто убил Вики?". Так компания вместе с сотрудниками отпраздновала избавление от старой сети и негативного восприятия интранета как такового.

Шаг 2: нарисуйте портреты аудитории

Стали бы вы показывать одну и ту же презентацию интранета топ-менеджменту и стажерам? Надеемся, все-таки нет. Сотрудникам компании нужен разный набор сведений об интранете - в зависимости от должности и сферы ответственности.
Проведите мозговой штурм и составьте список всех возможных групп пользователей, которые предстоит вовлечь в работу социального интранета. Запишите:
  • Что это за группы?
  • Какие у них роли в интранет-проекте?
  • Каковы цели коммуникации с каждой группой?
Эти простые вопросы помогут вам понять разницу между отдельными сегментами аудитории и очертить их потребности в информации.

Чаще всего встречаются группы следующих типов:
  • Управленцы, высшее руководство;
  • Кураторы-спонсоры проекта;
  • Ваш руководитель;
  • Ваша команда;
  • Команда проекта;
  • Совладельцы проекта, они же принимающие решения заинтересованные лица - обычно это главы IT, HR, и финансовых служб;
  • Владельцы и создатели контента - общекорпоративного справочного контента и новостей;
  • Сторонники - суперпользователи, реально заинтересованные в новой системе;
  • Пользователи пилотного проекта;
  • Остальные сотрудники - условная группа "среднестатистических пользователей".
Шаг 3: определитесь с коммуникаторами

Вы должны понять, кто будет выступать в роли коммуникаторов. Кто они? Люди, вовлеченные в проект и способные взаимодействовать с разными группами по разным каналам?

Зачем вообще нужно подбирать команду коммуникаторов? А вот зачем:
  • Вы можете более-менее равномерно распределить между ними нагрузку;
  • Подобрать индивидуального коммуникатора для каждой группы пользователей, с учетом его собственной принадлежности и уровня влияния;
  • Повысить осведомленность людей о социнтранете;
  • Добиться определенного уровня доверия к проекту - группы будут получать информацию от коммуникаторов, которым они доверяют;
  • На ранней стадии руками коммуникаторов "воспитать" сторонников, в дальнейшем они будут служить ролевыми моделями для остальных;
  • Наконец, проект просто перестанет быть завязанным исключительно на вас.
Шаг 4: получите одобрение от куратора проекта

Позаботьтесь, чтобы в коммуникациях озвучивались ровно те ценности, которые обозначил куратор-спонсор проекта.

Начните с разъяснения пройденных этапов (шаги с 1 по 3) создания информационного плана. Обсудите цели и задачи нового интранета, его ценность и преимущества. Проговорите основные тезисы для каждой группы пользователей. Затем переходите к следующим шагам и фиксируйте рекомендации и советы куратора. Заручившись полной поддержкой, вы получите весьма ценного сторонника. Он будет доносить идею проекта до руководства и всеми силами поддерживать вашу инициативу.

Шаг 5: выявите ключевые моменты

Цель заключительного этапа - наметить основные вехи проекта, когда нужно информировать и вовлекать аудиторию. Выявите важные моменты и составьте своеобразную карту для каждого сегмента аудитории. Здесь же зафиксируйте нужные сообщения, определитесь с коммуникаторами и средствами. В итоге вы получите что-то в таком духе:



Инструкция по заполнению таблицы:
1. Проанализируйте план интранет-проекта и составьте список ключевых точек.
2. Для каждой точки определите группу, с которой нужно коммуницировать.
3. Составьте ключевые сообщения для всех групп и выберите:
  • Кто должен коммуницировать с группой;
  • Средство и канал коммуникации, оптимально подходящие для этого сегмента аудитории и данного сообщения.
С пятым шагом завершается составление вашего информационного плана, только не думайте, что на этом все закончится. Скорее всего, вам придется периодически пересматривать и дорабатывать свой план. Улучшать и развивать его по ходу действия.

Источник:
http://www.thoughtfarmer.com/blog/how-to-craft-an-intranet-communications-plan/

Лучшие статьи по теме

Комментарии