Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

А поиск и ныне там



Вы когда-нибудь задумывались, почему так легко найти все что угодно в Интернете и так непросто отыскать нужное в корпоративной сети? А ведь это так. В большинстве компаний система внутреннего поиска оставляет желать лучшего.

По данным исследования AIIM (Ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями) трое из четырех специалистов в области IT считают, что вне организации информацию искать проще, чем внутри. При этом 25% опрошенных признаются, что в их компании просто нет достаточно развитых или специализированных инструментов для поиска.

Но и это еще не все! Более половины из 415 опрошенных описали внутрикорпоративные юридические процедуры работы с данными, требующими защиты, как «нерегламентированные, неавтоматизированные, неупорядоченные и дорогостоящие».

По мнения автора исследования, главы подразделения по исследованию рынка в AIIM Дуга Майлса, это создает высокие риски для сотрудников компаний в плане потенциального юридического преследования. В организациях, где подобные политики и процедуры вообще отсутствуют (28% принявших участие в опросе), эти риски особенно высоки.

Кто в лес, кто по дрова

В отчете AIIM приведен целый ряд фактов, свидетельствующих о распространенности проблем с внутренним поиском:
  • 71% участников опроса считает, что развитые функции внутреннего поиска жизненно важны для компании. При этом системы, способные вести кросс-поиск по внутреннему репозиторию, есть только в 20% организаций. В 58% случаев уровень развития корпоративных поисковых систем можно назвать минимальным.
  • Как мы уже упоминали, 25% опрошенных утверждают, что у них нет доступа к достаточно развитым или специализированным поисковым инструментам. А 45% из тех, у кого такой доступ есть, пользуются поисковым движком, которые встроен в корпоративную CMS или предоставлен поставщиком CMS.
  • Только в 13% организаций есть пять и более поисковых инструментов.
  • 38% специалистов никогда не настраивали и не оптимизировали поисковые инструменты для своих нужд.
  • Сюда же относятся 8%, которые никогда не пользовались поиском.
  • 65% опрошенных согласны с утверждением, что отыскать нужную корпоративную информацию с мобильного устройства - сложно.
  • Менее чем в 40% организаций для поиска используется естественный язык.
Как можно догадаться, в большей части компаний за поисковую систему отвечает IT-департамент. Лишь в четверти случаев респонденты считают такой вариант оптимальным. 44% опрошенных предпочли бы передать поисковую систему во владение отдела управления рисками, нормативно-правового соответствия или обработки и управления данными. При этом за передачу полномочий руководителю департамента управления знаниями высказались 34% участников опроса. А 29% назвали в качестве подходящей кандидатуры CKO (Chief Knowledge Officer).

Но не все так плохо. Есть и хорошие новости. По данным AIIM, 73% компаний считают улучшение поисковой системы более приоритетным проектом, чем создание системы анализа Больших данных.

Сделаем поиск лучше

С чего начать? Как подойти к улучшению поисковой системы?

Поиск – приоритет номер один

Итак, мы говорили о 71% компаний, для которых поисковая система - важный инструмент повседневной работы. Впечатляющие цифры.

Однако у 58% организаций поисковая система развита плохо. В первую очередь им нужна стратегия развития поиска. Потом необходимо определиться с бюджетом. Затем надо подобрать «владельца» поисковой системы, обладающего определенным авторитетом. Наконец, потребуется разработать специальный курс обучения для сотрудников.

В процессе совершенствования движка важно помнить: система должна оставаться максимально понятной и дружелюбной к пользователям!

Прикиньте координаты отправной точки

Сложно прийти к финишу, не зная, в какой точке маршрута вы сейчас находитесь. Начните с аудита поисковых инструментов. Выясните, можно ли их систематизировать или проапгрейдить, правильно ли они настроены, проведена ли оптимизация. Реально ли их настроить для кросс-поиска по нескольким хранилищам данных.

Позаботьтесь о правовых вопросах

Занимаясь поисковыми функциями, не забывайте о юридической стороне дела. Учитывайте требования законов по обработке и раскрытию информации. Оцените соответствие действующих корпоративных процедур текущему законодательству, и при необходимости пересмотрите некоторые процессы.
Нередко компании опасаются, что установка мощного поискового движка приведет к утечке конфиденциальной, но плохо защищенной информации. Опасение вполне понятно. Но решать проблему нужно не сдерживанием развития поискового движка, а устранением недостатков в защите данных.

Найдите лидера

Серьезному проекту нужен серьезный лидер. И не забудьте четко очертить границы ответственности всех команд, участвующих в работе. Когда вопросы с полномочиями и ответственностью решены, можно переходить к анализу и оценке существующей системы, консолидации поисковых инструментов, формированию новых стандартов и процедур поиска.

Чем проще людям найти нужные данные, тем выше продуктивность работы. В конце концов, любые данные бесполезны, если вы не можете их найти.

Источник: http://www.cmswire.com/cms/information-management/few-organizations-have-strong-internal-search-capabilities-027201.php

Лучшие статьи по теме

Комментарии