Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Шесть ключей к Digital Workplace

Мы познакомились с концепцией Digital Workplace на примере «романтической истории» Сары и Морриса. Сегодня мы узнаем, на чем основывается эта концепция, можно сказать, получим из рук Джеймса Робертсона, главы компании Step Two Designs и специалиста мирового уровня по интранетам и контент-маркетингу, те самые «шесть ключей к Digital Workplace».

Начнем немного издалека, с размышлений о сущности работы. :) Страшно? Нам тоже, но мы все-таки попробуем.

Давайте посмотрим вокруг. Очевидно, что само понятие и содержание работы медленно, но неуклонно меняется. Привычные для современных компаний средства - интранет, финансовые и HR-системы - обрастают всевозможными социальными инструментами и системами для совместной работы. Это дает компаниям новые возможности: люди начинают выстраивать друг с другом более эффективные связи и самокоординироваться.

Консьюмеризация технологий захватила все сферы жизни. Никого уже не удивишь тем, что личные телефоны и планшетники гораздо лучше соответствуют потребностям современного пользователя, чем их «офисные» аналоги. Бизнес вынужден реагировать на запросы потребителей и переходить на новые, более гибкие и комфортные способы работы.

Не только технологический прогресс, но и общесоциальные изменения вносят свою лепту в это дело. Все больше распространяется работа по гибкому графику и удаленка, размывая границы между «рабочим» и «личным» временем.

По утверждению Джеймса Робертсона, все перечисленное полностью учтено в концепции Digital Workplace, которая описывает единую электронную рабочую среду для сотрудников компаний, делая упор на том, как все ее составляющие взаимодействуют и дополняют друг друга.

Мы живем в удивительное время, буквально на наших глазах появляются на свет корпоративные инструменты и способы работы нового поколения. Такие изменения не даются легко, к ним надо подходить обдуманно, чтобы все это не вылилось в очередное модное увлечение.

В качестве основы для стратегического планирования Джеймс Робертсон предлагает так называемые шесть ключей к Digital Workplace, которые составляют суть этой концепции.

Digital Workplace – будущее работы.

Что же такое Digital Workplace?

Сотрудникам всех без исключения компаний нужен простой доступ к необходимым для работы инструментам и информации. Им важно быть в курсе изменений, влияющих на работу.

Но больше всего им нужна возможность работать с коллегами: как со своей командой, так и с людьми, с которыми у них нет налаженных связей.
Исторически так сложилось, что большинство этих потребностей удовлетворяет корпоративный интранет как единая точка доступа ко всем корпоративным системам и контенту.

Как мы уже говорили, в бизнесе происходят серьезные изменения, которые трансформируют методы работы:
  • Сотрудники все больше находятся вне офиса, но им нужно оставаться на связи и поддерживать свою эффективность;
  • Постепенно все отходят от командно-административной модели, переходя на более гибкие методы управления, основанные на сотрудничестве;
  • Усиливается конкуренция, приходится оптимизировать и упрощать бизнес-процессы;
  • Повышаются требования к доступности знаний и информации внутри организаций.
В результате интранет становится для персонала всего лишь одним из целого ряда инструментов. В сочетании с социальными инструментами, средствами для совместной работы и интегрированными бизнес-системами он образует Digital Workplace.

В трактовке Джеймса Робертсона, Digital Workplace – это продуктивная бизнес-среда, которая обладает всеми преимуществами современных технологий и методов работы и предоставляет возможность использования многочисленных точек доступа (в т.ч. через мобильники, планшетники и приложения для ПК).

Как может выглядеть Digital Workplace?

Наше описание Digital Workplace слегка расплывчато, правда? Автор статьи сделал это специально, стараясь отразить разные подходы, предлагаемые идейными лидерами концепции - Джейн МакКоннелл (Jane McConnell), Полом Миллером (Paul Miller) и Стефаном Шиллервайном (Stephan Schillerwein).

Конкретный пример, как может в реальности выглядеть и работать «цифровое рабочее место», мы уже приводили в нашей истории про Сару и Морриса.

Шесть ключей к Digital Workplace

Теперь, когда мы поговорили о предпосылках концепции Digital Workplace и дали ссылку на конкретный пример, можно переходить к главному, к 6 базовым элементам (ключам) Digital Workplace. Вот они:
  1. Идентичность
  2. Прозрачность
  3. Доверие
  4. Доступность
  5. Продуманный дизайн
  6. Практическая ценность
Базовые элементы - это каркас, без которого невозможно реализовать концепцию Digital Workplace на практике и получить соответствующие выгоды.

Сейчас мы разъясним, что стоит за каждым из «ключей».

В системе Digital Workplace у сотрудников должен быть только один-единственный личный профайл.

1. Идентичность

Digital Workplace предлагает гораздо больше рабочих инструментов и способов взаимодействия, чем обычный интранет, и в центре внимания здесь не инструменты и контент, а люди.

Уникальную идентичность каждого пользователя обеспечивает единый профайл, в котором собрана вся релевантная (формальная и неформальная) информация. В нем должны быть отражены контакты, должность, обязанности, опыт и навыки, интересы, связи с другими сотрудниками компании, членство в группах и сообществах, лента активности.

Никаких отдельных профайлов в десятке разных систем! Только один профайл для одного человека во всех системах и инструментах.

Как минимум, это позволяет людям понимать, кто их «сосед»: кто комментирует, загружает документы, состоит с ними в одной группе. В более глобальном плане четкая идентичность необходима для формирования персональной репутации и доверия, которые очень сильно влияют на всю активность в Digital Workplace.

Сотрудники должны иметь возможность знать, что происходит.

2. Прозрачность

Одно из основных предназначений Digital Workplace - решать проблемы неэффективных коммуникаций внутри компании и ликвидировать структуры, изолированные от общей корпоративной среды.

Для этого есть много разных социальных инструментов и систем для совместной работы: платформы для командного сотрудничества, сообщества для обмена опытом, микроблоги, форумы и традиционные блоги, системы отслеживания присутствия.

Персоналу нужна прозрачность: сотрудники должны иметь возможность следить за всем, что происходит в компании, иногда даже открывать для себя какие-то неожиданные вещи.

Всевозможные ленты активности, уведомления, электронные рассылки позволяют быть в курсе событий, отслеживать интересные темы и обсуждения. Однако у этого есть и своя оборотная сторона. Люди должны получать информацию, не страдая от «информационного шума», имея возможность отфильтровывать нерелевантные и нежелательные новости.

Доверие – необходимое условие для эффективного сотрудничества.


3. Доверие

Digital Workplace, с одной стороны, поддерживает, а с другой стороны – само является продуктом корпоративной культуры, ориентированной на открытость и сотрудничество.

Такая культура может существовать только в атмосфере глобального взаимного доверия.

Сотрудники должны верить в успех внедряемых программных продуктов и бизнес-инструментов. Без этого невозможно изменить систему коммуникаций и методы работы. Все должны понимать перспективы изменений, быть уверены, что новое будет работать лучше/эффективнее/быстрее.

Люди должны доверять друг другу, без опаски высказывать свои мысли и мнения, участвовать в обсуждениях, состоять в сообществах. Важно, чтобы руководство лично демонстрировало такое поведение. Сотрудникам нужна поддержка со стороны организации.

Топ-менеджмент должен доверять персоналу, зная, что все будут «играть по правилам», не нарушая корпоративную этику или, того больше, закон.

4. Доступность

У сотрудников должен быть доступ к нужным им инструментам и информации в любой момент, вне зависимости от того, где они находятся.

С операционными подразделениями и отделами по работе с клиентами все и так понятно – они всегда проводили много времени вне офиса. Однако в последнее время активно растет потребность в удаленном доступе и у традиционно «офисных» работников.

Digital Workplace должно обеспечивать универсальный доступ с разных устройств, в первую очередь – с мобильных девайсов, телефонов и планшетных компьютеров.

Все больше западных компаний принимает политику «принеси свой собственный девайс» (bring your own device, BYOD). Это значит, что сегодня люди должны иметь доступ к корпоративным системам как с офисных, так и с персональных устройств. Кроме того, Digital Workplace должно быть полностью интегрировано со всеми стандартными инструментами типа электронной почты, CRM и операционных систем.

Digital Workplace должно быть простым и элегантным.


5. Продуманный дизайн

Простота, эффективность и элегантность – главные отличительные признаки правильного Digital Workplace.

Чем больше производительность и возможности Digital Workplace, тем потенциально сложнее им пользоваться. Чем больше инструментов и фич, интерфейсов и опций, тем тяжелее людям понять, что и когда стоит использовать. Простота пользования – это настоящий ключ к успеху.

Над дизайном Digital Workplace нужно трудиться сразу по нескольким направлениям. Необходимо продумать общую концепцию: как все инструменты будут работать вместе при использовании нужным и логичным для персонала образом. Надо выяснить потребности пользователей, чтобы сделать дизайн именно под них.

Важно продумать юзабилити и логику, чтобы сделать действительно удобные интерфейсы и четко структурировать информацию. Наконец, стоит вовлечь сотрудников в разработку дизайна и внедрение новых инструментов, например, привлечь их к тестированию.

6. Практическая ценность

С помощью Digital Workplace можно отлично решать задачи в сфере корпоративных коммуникаций, обмена знаниями, создания связей между сотрудниками.

Это все очень нужно и полезно, но напрямую не влияет на реальные бизнес-результаты. Смысл Digital Workplace в том, чтобы обеспечивать компании вполне конкретные бизнес-преимущества.

К счастью, есть немало вещей, в которых Digital Workplace может реально помочь: это улучшение обслуживания клиентов и повышение их удовлетворенности; рост сопутствующих продаж; сокращение сроков вывода на рынок новых продуктов; поддержка инноваций; уменьшение издержек; упрощение бизнес-процессов и повышение динамичности бизнеса; сокращение количества ошибочных решений; увеличение продуктивности сотрудников.

Для того чтобы добиться успеха в любой из перечисленных областей, достаточно сфокусировать на ней внимание. Digital Workplace направляет и координирует усилия сотрудников, помогая решать задачи любого масштаба.

Для чего нужны эти шесть ключей?

Концепция Digital Workplace очень молода и находится в фазе бурного развития. Многие компании реализуют пилотные проекты, ищут решения под себя и постоянно экспериментируют.

Если уж поддерживать поиск собственного рецепта Digital Workplace, решили авторы статьи, то нужно обеспечить и основу для такой работы, предоставить исходники.

Эта основа или, как мы ее назвали в самом начале, каркас, в виде шести «ключей» дает некую гарантию, что внедряемые инновации принесут пользу и сотрудникам и всей компании.

Источник

Лучшие статьи по теме

Комментарии