Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Строим социальный интранет: сценарии использования



Мы продолжаем обсуждать способы построения правильного социального интранета. В предыдущей статье по этой теме мы говорили, что до начала внедрения необходимо разработать концепцию корпоративной соцсети.

Если вы все еще думаете, что организовать совместную работу очень просто и с появлением социального интранета все наладится само собой, у нас для вас не очень хорошие новости. Не бывает хороших интранетов без серьезной подготовительной работы.

Приоритет номер один - выяснить потребности корпоративной экосистемы. Зная потребности, мы сможем создать грамотные стратегические сценарии использования, которые принесут компании дополнительные бизнес-выгоды за счет использования социальных инструментов.

Сегодня мы посмотрим, как подобрать и простроить адекватные сценарии использования, которые позволят воплотить нашу концепцию социального интранета на практике.

Будем считать, что вы прислушались к советам из прошлой статьи и заранее подумали о:
  • Привлечении и вовлечении рядовых пользователей и руководства;
  • Определились с бизнес-целями и выявили болевые точки;
  • Проанализировали мотивацию пользователей и их методы работы;
  • Учли возможности и особенности "технического ландшафта".
Тогда у вас сильная исходная позиция, в вашем распоряжении есть все необходимое для выбора и разработки нескольких сценариев использования. Правильно подобранные сценарии помогут продемонстрировать мощь и силу социальных технологий всей вашей организации.


Выбираем сценарии

Анализируя ситуацию в компании, вы наверняка выявите несколько дюжин рабочих процессов, которым может пойти на пользу внедрение социальных инструментов и методов работы. Эти процессы можно объединить в более общие категории, чтобы подобрать к ним свой сценарий использования социальных технологий.

Безусловно, в вашем случае это могут быть совсем другие категории, но все же мы дадим несколько примеров:
  • Обмен знаниями;
  • Совершенствование процессов;
  • Улучшение продуктов;
  • Обнаружение центров компетенций;
  • Инновации;
  • Управление проектами и поддержка;
  • Вовлечение и социализация сотрудников;
  • Вовлечение потребителей;
  • Поддержка продаж;
  • Разрешение проблем;
  • Управление идеями.
Продолжая добавлять новые категории в том же духе, вы рано или поздно увидите, как несколько рабочих процессов сойдутся в одном сценарии использования. Следующим шагом станет отбор максимум двух-трех сценариев. «Избранные» сценарии необходимо будет довести до состояния подробного плана, который позволит получить весомые бизнес-выгоды, обеспечит вовлечение нужной нам аудитории и позволит в явном виде оценить конечные результаты. Такой план станет фундаментом для дальнейших действий и отправной точкой для всех остальных сценариев использования, которые вы будете реализовывать в будущем.

Выбирать сценарии можно по следующим критериям:
  • Выгода. Поможет ли сценарий достичь актуальных бизнес-целей? Коррелирует ли он с существующими KPI?
  • Ключевые пользователи. Соответствует ли сценарий потребностям и мотивации тех групп пользователей, которые играют ключевую роль в успехе компании?
  • Руководство. Насколько заинтересованы в успешной реализации данного сценария руководители и другие ключевые игроки? Насколько они расположены принять участие в проекте?
  • Видимость. В какой степени активность и результаты сценария будут видимы широкой аудитории?
  • Охват. Какое количество подразделений задействует сценарий или же он ориентирован только на какую-то одну группу пользователей?
  • Риск. Какова степень влияния сценария на корпоративную экосистему? Готовы ли пользователи тратить дополнительные силы на обучение?
  • Сглаживание острых углов. Какова будет эффективность сценария в разрешении острых моментов и снижении общего недовольства внутри компании?
  • Технические перспективы. Удовлетворяет ли текущее техническое оснащение требованиям сценария?
  • Управляемость. Справится ли существующая команда с тем чтобы в полной мере задействовать все возможности сценария?
  • Границы. Насколько четко определены рамки сценария? Насколько конкретизированы его цели?
Готовим сценарии
Итак, прежде чем начать внедрение, вам нужно четко расписать сценарии. Один из типичных и самых серьезных недостатков сценариев использования - неконкретность. Например, «обмен знаниями» это не сценарий использования, а очень много что в себя включающий вид деятельности. Сценарий должен отвечать на вопросы «Чего я хочу достичь, улучшив обмен знаниями?» и «Как я этого достигну?».

Вот простой шаблон для достижения нужного уровня детализации сценария:
  • Бизнес-цель. Какую цель преследует сценарий? Сформулируйте понятные цели, которые принесут прямые выгоды как пользователям, так и всему вашему бизнесу.
  • Определите круг пользователей. Сначала определите, какие группы пользователей будут принимать участие в сценарии. После этого назовите конкретные имена, кого обязательно нужно вовлечь.
  • Определите виды деятельности. Что именно будут делать пользователи для достижения заявленных целей?
  • Определите инструменты и методы. Опишите, как именно будет реализована необходимая деятельность с помощью социальных инструментов и методов работы. Это критически важный этап в создании сценария использования. В ходе данного этапа вы будете сопоставлять реальные потребности и рабочие процессы с имеющимися у вас инструментами.
  • Определитесь с мотивациями. Каким образом ваш сценарий соответствует мотивации целевых пользователей? Как он будет стимулировать пользователей?
  • Управление. Какие типы ролей и сферы ответственности необходимы для поддержки деятельности, предусмотренной сценарием? Четко пропишите желательные и нежелательные в контексте данного сценария виды активности.
  • Пользовательский опыт. Составьте "маршруты", по которым будут проходить пользователи внутри сценария. Удостоверьтесь, что работа по сценарию не вызовет у пользователей сомнений: в конечной цели сценария; в том, что им необходимо делать и как делать; в мотивации для выполнения своей работы в сценарии.
  • Оценка. У сценария должны быть свои критерии успешности, как количественные показатели, так и качественные индикаторы удовлетворенности пользователей и полученных выгод.
Примерно такой уровень детализации потребуется перед тем, как вы начнете внедрение и сможете отслеживать происходящее.
Даже если вы крепко-накрепко запомнили наши советы, нет никакой гарантии, что у вас все идеально получится с первого раза. Вы можете столкнуться с некими неизвестными факторами и неожиданной реакцией пользователей, которые заставят вас менять все на ходу. Это нормально. Однако, если вы найдете ответы на все поставленные нами вопросы «перед прыжком», вы будете в точности знать, чего вы хотите достигнуть. Для знающего человека шансы на успех всегда выше.

Следующая, заключительная в нашей серии, статья будет посвящена долгосрочной работе по принятию и освоению социального интранета сотрудниками компании.

Источник: http://dachisgroup.com/2013/07/designing-robust-use-cases/

Лучшие статьи по теме

Комментарии