Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Из чего же, из чего сделаны социальные интранеты?

К сегодняшнему дню понятие «социального интранета» превратилось в довольно пространную концепцию. Разные участники индустрии Social Business вкладывают в него немного разный смысл и содержание. Мы попытаемся конкретизировать, из чего же может и должен состоять социальный интранет.

Начнем с самого начала. Интранет – это внутренняя сеть, в которой размещается корпоративный контент. Нередко интранет представляет из себя всего лишь набор ссылок, ведущих в другие бизнес-приложения и системы. В более продвинутых интранетах все несколько лучше: присутствуют зоны для публикации новостей и объявлений, у подразделений компании есть свои собственные страницы для обмена информацией, существует единое пространство для выполнения рабочих задач.

Раньше компании хотели просто добавить в интранет пару социальных функций, например, корпоративные блоги или базу знаний (вики). Сейчас их все больше интересует замена старой, традиционной корпоративной сети на социальный интранет.

На различных интернет-ресурсах в достатке статей о «человеческой» составляющей социального интранета. Как мотивировать людей на освоение новой системы, как необходимо модифицировать правила и политики для успешной работы на новой платформе – мы тоже писали об этом в нашем блоге. Сегодня мы поговорим о конкретных технологиях, на которых строится социальный интранет. Классифицируем их по типам.

На картинке показаны все возможные типы технологий, которые так или иначе присутствуют в «стандартном» социальном интранете. Конечно, это не означает, что каждый социнтранет включает в себя все эти инструменты. Просто большая их часть оказывается востребованной почти всегда.



Начнем с вершины нашего «циферблата» и, следуя по часовой стрелке, опишем, какой вклад в социальный интранет вносит каждая из технологий.

Портал
– объединяющий инструмент. На едином портале обычно отображается вся важная для пользователя информация. Персонализированные настройки портала позволяют пользователю выводить на главную страницу ровно то, что ему необходимо: корпоративные новости, блоги, ленту активности и т.д.

Система управление контентом и документами - система, которая необходима для управления официальным контентом в корпоративной соцсети. Официальный контент это корпоративные новости, различные правила, политики и процедуры и тому подобное. Обычно данный тип контента размещается конкретной, очень небольшой группой пользователей с соответствующими полномочиями. Система управления контентом позволяет контролировать публикацию и форматирование официально й информации, дает возможность отделить ее от пользовательского контента.

В некоторых случаях система управления документацией и система управления контентном – это не одно и то же. Чаще всего так случается, когда законодательство предъявляет особые требования к документообороту организации. Система управления документацией помогает разделить права пользователей по созданию, редактированию и доступу к документам в корпоративной сети.

Поиск
– практически обязательный атрибут любого интранета. Система поиска социального интранета должна отлично работать с официальным и пользовательским контентом, в профилях пользователей, блогах, присоединенных файлах и т.д.

Интеграция приложений. Подразумевается, что у пользователя должен быть единый профиль для всех бизнес-приложений в социальном интранете. Один логин и пароль для всех систем – без необходимости повторного набора для входа в каждое отдельное приложение.

Обмен файлами - способ заменить корпоративный диск Y, или S, или W, используемый для обмена файлами внутри организации. В большинстве компаний “диск S” - это огромная масса файлов, которая неким образом сортируется пользователями или подразделениями компании. На таком диске нужный файл невозможно найти, если сведущий человек не скажет точно, где он находится. В социальном интранете обмен файлами должен быть намного проще. Прежде всего, он должен быть интегрирован с системой поиска. У всех должна быть возможность структурировать и сортировать файлы по пользователям, отделам, тэгам, проектам или сообществам.

Мобильный доступ
– тоже практически обязательная функция на сегодняшний день. К сожалению, пока что далеко не все компании предоставляют мобильный доступ к интранету. Вариант минимум – браузерный доступ в интранет со смартфона или планшета. Более продвинутый вариант - мобильное приложение, которое отправляет уведомления и позволяет работать в интранете.

Система анализа поведения пользователей - система, которая собирает статистические данные о поведении сотрудников в интранете. Какие страницы они посещают, сколько времени на них проводит – все это подсчитывается и учитывается. Очень важно понимать, какие разделы интранета популярны и как ими пользуются. Обладая такой информацией, можно совершенствовать интранет или удалять ненужный функционал. Внедрение аналитических инструментов часто откладывают до последнего момента, однако они абсолютно необходимы практически в любом интранете.

Лента активности - отображает статусы пользователя и выводит всевозможные уведомления. По свое сути аналогична «Ленте новостей» в Facebook. В социальном интранете лента активности позволяет следить за действиями других пользователей, публиковать свои новости и объявления.

Часто лента интегрирована с микроблогами. Здесь стоит разделить блоги и микроблоги. Пост в микроблоге - это небольшая запись, как в Твиттере, а запись в блоге может быть довольно объемной статьей.

В некоторых новых системам в ленту активности выводятся уведомления из различных бизнес-приложений.

Блоги
– наверное, одна из самых распространенных разновидностей интернет-активности. Что касается социальных интранетов, компании обычно хотят, чтобы топ-менеджеры вели персональные блоги и таким образом контактировали с сотрудниками компании. Многие организации поощряют ведение блогов сотрудниками как форму обмена знаниями. Как правило, блоги являются зоной неформального общения, поэтому часто они не относятся к сфере ответственности системы управления контентом, о которой мы писали выше.

Корпоративная вики – инструмент для накопления информации и обмена знаниями. Контент в вики немного более формальный, чем в блогах, но не такой строго официальный, как в корпоративных новостях. Эталонный пример базы знаний – Википедия. Как правило, сотрудники компании могут свободно вносить и редактировать вики-контент. Другие пользователи так же свободно могут его модерировать, исправлять или дополнять. Наиболее активно базы знаний используются для документирования проектов и фиксирования истории компании.

Профайлы – еще один важнейший атрибут социального интранета. Система персональных профайлов позволяет пользователям добавлять личную информацию – об увлечениях, профессиональном опыте и навыках – наряду с официальными корпоративными данными, такими как должность, номер телефона, адрес электронной почты. Грамотно сделанная система профайлов дает возможность легко находить людей со схожими интересами и с нужным опытом работы.

Система безопасности – неотъемлемая часть любого интранета. В социальном интранете пользователи получают доступ к новым видам информации, здесь появляются возможности для совместной работы как внутри компании, так и за ее пределами. Необходимо обеспечить безукоризненную работу систем безопасности, чтобы закрыть пользователям доступ к информации, которая им не предназначена, а также исключить возможность утечки конфиденциальных данных.

Социальный интранет – сложная, многокомпонентная экосистема. Интранет прошлого состоял преимущественно из системы управления контентом, в которой создавался набор страниц с общедоступной информацией. Социальные интранеты состоят из множества разнородных систем. Эти системы необходимо координировать между собой и преподносить пользователям таким образом, чтобы создать все возможности для эффективной совместной работы и свободного обмена информацией.

В следующий раз мы поговорим о дополнительных технологиях, которыми часто и несправедливо пренебрегают в обсуждениях о социальных интранетах. Однако в отдельных случаях именно они способны стать ключевыми компонентами конечного решения.

Источник: http://blogs.perficient.com/portals/2013/01/17/social-intranet-technologies-part-1/

Лучшие статьи по теме

Комментарии