Вы когда-нибудь задумывались, почему так легко найти все что угодно в Интернете и так непросто отыскать нужное в корпоративной сети? А ведь это так. В большинстве компаний система внутреннего поиска оставляет желать лучшего.
По данным исследования AIIM (Ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями) трое из четырех специалистов в области IT считают, что вне организации информацию искать проще, чем внутри. При этом 25% опрошенных признаются, что в их компании просто нет достаточно развитых или специализированных инструментов для поиска.
Но и это еще не все! Более половины из 415 опрошенных описали внутрикорпоративные юридические процедуры работы с данными, требующими защиты, как «нерегламентированные, неавтоматизированные, неупорядоченные и дорогостоящие».
По мнения автора исследования, главы подразделения по исследованию рынка в AIIM Дуга Майлса, это создает высокие риски для сотрудников компаний в плане потенциального юридического преследования. В организациях, где подобные политики и процедуры вообще отсутствуют (28% принявших участие в опросе), эти риски особенно высоки.
Кто в лес, кто по дрова
В отчете AIIM приведен целый ряд фактов, свидетельствующих о распространенности проблем с внутренним поиском:
- 71% участников опроса считает, что развитые функции внутреннего поиска жизненно важны для компании. При этом системы, способные вести кросс-поиск по внутреннему репозиторию, есть только в 20% организаций. В 58% случаев уровень развития корпоративных поисковых систем можно назвать минимальным.
- Как мы уже упоминали, 25% опрошенных утверждают, что у них нет доступа к достаточно развитым или специализированным поисковым инструментам. А 45% из тех, у кого такой доступ есть, пользуются поисковым движком, которые встроен в корпоративную CMS или предоставлен поставщиком CMS.
- Только в 13% организаций есть пять и более поисковых инструментов.
- 38% специалистов никогда не настраивали и не оптимизировали поисковые инструменты для своих нужд.
- Сюда же относятся 8%, которые никогда не пользовались поиском.
- 65% опрошенных согласны с утверждением, что отыскать нужную корпоративную информацию с мобильного устройства - сложно.
- Менее чем в 40% организаций для поиска используется естественный язык.
Но не все так плохо. Есть и хорошие новости. По данным AIIM, 73% компаний считают улучшение поисковой системы более приоритетным проектом, чем создание системы анализа Больших данных.
Сделаем поиск лучше
С чего начать? Как подойти к улучшению поисковой системы?
Поиск – приоритет номер один
Итак, мы говорили о 71% компаний, для которых поисковая система - важный инструмент повседневной работы. Впечатляющие цифры.
Однако у 58% организаций поисковая система развита плохо. В первую очередь им нужна стратегия развития поиска. Потом необходимо определиться с бюджетом. Затем надо подобрать «владельца» поисковой системы, обладающего определенным авторитетом. Наконец, потребуется разработать специальный курс обучения для сотрудников.
В процессе совершенствования движка важно помнить: система должна оставаться максимально понятной и дружелюбной к пользователям!
Прикиньте координаты отправной точки
Сложно прийти к финишу, не зная, в какой точке маршрута вы сейчас находитесь. Начните с аудита поисковых инструментов. Выясните, можно ли их систематизировать или проапгрейдить, правильно ли они настроены, проведена ли оптимизация. Реально ли их настроить для кросс-поиска по нескольким хранилищам данных.
Позаботьтесь о правовых вопросах
Занимаясь поисковыми функциями, не забывайте о юридической стороне дела. Учитывайте требования законов по обработке и раскрытию информации. Оцените соответствие действующих корпоративных процедур текущему законодательству, и при необходимости пересмотрите некоторые процессы.
Нередко компании опасаются, что установка мощного поискового движка приведет к утечке конфиденциальной, но плохо защищенной информации. Опасение вполне понятно. Но решать проблему нужно не сдерживанием развития поискового движка, а устранением недостатков в защите данных.
Найдите лидера
Серьезному проекту нужен серьезный лидер. И не забудьте четко очертить границы ответственности всех команд, участвующих в работе. Когда вопросы с полномочиями и ответственностью решены, можно переходить к анализу и оценке существующей системы, консолидации поисковых инструментов, формированию новых стандартов и процедур поиска.
Чем проще людям найти нужные данные, тем выше продуктивность работы. В конце концов, любые данные бесполезны, если вы не можете их найти.
Источник: http://www.cmswire.com/cms/information-management/few-organizations-have-strong-internal-search-capabilities-027201.php
