Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Как обучить интранет-авторов?

Сегодня мы представляем вашему вниманию статью о «героях интранета», его самоотверженных строителях. Они могут не иметь никакого отношения к IT-службам, они (теоретически) могут вообще с трудом отличать «монитор» от «процессора». Они - интранет-авторы, люди, создающие основную массу интересного контента в корпоративной социальной сети.

Загвоздка в том, что пока это нелегкое ремесло не является отдельной профессией, а значит, интранет-авторов нельзя найти по объявлению. Да это и не нужно, потому что интранет-авторов можно «выращивать» самим. Как это сделать, рассказала Ребекка Роджерс из компании Step Two Designs, специализирующейся на консалтинге по организации корпоративных интранетов.

Учить, непременно учить!

Для большинства интранет-авторов их занятие - не более чем хобби, поэтому им необходимо помогать, делать все возможное, чтобы им легко писалось. Начать стоит с самого очевидного - обучения.

Довольно часто компании отдают организацию обучения на откуп вендорам программной платформы, которые делают упор на технической стороне вопроса. Это идеальный способ навсегда потерять лучших интранет-авторов за первые полчаса обучения.

В нашей статье мы расскажем, что должны предпринять ответственные за интранет команды, чтобы обеспечить пишущей интранет-братии нужный уровень комфорта, особенно при смене платформы.

Нет авторов – нет интранета

Для большинства компаний наличие активных интранет-авторов является необходимым условием успешной работы интранета. Интранет-авторы способны создавать отличный контент, не требуя за это существенного вознаграждения. Однако их временные ресурсы крайне ограничены, а умения весьма разнообразны, поэтому основная задача компании – обеспечить каждого автора нужными средствами и инструментами, предоставить ему возможности для обучения и поддержку.

Начинайте с простого

Идеальный вариант – потратить время и написать свою собственную программу обучения, в которой можно учесть все особенности родной компании. К сожалению, это не всегда возможно. Самое малое, что можно сделать – четко проинструктировать организатора тренинга, каких результатов персонал должен достичь к концу обучения.

Основной момент здесь – не напугать и не сбить авторов с толку. Не стоит ставить в программу обучения все и сразу. Если программа окажется слишком объемной и сложной, заметная часть слушателей может отказаться от обучения.

Начинайте с самого простого. Вы всегда сможете продолжить обучение интранет-авторов, как только они в нужной мере освоят новоприобретенные навыки.

Подгоняйте процесс обучения под аудиторию

Подумайте, какие задачи стоят перед разными группами интранет-авторов, и адаптируйте программу курса под них. Давайте им только то, что нужно для выполнения их узкоспециализированных ролей. Не заваливайте авторов ненужной технической информацией. Если в зону их ответственности не входит обеспечение безопасности или совершенствование системы навигации, не надо пытаться в них это запихнуть.

Ребекка Роджерс выделяет следующие группы авторов:
  • интранет-менеджер – обладает полным доступом, в его ведении навигация, управление доступами, шаблоны, формы, внешний вид интранета.
  • редактор страниц – редактирует существующие страницы.
  • редактор сайтов – создает новые страницы, добавляет документы.
  • ответственный за утверждение – проверяет контент, утверждает или отклоняет предлагаемые изменения.
  • IT-поддержка – поддерживает работоспособность интранета, обладает полным доступом, в их зону ответственности также входят управление доступами, шаблоны, формы и оформление корпоративной сети.
Исходите из конкретных задач

Гарантировать, что тренеры обучат авторов всему необходимому, вы можете только одним способом. Составьте список заданий, которые, по вашему мнению, необходимо выполнить авторам, и убедитесь, что они вошли в курс дела. Позаботьтесь о наличии примеров и сценариев из реальной жизни, к которым интранет-авторы могут иметь отношение.

Вот какими могут быть задания:
  • создание новой страницы;
  • редактирование существующей страницы;
  • присоединение и удаление документов;
  • добавление метаданных;
  • работа с различными версиями документов;
  • вставка ссылок;
  • вставка изображений и мультимедиа;
  • добавление веб-элементов (только если слушатели будут этим пользоваться);
  • использование списков и библиотек (только если слушатели будут этим пользоваться);
  • отправка страниц на утверждение;
  • принятие/отмена изменений.
Варианты более «продвинутых» заданий:
  • определение полномочий;
  • управление группами пользователей;
  • создание оповещений;
  • формирование процедур утверждения;
  • использование RSS;
  • создание новых веб-элементов (при необходимости);
  • выделение целевых групп;
  • создание новых сайтов и подсайтов.
Не зацикливайтесь на технологиях

Мало кто вспоминает, что авторам нужны руководства и поддержка, не связанные с технической стороной вопроса. Если вам удалось собрать всех интранет-авторов в одном помещении, нельзя упускать редкую возможность рассказать им о нетехнических моментах их работы в интранете. Хорошо, если эту часть обучения будет вести действующий интранет-менеджер. Впрочем, в идеале слушатели должны иметь возможность обращаться к нему за пояснениями и во время «технической» части обучения.

Что стоит включить в «нетехнический» курс:
  • рассказ о концепции и регламенте главной страницы;
  • обзор общеорганизационной модели с пояснениями, как в нее встроены интранет-авторы;
  • знакомство с правилами нейминга в интранете;
  • рекомендации по стилю написания;
  • анализ особенностей создания веб-контента;
  • обмен опытом;
  • обсуждение нюансов создания определенных интранет-образов.
Делайте все вовремя
Когда начинается внедрение новой платформы, из-за всеобщей активности так и подмывает сразу же начать обучение интранет-авторов. Но на самом деле, от начала проекта до момента запуска интранета может пройти немало времени. В идеале обучение нужно построить так, чтобы оно завершилось как раз к моменту запуска. Тогда участники тренинга смогут сразу же закрепить на практике полученные знания.

Важно минимизировать «время простоя», иначе слушателей рискуют забыть все, чему они научились.

Если же вы хотите проводить длительное обучение, пусть оно начинается с тем, не связанных напрямую с внедряемой системой. Начните с курса «Пишем для веб». Таким образом вы убьете сразу двух зайцев: получите не только подготовленных интранет-авторов, но и специалистов, способных переписать и отредактировать существующий веб-контент.

Непрерывность – наше все

От принципа «обучили и забыли» нужно отказаться. Интранет-авторов нужно постоянно держать в тонусе. Организуйте периодические «летучки», на которых будут обсуждаться запросы, поступающие интранет-командам от пользователей.
Во многих компаниях такие «летучки» проходят в обеденное время. Хорошо, если на таких мероприятиях люди смогут обмениваться опытом, тогда они будут в курсе, чем занимаются остальные команды.

Дальнейшая поддержка

Есть разные варианты того, что вы можете предложить авторам в качестве текущей поддержки:
  • инструктаж по правилам размещения контента;
  • знакомство новых авторов с более опытными для передачи опыта;
  • готовый набор стандартных форм или примеров правильной верстки и дизайна страниц;
  • четкую модель, однозначно определяющую роли и зоны ответственности;
  • специалистов, которые смогут оказать реальную помощь в принятии решений по функциональности и дизайну;
  • централизованный онлайн-ресурс, где будет собран весь авторский инструментарий;
  • программу поощрения.
Будет просто отлично, если вы сможете организовать некий неформальный клуб, куда войдут представители всех интранет-команд и где авторы смогут получить нужный им совет, избегая формальных процедур.

Еще одно крайне полезное начинание – сообщество интранет-авторов из разных команд, где они смогут обмениваться своими знаниями и опытом и получать представление о том, чем занимаются их коллеги.

Прибегайте к разным методам обучения

Универсального рецепта обучения для всех и каждого не существует. Подразделения вашей компании могут находиться на разных континентах, ваши авторы могут принадлежать к разным поколениям или, наконец, отдельная группа авторов может предпочитать один стиль обучения другому.

Вы можете обучать их по-разному, используя:
  • Живое обучение, лицом к лицу;
  • Онлайн-видеоконференции;
  • Программы дистанционного обучения;
  • Шпаргалки-памятки и пошаговые инструкции;
  • Пользовательские мануалы;
  • Периодические встречи авторов;
  • Индивидуальное обучение;
  • Вводный инструктаж для новичков.
Внутреннее или внешнее обучение

Интранет-менеджер не всегда может своими силами провести весь курс обучения, особенно в случае внедрения совершенно новых технологий.

Тем не менее, интранет-менеджер в любом случае должен участвовать в формировании учебного плана. Кроме того, необходимо, чтобы он присутствовал на максимальном количестве сессий, где могут понадобиться его пояснения.

«Нетехническое» обучение тоже должно проводиться при участии интранет-менеджера.

Обучение конечных пользователей

А что же со всеми остальными? Безусловно, их тоже можно и нужно обучать, потому что всегда есть какие-то мелочи, полезные детали, неизвестные большинству пользователей.

Но это уже совсем другая история.

Источник: http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_authortraining/index.html

Лучшие статьи по теме

Комментарии