Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

8 свойств хорошего Digital Workplace



Мы живем в интересное время. Цифровая рабочая среда становится важнее физического рабочего места. В потенциале она способна полностью трансформировать методы взаимодействия компаний с клиентами, а сотрудников компаний - друг с другом. Да и само понятие «сотрудник» постепенно приобретает новое наполнение.

А пока что Digital Workplace нередко напоминает ящик с инструментами, найденный в дальнем углу дедушкиной кладовки. Вроде и инструменты есть, а толку от них не то чтобы много. Куча приложений и у каждого - собственный интерфейс и протокол безопасности.

Важные детали
Мы попытались сформулировать восемь свойств хорошего Digital Workplace - по-настоящему интегрированной цифровой среды.

1. Единый интерфейс
Как показывает опыт успешных HR-систем из списка 2014 Intranet Innovation Awards, вполне можно интегрировать десятки отдельных HR-приложений и создать для них единый интерфейс в корпоративной сети.

С чего начинали команды таких проектов? С интерфейсов, которые предлагают пользователям персонализированный и действительно полезный контент в наиболее востребованных форматах. Затем сюда же добавили информацию из приложений, отвечающих за трекинг рабочего времени, управление льготами, пенсионные программы, обучение и т.д.

Возможно, это прозвучит странно, ведь мы живем в эпоху расцвета App Store, Google Play и прочих, но Digital Workplace в первую очередь требует интеграции интерфейсов, а не разработки новых самостоятельных приложений. А интранет - отличная площадка для интеграции, как минимум, в случае с ПК и ноутбуками.

2. Незримая интеграция данных
Этот пункт во многом перекликается с предыдущим. Digital Workplace должно предоставлять пользователям сгруппированные и систематизированные данные. А пользователи даже подозревать не должны, что где-то там информация обрабатывается и сортируется.

Просто представьте, что самое простое приложение для планирования путешествий работает с десятком сторонних систем и подгружает информацию из 10 отдельных баз данных.

Задача Digital Workplace - снабжать пользователей необходимой информацией в максимально удобном формате. Неважно, откуда и в каком виде она поступает, к конечному пользователю информация должна попадать в понятном и удобном ему виде.

3. Хранение в облаке, доступ в реальном времени из любого места
Представьте, что вы редактируете файл в Google Docs на своем ноутбуке. Пора выдвигаться на встречу, и вот вы уже вносите правки со смартфона, сидя в такси. Работа продолжается с той же строчки, на которой вы ее прервали. Вы без труда переключились с одного устройства на другое, и если бы ваш коллега открыл тот же файл, он увидел бы последнюю версию изменений.

К сожалению, большинство корпоративных Digital Workplace не в силах предложить сравнимый уровень сервиса - такое же легкое переключение между устройствами и доступ к информации в реальном времени. Многим до сих пор приходится отправлять файлы с рабочего ящика на домашний, чтобы поработать из дома. Как будто бы вы берете документы со стола в офисе и несете их домой в пластиковой папке. Смысл тот же, просто бумаги превратились в биты информации.

Повсеместное проникновение Интернета и развитие облаков подразумевает, что Digital Workplace должно позволять работать в любом месте, меняя устройства на ходу.

4. Персонализация, помноженная на контекст
Корпоративные интранеты снова заняты персонализацией. Снова, так как это уже вторая волна развития персонализации и сопутствующих функций. Но есть и плохие новости. «Констектуализация», которую обеспечивают смартфоны, в разы усложняет процесс подбора нужной информации.

Под «контекстуализацией» или рабочим контекстом подразумевается вот что: вы приезжаете к клиенту, корпоративная CRM-платформа распознает ваши GPS-координаты и высылает список последних проектов с этой компанией, а заодно и перечень недавних контактов. Или другой вариант. Вы подходите к промышленному станку, сканируете его NFC-чип и получаете доступ к инструкции по эксплуатации, графику техобслуживания и данным о сотруднике, который последним использовал станок.

Смартфон - источник огромного количества новой информации и платформа для инструментов, способных предоставлять персонализированную информацию, согласованную с контекстом. Возможности в этой сфере практически безграничны. Но и воплотить их на практике намного сложнее, чем раздел с подобранными новостями на главной странице портала.

5. Социальность
Многие компании только начинают свое знакомство с миром корпоративных соцсетей — социальных интранетов. Нередко они запускают социальную платформу параллельно со старой системой или добавляют в нее парочку сайтов сообществ и несколько социальных функций.

Сегодня виртуальная рабочая среда просто обязана быть социальной. Внутренний поиск должен находить контент по имени автора или человека, который редактировал материал. А когда вы просматриваете страницу новостей, система должна показывать, какие новости читали ваши коллеги из «списка друзей» (наподобие подсказок «Люди, которые купили данный товар, также покупают…»).

Команде Digital Workplace нужно воспринимать социальный функционал не как отдельное приложение интранета, а как новый способ работы и взаимодействия с информацией. Современное Digital Workplace должно эффективно использовать возможности внутренних и внешних соцсетей и предоставлять пользователям максимум релевантной информации в нужный момент.

6. Интеграция с физическим рабочим местом
Вся работа так или иначе происходит в реальном мире, поэтому крайне важно интегрировать реальность с виртуальностью. Возьмем для примера майкрософтовский Центр инноваций для рабочих мест, расположенный в Редмонде. Здесь Digital Workplace удачно встроен в систему работы конференц-залов. У каждого помещения есть внешняя видеостена, на которую выводятся данные о часах брони и сотруднике, подавшем заявку на зал. Когда организатор встречи прибывает на место, он чекинится в системе, а по завершении мероприятия - делает чекаут.

Здесь мы видим не только интеграцию с реальными конференц-залами и цифровой системой бронирования, но и возможность эффективно отслеживать загруженность переговорных. Интегрировать цифровые инструменты в физическую рабочую среду можно самыми разными способами. Надо только начать их искать.

7. Унифицированные коммуникации
Наши ноутбуки способны играть роль телефонов, а на смартфонах мы без труда можем проводить видеоконференции. Возможность контактировать с коллегами с помощью наиболее подходящего в данный момент и в данном месте средства связи становится стандартом хорошего Digital Workplace.

Удобно иметь под рукой список сотрудников с прикрученным к нему поиском - и чтобы на смартфоне тоже работало. Обладать возможностью легко переводить звонок с ноутбука на смартфон и обратно. Связываться с автором статьи из интранета, просто наведя курсор на имя и щелкнув мышкой. Превращать переписку один на один в групповой чат, а потом переходить в режим видеозвонка.

Долгое время мы в основном говорили об унифицированных коммуникациях, успешных примеров было мало. Наконец мы сможем увидеть, как они должны работать на самом деле.

8. Привлекательность и немного геймификации
Бороться за квалифицированные кадры с каждым годом становится все труднее, одновременно растут и наши требования к цифровым технологиям. Предлагая сотрудникам грамотно спроектированную цифровую рабочую среду, компания получает дополнительное преимущество в плане привлечения новых сотрудников.

Именно поэтому вашей команде Digital Workplace стоит серьезно относиться к интерфейсам. Аккуратный дизайн, эстетическая привлекательность и немного геймификации - вот чем надо завоевывать сердца. Но это не та геймификация, где надо набирать призовые очки и соревноваться за лидерство, речь идет о свойствах интерфейса. Интерфейс должен давать обратную связь на успешное выполнение определенных действий и задач. Что-то вроде похвалы за хорошую комбинацию в Candy Crush.

В итоге виртуальная рабочая среда по своему удобству и уровню продуманности не должна уступать лучшим реальным офисам. Ведь именно качество Digital Workplace во многом определяет продуктивность сотрудников.

Источник: http://www.cmswire.com/cms/social-business/8-components-of-a-truly-integrated-digital-workplace-027487.php

Лучшие статьи по теме

Комментарии