Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки
  • Главная
  • Как мотивировать сотрудников использовать инструменты для совместной работы

Как мотивировать сотрудников использовать инструменты для совместной работы

Новые инструменты для совместной работы появляются на западных рынках с завидной регулярностью. Чем же вызвано такое оживление?

Компании четко понимают ценность технологий, способных помочь им в отладке бизнеса. У платформ для совместной работы есть два основных «драйвера» принятия и освоения. Первый - устранение проблем в коммуникациях. Люди получают простые возможности для открытого взаимодействия и общения. Второй – невероятная гибкость, которая позволяет проектным командам в реальном времени отслеживать ход выполнения как собственных, так и коллективных задач.

Проблема в том, что недостаточно просто выбрать подходящее решение для развития коммуникаций и увеличения гибкости. Необходимо получить одобрение сотрудников компании, при том, что многие из них могут считать нововведение раздражающей помехой, а не помощью в работе.
Как компания может приучить сотрудников пользоваться новыми инструментами и доходчиво продемонстрировать их нужность?

Первым делом стоит запомнить, что ни одна технология сама по себе не способна организовать людей для совместной работы. Совместная работа строится на добровольном взаимодействии одних людей с другими. Сначала необходимо заручиться доверием сотрудников к новым средствам работы. Здесь лидеры компании должны подать пример. Именно с них начинается трансформация корпоративной культуры и внедрение новых способов коммуникаций, конечная цель которых – формирование новых методов работы.

Выбираем подходящий инструмент

Согласно недавнему отчету McKinsey, 72 % организаций так или иначе используют социальные технологии. Раскрыть их потенциал в полной мере удается немногим. В отчете говорится, что «компании продолжат искать и развивать новые способы работы с потребителями на основе социальных технологий, а также будут получать таким образом идеи для улучшения продуктов, для маркетинга и обслуживания клиентов». При этом подчеркивается, что «в социальных технологиях скрыт в два раз больший потенциал для развития коммуникаций, обмена знаниями и совместной работы внутри самих компаний».

Когда настает момент выбора подходящего инструмента для развития коммуникаций, обмена знаниями и организации совместной работы, крайне важно выбрать решение, максимально соответствующее принципам работы сотрудников. Нельзя выбирать платформу, которая устраняет пару более-менее серьезных проблем, при этом неуклюжа в использовании и только создает дополнительную работу. Нужно искать решение, которое будет поддерживать естественные коммуникации между пользователями.

На сегодняшний день большинство из нас предпочитает живому или даже телефонному общению переписку по электронной почте. В среднем сотрудники компаний тратят на электронную переписку 28 часов в неделю.

Первый шаг в сторону улучшения управления повседневными задачами - выбор инструмента, который подтолкнет людей к естественному взаимодействию и поможет им отказаться от статичной по своей сути электронной почты. Именно этот нюанс должен быть главным критерием выбора.

Представьте, что ваша компания переходит от формального общения с руководителями исключительно во время совещаний и с помощью сухих электронных писем на взаимные дискуссии в IM-мессенджере. Это общение в реальном времени, где все реплики сохраняются и в любой момент могут быть найдены. Звучит устрашающе, правда? Коль скоро такая модель общения ускоряет все взаимодействия и помогает лучше решать проблемы, возможно, «устрашающе» - недостаточно весомый аргумент для игнорирования преимуществ совместной работы?

Подумайте о том, чтобы подобрать инструменты, которые будут полезны и за пределами офиса. Сегодняшние работники смешивают рабочее и личное время, чего никогда не было раньше. Компаниям стоит допустить мысль об использовании средств для совместной работы, которые свяжут рабочее и личное пространство человека. Сотрудникам и так приходится жонглировать дедлайнами, совещаниями, футбольными матчами и ежедневными пробежками. Почему бы не дать им ключ к одновременному общению с рабочими и личными группами контактов? Так им будет проще управлять своей жизнью, а значит, будет больше времени на выполнение дополнительных задач на работе.

Инструменты для совместной работы должны помогать людям в их личных начинаниях. Чем больше они будут пользоваться этими инструментами в нерабочее время, тем выше будет уровень освоения и больше пользы для организации.

Привлекаем людей на свою сторону

Как подсказывают эксперты из Dachis Group, пользователи чаще всего бывают недовольны медленными темпами освоения и отсутствием вовлеченности. Основная масса пользователей указывает в качестве главных причин недовольства новой платформой плохое обучение, недостаточную информированность и использование традиционных подходов к внедрению изменений. Мало просто выбрать инструмент, выдать всем логины-пароли и разослать письма с инструкциями. Серьезные организационные изменения требуют времени, продуманных действий и поддержки сотрудников компании. На первый взгляд, слишком много требований уже на самом старте. Однако, как только вы увидите, что сотрудники действительно начали пользоваться средствами для совместной работы и лучше справляться со своими обязанностями, вы поймете, что все было не зря.

Ключевой момент для любых серьезных изменений - поддержка руководства. Но одной поддержки для успеха маловато. Руководители, лидеры должны показывать пример. Когда люди видят, что CEO использует новую платформу для общения с сотрудниками всех уровней, а их коллеги в свободной манере общаются с высшим руководством, интерес распространяется автоматически.

Важно также с самого начала подключить к проекту IT-службу. Ни в коем случае не позволяйте социальным инструментам распространяться бесконтрольно. Относитесь к проекту серьезно, как к любому серьезному внедрению. IT-отдел должен создать полноценный план развертывания системы и выполнять его поэтапно, в оптимальном для вашей компании темпе. После того как в вашей команде окажется руководство и IT-департамент, проект нужно вести так, чтобы внедрение максимально соответствовало естественным процессам обучения и взаимодействия сотрудников. Возможно, следует стартовать с небольшой группой и расширять ее по мере роста интереса и увеличения числа сторонников. IT-служба должна поощрять обратную связь от пользователей об их опыте работы с платформой и собирать предложения по ее улучшению.

Наконец, на старте совершенно необходимо обеспечить пользователей поддержкой и инструкциями, организовать рабочие сессии. Создав официальную учебную программу с видеоруководствами, обсуждениями в чате и периодическими встречами, вы существенно повысите свои шансы на успех.

Говоря коротко, люди не захотят воспринять новый, более социально активный тип взаимодействия, если он не покажется им достаточно простым и не сделает их работу (а где-то и личную жизнь) легче, эффективней и приятней. Того хуже, если система внедрялась небрежно и у людей нет доказательств ее полезности. Дайте им и то и другое - и инструмент, на который было потрачено столько ресурсов, начнет работать на вас.

Источник: http://www.forbes.com/sites/ericsavitz/2012/12/16/getting-employees-to-actually-use-social-collaboration-tools/

Комментарии