Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Чего не хватает вашим виртуальным совещаниям?



Мы все больше общаемся в виртуальности - с коллегами, друзьями и родственниками. Виртуальные коммуникации позволяют намного чаще и активнее взаимодействовать с людьми, удаленными от нас на сотни и тысячи километров. И все же, такому общению как будто бы чего-то недостает. В основном нам не хватает визуальной информации и ощущения реального взаимодействия, нередко остается послевкусие неудовлетворенности и даже незавершенности коммуникации.

Как повысить качество виртуальных коммуникаций и улучшить собственные навыки коммуникатора? При ограниченном  визуальном контакте мы можем управлять двумя другими важными вещами - ритмико-интонационными средствами и качественными характеристиками речи, как это называют в Cogito Corporation, вышедшей из медиалаборатории Массачусетского технологического института (MIT Media Lab). Cogito Corporation занимается технологиями и техниками, которые помогают понять принципы передачи информации в виртуальных коммуникациях и улучшить качество подобных взаимодействий.

Ритмико-интонационные средства включают в себя управление ролями в коммуникации, регулирование темпа речи и слушание. Осознанно применяя такие техники в ходе совещания, вы сможете наладить сбалансированный диалог с мощным взаимодействием и заинтересованностью участников, а самое главное, все будут удовлетворены итогами общения.

Под качественными характеристиками речи в Cogito Corporation понимают работу с тоном голоса. Здесь важно и что вы говорите и как это воспринимается: чувствуется ли напряженность в голосе и заученность текста или все выглядит естественно, как подлинная импровизация?

В Cogito Corporation это называют “сигналами честности”, потому что они в значительной мере относятся к области бессознательных и неконтролируемых кусочков передаваемой информации. Как правило, мы фокусируется исключительно на содержании речи, а не на манере изложения. Вот почему вдохновенный спикер на WebEx со своей вызубренной речью кажется нам скучным. Никто не захочет слушать и доклад по финансовой отчетности в исполнении типичного “опытного руководителя”. И там и там докладчики фокусируются на контенте, почти не обращая внимания на подачу.

Коммуникация “один-ко-многим”
В коммуникации “один-ко-многим” презентатор должен уделять основное внимание двум моментам. Во-первых, необходимо следить за изменениями качественных характеристик речи: тона голоса (контролируемый или воодушевленный) и темпа (быстрый или медленный). Меняя тон и темп, вы делаете свое выступление более интересным и захватывающим. У слушателей не получится “привыкнуть” в вашему стилю речи и они будут внимательно следить за тем, что вы говорите.

В коммуникации “один-ко-многим” можно применять и ритмико-интонационные средства, чтобы выстроить более тесную связь с аудиторией. Задача презентатора - настроиться на слушателей. Ответственность за успех целиком и полностью ложится на выступающего. Но чем менее односторонней будет коммуникация, тем лучше. Делайте паузы и давайте людям возможность задавать вопросы.

Коллективные коммуникации в стиле совместной работы
Для совместной работы, например, для совещаний виртуальных команд численностью от четырех до семи человек, лучше всего подойдет формат равного участия всех присутствующих. Вам придется сделать так, чтобы высказались все члены команды. И обязательно нужно выразить благодарность каждому участнику за вклад в обсуждение.

Для этого есть три способа:
•    Признание: прямое вербальное выражение благодарности(например, “спасибо за весомый вклад в наш разговор”);
•    Обратная связь: комментирование, обобщение сказанного или повторение основного содержания высказанной кем-то мысли (например, “действительно, мы уже говорили об этом раньше…” или “так значит, вы говорите о…”).
•    Невербальное подтверждение: фразы в стиле “ага-ага”, “да, точно” и “хмм…”.

Очень часто презентатор хочет, чтобы его воспринимали вполне определенным образом. Для этого нужно придерживаться конкретной линии поведения.

Если вы хотите, чтобы вас воспринимали как внимательного и участливого человека, старайтесь отзеркаливать тон и скорость речи собеседника. Придерживайтесь тактики активного слушания: перефразируйте и подтверждайте услышанное. В итоге аудитория почувствует, что вы “на одной волне”. Вы увидите, как налаживается контакт, растет одобрение и доверие.

Если ваша цель - образ компетентного руководителя, говорите коротко и емко, сохраняя одинаковый темп речи и тон голоса. Старайтесь говорить поменьше и не торопитесь, ваша задача - четко изложить свою позицию. Так вы будете выглядеть увереннее и вам будет легче играть роль ответственного лица. Важно дать возможность всем собеседникам высказать свои идеи.

Достаточно хотя бы немного думать о правильном использовании собственного голоса, и недостатки виртуальных коммуникаций будут восполнены. Управляйте тоном голоса и темпом речи, применяйте активное слушание, смену ролей, не забывайте признавать вклад собеседников в диалог. Возрастет продуктивность виртуальных совещаний, увеличится удовлетворенность сторон самой коммуникацией и ее итогами.

Источник: http://www.inc.com/matt-abrahams/the-key-to-making-virtual-meetings-less-awkward.html

Лучшие статьи по теме

Комментарии