Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Выбираем «социальное» ПО

Мы уже довольно много рассказали о том, что такое социальный интранет и зачем он нужен. Сегодня мы бы хотели затронуть тему выбора программного обеспечения для социального интранета (дальше мы его будем называть «социальным» ПО). Алекс Манчестер, ведущий специалист по интранетам, внутренним коммуникациям и социальным сетям из нашего любимого Step Two Designs, составил достаточно подробное руководство по выбору «социального» ПО, которым мы с удовольствием с вами делимся.

Интранеты начали двигаться в сторону «социализации» не так уж недавно. Начиналось все с простеньких вещей вроде комментариев к статьям и объявлениям. Потом стали появляться более продвинутые встраиваемые системы – блоги, вики и инструменты для совместного редактирования документов.

Сейчас набирает обороты новое поколение программных продуктов в виде комплексных решений для корпоративных социальных сетей.

Стремительно растет популярность таких продуктов как Yammer, Newsgator, Jive, Social Text и им подобных (например, нашего российского облачного сервиса Битрикс24). При этом примерно одинаково востребованы разные типы решений. Есть спрос и на облегченные альтернативы традиционному интранету – вспомогательные рабочие среды и приложения, и на системы, интегрированные с более массивными платформами типа SharePoint, с доработанным под клиента функционалом и интерфейсами.

У каждого из огромного количества таких продуктов есть свои плюсы и минусы, которые мы не будем здесь разбирать. Однако существует ряд принципиальных моментов, в равной степени относящихся к любому из них. Кроме того, есть несколько базовых аспектов, которые выходят на первый план, когда компания задумывается о выстраивании более-менее четкой «социальной» стратегии.

В нашей статье мы приведем несколько вопросов, связанных с технологиями и бизнесом, которыми нужно задаться, чтобы выбрать подходящую именно вашей компании платформу для социального интранета или существенно расширить возможности уже существующей корпоративной сети.

Зачем нужна эта «социальность»?

Аргументы «за социализацию» давно уже сформулированы и их вид не сильно изменился с тех пор как несколько лет назад тема «внутренних социальных сетей» прочно заняла свое место в перечне трендов. Мы только перечислим, в каких областях «социальные» программные средства могут стать катализаторами положительных сдвигов:
  • в вовлечении сотрудников;
  • во внутренних коммуникациях, диалогах и обсуждениях;
  • в обнаружении экспертиз;
  • в обмене знаниями;
  • в краудсорсинг-инновациях и многом другом.
Ключевое слово здесь – катализатор. Как и в случае с любой другой технологией, успешность внедрения и востребованность новых «социальных» технологий зависит от множества факторов.

Готова ли ваша компания?


Созрела ли организация для перехода на социальную платформу? Готова ли она использовать новые возможности в области совместной работы, коммуникаций и предоставления обратной связи? Действительно ли руководители заинтересованы в том, чтобы возглавить «социализацию» – переход к прозрачности и открытости коммуникаций не только с сотрудниками, но и с потребителями? Хотят ли и могут ли менеджеры высшего звена послужить примером? Будут ли сотрудники готовы участвовать в процессе и предпринимать дополнительные усилия? Есть ли вообще в компании понимание, что на самом деле подразумевается под «сотрудничеством»? Все это очень важные вопросы.

Какую-то минимальную отдачу от внедрения социальных инструментов компания получит в любом случае, даже если в целом она не готова работать по новым правилам. Скорее всего, немалая часть сотрудников пользуется социальными инструментами в своей работе, санкционировано это на официальном уровне или нет. А вот чтобы внутренние онлайн-дискуссии и совместная работа стали неотъемлемой частью повседневной работы, концепция «социальности» должна прочно засесть в умах и стать частью бизнес-стратегии на всех уровнях. Обычно такие изменения не происходят моментально, поэтому, как минимум, это должно стать долгосрочной целью.

Алекс Манчестер приводит слова Хью Кафлана, руководителя отдела веб-разработки в Commonwealth Bank of Australia (CBA). Хью рассказывает, что CBA шаг за шагом реализует программу, разработанную для них исследовательской компанией Forrester. «Мы стремимся заручиться поддержкой высшего руководства, миддл-менеджмента, стараемся заполучить как можно больше сторонников и расширяем функции коммьюнити-менеджера», - говорит он. – «Если в вашем плане есть эти 4 пункта, шансы на успех высоки. У себя в CBA мы неплохо справляемся по каждому из них».

Каковы же требования?


Перед тем как с головой окунуться в выбор новых социальных возможностей, совершенно необходимо составить перечень реальных, продуманных требований. В перечне должно быть четко изложена, что конкретно должна «уметь» система. Метод сравнения возможностей разных систем здесь не подойдет.

«Составление бизнес-требований и сценариев использования – обязательная часть процесса отбора», - говорит Эмили Стерзина, консультант по интранету и юзабилити в Australian property group. – «Часто вы соблазняетесь на всевозможные красивости и фишки, не осознавая, что на самом деле вам нужны три вполне конкретные вещи, и решение попроще – именно то, что вам больше всего подходит».

А что у вас уже есть в загашнике?

Перед тем как купить что-нибудь ненужное, еще раз уточните, что на самом деле умеет существующая платформа. Проверьте, вдруг некоторые фичи банально выключены, а может быть, системе требуется небольшая кастомизация или элементарное обновление версии. Внезапно может выясниться, что новая платформа или инструмент вам вообще не нужны, или окажется, что достаточно просто добавить небольшой функциональный модуль.

Также рассмотрите вариант доработки или даже разработки своими силами. В 2009 году британская студия видеоэффектов и компьютерной анимации Framestore за счет собственных ресурсов создала корпоративную систему микроблоггинга Fritter. В 2007 World Bank самостоятельно разработал функционал для комментирования и блоггинга. Многократный призер различных конкурсов AEP создал практически все крупные функциональные блоки своего решения внутри компании. Несмотря на то, что внутренняя разработка требует значительных ресурсов, о ней стоит задуматься, особенно если стоимость приобретения новой системы кажется вам высокой.

Облако или коробка?


Облачные и SaaS решения сегодня задают новые стандарты в области как пользовательского, так и корпоративного ПО. С учетом проблемы «больших данных», облака – будущее большинства поставщиков программного обеспечения.

Выбор между облаком, локальной установкой или гибридным вариантом – один из главных моментов в процессе подбора.

В некоторых организациях политика информационной безопасности заведомо исключает вариант приобретения облачных продуктов. С другой стороны, сопротивление служб ИБ в большинстве компаний постепенно ослабевает, поскольку содержать свой собственный дата-центр сегодня дорого. Да и системы безопасности индустриального уровня, которые предлагают современные дата-центры, в большинстве случае намного превосходят то, что может себе позволить обычная компания.

В случае с «социальным» ПО, разработанным небольшой независимой компанией, все может быть не так просто. Гиганты вроде IBM и Microsoft могут предложить услуги одного из своих глобальных дата-центров. В этом случае компания работает напрямую с владельцем дата-центра и сам хостинг обычно расположен в той же стране. У более мелкого вендора скорее всего будет контракт со сторонним дата-центром, с которым компания уже не сможет общаться напрямую, да и физически он может быть расположен совсем в другом регионе. Это может быть очень большим минусом для компании.

Интеграция или приложения?


У коробочного продукта есть свои неоспоримые преимущества. Компания может полностью контролировать само ПО и все генерируемые данные. Кастомизацию и интеграцию с существующей рабочей средой тоже реализовать несколько проще. Напротив, у облачных решений могут быть неожиданные проблемы с самыми обыденными вещами, например, с единой авторизацией. Важно заранее продумать, что будет работать на успех нововведений, а что - против.

И снова все будет зависеть от ваших намерений и потребностей. Главное правило здесь: «бесшовно» интегрировать инструменты в нужные области, туда, где уже есть активность. Если речь идет о решении стратегических задач или налаживании взаимодействий с руководством, интегрировать новую систему с интранетом необходимо. Если ваша цель – активизировать коммуникации, связанные с возможностями продаж или вопросами обслуживания клиентов, то логично будет интегрироваться с CRM-системами.

Иногда особое значение может иметь брендинг. Ключевым моментом для некоторых компаний является возможность органично встроить новый функционал в существующую рабочую среду. Подумайте, насколько для вас важно, чтобы новая платформа воспринималась как единое целое с вашей исходной корпоративной системой.

Безусловно, бывают варианты, когда интеграция не является целью. Независимые сервисы, например, Yammer, приобрели широкую популярность отчасти как облегченная замена интранету, потому что они оставляют далеко позади традиционные кондовые интранеты. Интуитивный дизайн интерфейса, социальные функции, широкие возможности для совместной работы и только частичная связь со старыми системами может оказаться именно тем, что вам необходимо для качественных изменений.

Какие варианты предлагают вендоры?


Аналогично вопросу «облако или коробка», одним из существенных факторов выбора будет стратегия вендора и совместимость нового продукта и старой платформы. Некоторое продукты эффективны только в связке с другими. Например, Newsgator сделан четко под SharePoint. Если у вас нет SharePoint’а, нет смысла покупать Newsgator.

Точно так же, если вы используете облачный Salesforce, покупка и интеграция Salesforce Chatter будет логичным и совсем не сложным шагом.

Независимые сервисы, такие как Yammer и Jive используют другой подход. Они делают ставку на широкую функциональную совместимость, поэтому легко находят общий язык с большинством решений и приложений индустриального уровня. Вместо интеграции и создания сложных уникальных схем эти продукты выбирают роль основного интерфейса, который объединяет набор отдельных приложений, поставляющих все необходимые для работы данные.

Оба подхода, безусловно, имеют одинаковое право на жизнь. Предпочтительность одного из них определяется исключительно конкретными условиями и обстоятельствами.

Ну и сколько все это будет стоить?

Последний, но не по своей важности момент - лицензионная политика. Во сколько обойдется новое решение?

Существует множество вариантов оплаты и все они существенно различаются по модели, цене и возможностям.

Для облачных сервисов чаще всего используются следующие модели:
  • Бесплатная/условно-бесплатная: сам продукт или его базовая версия бесплатны, а вот «включение» дополнительных функций потребует дополнительной платы;
  • Корпоративное лицензирование: вы платите за количество пользователей, например, 100, 1000 или 10 000, при этом каждый последующий уровень лицензии стоит дешевле в пересчете на 1 пользователя.
  • Оплата за каждого пользователя: здесь взимается фиксированная плата за каждого юзера, независимо от их общего количества.
На самом деле, большая часть вендоров предлагает разные, иногда смешанные, варианты и, безусловно, цены тоже можно обсуждать.

В зависимости от продукта, некоторые вендоры работают еще и по таким схемам:
  • Высчитывают общую стоимость лицензии на определенное количество лет в расчете на каждого пользователя;
  • Устанавливают фиксированную стоимость самого ПО, которая зависит от количества пользователей.
Во втором случае обязательно надо уточнить, включена ли в эту сумму техническая поддержка и установка обновлений.

Нужно иметь в виду, что обычно за все сверх базового функционала придется дополнительно платить. Если вы серьезно отнесетесь к процессу выбора «социального» ПО, вы сможете достаточно точно оценить предстоящие расходы, в противном случаем итоговая сумма может оказаться для вас полной неожиданностью.

Так что трезво оценивайте свои потребности, рассчитывайте возможности, выбирайте действительно нужное вам «социальное» ПО и все обязательно получится!


Источник

Лучшие статьи по теме

Комментарии