Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Как выбрать поставщика решения для социального интранета

Как вы, возможно, заметили, вендоры социальных интранетов и платформ для совместной работы постепенно становятся все больше и больше похожи друг на друга. Сходство проявляется и во «внешности» и в функционале предлагаемых продуктов.

При этом сами поставщики и их заказчики отлично знают: одна из основных сложностей для большинства компаний – это именно оценка и выбор вендора. Не так уж редки случаи, когда компания выбирает поставщика и очень скоро осознает всю глубину своей ошибки. Если никто не удосужился провести грамотную, поэтапную оценку претендентов, неудачный финал практически неизбежен.

Сегодня мы приведем восемь базовых критериев, по которым один из ведущих экспертов в области совместной работы Джейкоб Морган предлагает сравнивать поставщиков социальных платформ. Безусловно, вы вправе добавить к этому списку свои собственные критерии. На выходе вы должны получить перечень, который будет полностью соответствовать потребностям вашего бизнеса.



1. Стоимость

Здесь все просто: какую сумму вендор взимает за использование платформы?
Один из наиболее распространенных способов – по числу рабочих мест (пользователей).Таким образом, важно понимать, сколько у вас будет пользователей. Составьте план на длительный срок: во сколько вам обойдется услуга сегодня, через полгода, год, через два года и дальше. Вам не нужны сверхточные цифры, достаточно более-менее четко оценить порядок предстоящих расходов. Возможно, в первый год вы удовлетворитесь пилотным проектом всего на 100 человек. При этом через два годы вы, вполне вероятно, захотите развернуть платформу уже для нескольких тысяч сотрудников. Вот что вам необходимо просчитать. Еще один момент, который нужно прояснить сразу, это возможность в нужный момент увеличить или уменьшить количество пользователей на необходимую вам величину без каких-либо штрафов или существенного изменения стоимости отдельного рабочего места.

2. Функционал

Что именно данная платформа вам даст и чем она отличается от остальных?
Как мы уже сказали, большинство вендоров предлагает примерно одинаковый функционал. Как определить, насколько вам подходит данное конкретное решение? Просто составьте несколько реальных сценариев использования и соотнесите их со списком ваших требований. Например, некоторые поставщики предлагают платформы, ориентированные исключительно на сотрудников компании. Другие обещают поддержку «внешних» сообществ для ваших клиентов. Здесь мы опять возвращаемся к долгосрочному планированию. Например, вы внедрили систему, возможности которой ограничиваются организацией совместной работы только между вашими сотрудниками. Через некоторое время у вас возникает желание подключить к процессу руководство, а нужного функционала элементарно нет. Может так случиться, что вы будете вынуждены привлечь еще одного поставщика и познать все радости интеграции.

3. Отношение

Все хотят работать с поставщиком, который не только предлагает отличный продукт, но и способен адекватно взаимодействовать с клиентом. Не так уж и редко приходится сталкиваться с невежливым обращением и пустыми обещаниями со стороны команды вендора. С такими людьми, естественно, не хочется иметь никаких дел.

Поинтересуйтесь отзывами, пообщайтесь с существующими или бывшими клиентами. Узнайте, что было хорошо, а что было не очень при работе с данным поставщиком. Если вендор обычно работает с крупными компаниями, а ваша организация относится к малому или среднему бизнесу, убедитесь, что к вам будут относиться с не меньшим уважением.

4. Технологии и безопасность

Кто-то предпочитает коробочные системы, кто-то облачные, а третьи – вообще гибридные варианты. У каждой организации свои представления о необходимом уровне безопасности. Какой бы вариант ни был выбран, надо удостовериться, что вы в достаточной мере побеспокоились о безопасности и сохранности данных. Необходимо, чтобы платформа была достаточно гибкой с точки зрения ваших сегодняшних потребностей и будущих планов.

Гибкость и безопасность нередко вступают в противоречие, которое оборачивается сомнениями «облако или коробка?». На этом этапе критически важно привлечь к обсуждению вашу IT-службу.

5. Кастомизация и интеграция

Подавляющее большинство компаний хочет иметь возможность интегрировать новую платформу с другими системами и кастомизировать ее по своему усмотрению. Это может подразумевать под собой все что угодно. От поддержки и работы с форматами документов из старого интранета до интеграции с системой единой авторизации от стороннего поставщика. Некоторые из вендоров чуть гибче остальных, поэтому заранее просчитайте, что именно вы хотите кастомизировать и с чем интегрироваться.

6. Простота использования и интуитивная понятность

Неимоверно важно, чтобы все сотрудники компании могли пользоваться платформой, которую вы выберете. Бывает, что главным препятствием к освоению становится сама платформа. Если никто не может самостоятельно разобраться, как работать в новой системе, удачного исхода ждать не стоит.

Вы можете предварительно протестировать новый интранет на своих сотрудниках и получить необходимую обратную связь.

Сегодня многие вендоры специально делают интерфейсы своих социальных интранетов похожими на интерфейс Facebook или Twitter, чтобы пользователям казалось, что они давно знакомы с платформой.

Запомните, даже если платформа технологически совершенна, она все равно может быть недостаточно хороша для вашей компании. Если систему нельзя назвать простой в использовании и интуитивной, лучше забудьте о ней.

7. Поддержка

Убедитесь, что потенциальный вендор предлагает адекватные условия поддержки. Стоимость поддержки и обслуживания у разных поставщиков может различаться на порядки. Где-то придется выложить больше 20% от размера годовой подписки, а где-то вам все предоставят бесплатно.

Неплохо узнать заранее, прислушивается ли вендор к отзывам клиентов и учитывает ли их просьбы в новых версиях, дополнениях и апгрейдах системы. Некоторые производители охотно идут навстречу пожеланиям потребителей, другие же четко придерживаются своего собственного плана развития продукта.

Не забывайте и о других не менее важных моментах. Проверьте, есть ли у вендора персональная линия техподдержки? Круглосуточная она или нет? Есть ли клиентское сообщество? Взимается ли плата за какие-либо услуги и что вообще входит в поддержку? Иногда вендор перестает поддерживать продукт, если клиент слишком сильно его кастомизировал. Уточните границы кастомизации.

8. Отраслевая экспертиза

Хотя отраслевая экспертиза важна далеко не для всех, есть организации, учитывающие ее при выборе решения. Некоторые поставщики имеют больше опыта в фармацевтической отрасли или в государственном секторе, другие – в сфере высшего образования и высоких технологий. Встречаются вендоры, имеющие чисто отраслевую специализацию. Однако большинство платформ может использоваться практически в любой сфере и отрасли. Отраслевая экспертиза, как правило, не является главным критерием в подборе поставщика, если только вам не нужно что-то совсем особенное.

Наконец, стоит обратить внимание на склонность вендора к использованию передовых практик и предоставлению дополнительной методической поддержки. Эти моменты не включены в основной список, потому что сами по себе они не позволяют полноценно оценить поставщика. А вот если вам трудно выбрать между двумя почти равными компаниями, эти критерии помогут вам определиться. Всевозможные вебинары, выступления, кейсы – это отличный способ для обучения клиентов и обмена знаниями. В индустрии, которая так быстро развивается, лучше сотрудничать с поставщиком, который будет постоянным источником ценных идей и уникальных находок, способных оказать неоценимую помощь в вашем путешествии по вселенной социальных технологий.

Источник: http://www.informationweek.com/thebrainyard/news/social_networking_private_platforms/240148272/8-ways-to-judge-collaboration-technology-vendors?pgno=1

Лучшие статьи по теме

Комментарии