Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Из первых уст: «1С-Битрикс» на пути к успеху с «Битрикс24»



Мы много рассказываем об интранетах, о том, как их внедрять, как вовлекать пользователей. Мы даже приводим примеры компаний, успешно прошедших этот путь.

И вот, наконец, мы вспомнили, что сами — отличный пример :)

Компания «1С-Битрикс», разработчик сервиса «Битрикс24», может не только рекламировать сам продукт, но и увлекательно рассказывать об истории его появления, о том, как появился «Корпоративный портал», как он рос и изменялся, как превратился в облачный «Битрикс24». И конечно, о том, как мы сами начинали его использовать, тестировали, изучали и помогали изменять его к лучшему. Именно эту историю мы и расскажем вам в нескольких статьях. Встречайте первую главу!

Сапожник в сапогах. История первая: «Нам нужен интранет»

Причины, подтолкнувшие «1С-Битрикс» к созданию своего корпоративного портала, совсем не оригинальны. Как и тысячи других компаний, «1С-Битрикс» со временем достиг критической точки, когда общение, взаимодействие и совместная работа сотрудников и целых отделов стали затруднительными, а привычные и общедоступные инструменты перестали справляться со своими задачами.

К 2007 году компания заметно выросла. Помимо основного офиса в Калининграде появился офис в Москве (тогда в нем работало 12 человек) и киевский офис, на тот момент только с одним сотрудником.

«Мы перевалили за 50 человек — это та величина, за которой компания начинает сталкиваться с разными коммуникационными трудностями, — поясняет Сергей Рыжиков, генеральный директор компании. — Возникает несогласованность, сложность передачи информации».



«Ритм работы постоянно ускорялся, —
рассказывает Наталья Грихина, руководитель направления «Битрикс24». — Тратить время на обсуждение каждой детали стало непозволительной роскошью. Не говоря уже об удаленных офисах, даже в Калининграде все сидели в разных помещениях, собраться что-то обсудить становилось все сложнее: у всех свой график, свои встречи, задачи. В работе часто пользовались электронной почтой для согласования встреч и документов».

В компании задумались о необходимости внутреннего портала для решения собственных задач. Первоначально рассматривался вариант Microsoft SharePoint. Но при детальном изучении оказалось, что возможности этого решения совсем не соответствуют представлениям компании о корпоративном портале. Для того, чтобы реализовать с помощью Sharepoint все задачи, пришлось бы выделить пять разработчиков и потратить несколько месяцев на «допиливание» решения. Да и после этого портал должны были бы развивать и поддерживать еще несколько специально выделенных сотрудников. «Мы хорошо знаем, что такое тиражный софт, — говорит Сергей. — И Sharepoint совсем не подходит под это определение».

Тогда в «1С-Битрикс» взялись за изучение рынка, рассмотрели существовавшие Open Source решения, но ни одно из них не было похоже на задуманное. Параллельно выяснилось, что партнеры компании уже реализуют подобные корпоративные решения на базе продукта «1С-Битрикс: Управление сайтом». Они были не идеальны, но очень похожи на корпортал, в том виде, как его представляли в компании. Так стало понятно, что есть потребность в подобных решениях, существует пустой сегмент рынка. Было решено не просто разработать портал для себя, а выпускать тиражный продукт.

Корпоративный портал, версия первая

«1С-Битрикс: Корпоративный портал» был официально представлен публике 15 октября 2008 года.

«Признаться, мы не очень хорошо понимали сами себя, — поясняет Сергей Рыжиков. — Мы сделали неплохое решение, оно было очень похоже на то, что нужно клиентам. И многие вещи прекрасно работали. Но реализовали мы портал по принципу стенгазеты — в том формате, какие тогда были внутренние порталы и внутрикорпоративные коммуникации. Соцсети только-только развивались и, скорее, ощущалось противодействие им. В продукте была социальная сеть, но под давлением клиентов мы ее убрали из виду. Мы тогда реализовали корпортал в рамках строгой корпоративной стенгазеты, которая подразумевает четкий сценарий использования: должны быть люди, ответственные за наполнение портала, требуется разработать регламент публикаций и т.д.».

В «1С-Битрикс» корпортал был внедрен еще до официального запуска продукта. На собственном опыте, и по отзывам клиентов стало понятно, что некоторые возможности портала не так легко внедряются и принимаются сотрудниками, как хотелось бы.

Вот, что рассказывает Светлана Ледвина, руководитель отдела партнерского маркетинга «1С-Битрикс»:

«Лично мной портал, когда он у нас только появился, воспринялся негативно. На тот момент функционал был не такой как сейчас, намного меньше. Все общение с коллегами до появления корпоративного портала было через почту, аську, скайп. Через почту передавали файлы, через аську переписывались и друг у друга просили что-то сделать. А тут надо было задачи ставить через портал, участвовать в группах, да еще и рабочее время учитывать... То включить забудешь, то выключить. А деваться было некуда. Было распоряжение компании переходить на новый продукт и использовать его во всю.

Обучались всей компанией, как помню. Друг у друга все спрашивали и друг друга обучали.

Со скрипом стала новшество использовать. Сначала напрягало каждую задачу заводить, файлы выкладывать, постоянно мониторить ленту. Казалось, что портал не облегчал работу, а только усложнял её необходимостью лишних телодвижений.

Но время шло. А человек, как известно, ко всему привыкает. И вот, когда начали наворачивать функционал, когда подтачивались необходимые функции, тогда пришло понимание и наслаждение.

Сейчас уже не представляю работу и общение с коллегами без корпортала, без «Битрикс24». Если учитывать мою удаленную работу, то он просто спасает».


Все в портал!

Развитие корпортала шло непрерывно. Первым значительным улучшением стал XMPP-сервер — сервер обмена мгновенными сообщениями. Обмениваться скайпом, номерами ICQ и другими контактами было очень утомительно. Когда в компанию приходил новый сотрудник, нужно было узнать, как удобнее с ним общаться в онлайне. Иногда происходила путаница с контактами, именами. Внутренний мессенджер стал незаменимым инструментом для общения в компании. Со временем к нему добавилась возможность голосового общения, а затем и видео-звонки. Сейчас это один из самых популярных инструментов в «Битрикс24».

Сотрудникам «1С-Битрикс» выпала роль главных тестировщиков нового продукта — они первыми опробуют все новшества, дают обратную связь, высказывают идеи и пожелания по улучшению интерфейса и возможностей. Сейчас вся жизнь компании, все процессы — общение (деловое и неформальное), решение задач, планирование, работа с партнерами и клиентами и даже бухгалтерские задачи — все проходит в корпоративном портале.



Как руководству удалось вовлечь коллектив в работу с внутрикорпоративной системой? Надо сказать, что никаких особых мер в компании не предпринимали — до сих пор не существует четко прописанных правил пользования порталом. Нет и человека, отвечающего за наполнение портала и вовлечение в работу пользователей. Хотя, большинство сотрудников ИТ-компании — айтишники, даже если и в прошлом . А таким людям проще разобраться во всем опытным путем, чем читать долгие инструкции и справочные материалы.

Еще в 2008, как только решение было запущено в компании, вся работа почти сразу переключилась в корпортал. Те, кто на тот момент работал в компании, говорят, что по распоряжению руководства сразу начали пользоваться, перевели в портал многие рабочие процессы.

Большую роль сыграла позиция руководства. «Рыжиков отказывался обсуждать важные вопросы где-либо, кроме портала, — рассказывает Светлана Берегулина, директор по маркетингу. — Пишешь ему по привычке в скайпе или еще где-то, а он не отвечает или пишет «в портал». Вот так все и пользовались».

«Сложнее всего изменить привычку, — рассказывает Сергей. — Вот с тем же самым мессенджером — я просто сказал, что на вопросы в скайпе больше не отвечаю, пишите в портал. Постепенно все переключились на мессенджер в портале. Затем я сказал, что отчеты о проделанной работе я принимаю только на портале. Было видно, что тогдашний сценарий — загрузить в документы, опубликовать, поставить правильные права — был сложен. Но в то же время справлялись.

По мере того, как я старался перевести процессы туда, я понимал, что предложенный нами сценарий требует инструкций, объяснений и другого переосмысления. Самый первый портал, существовавший до 2010 г., люди вообще воспринимали как обузу, как необходимость осваивать новое решение по распоряжению руководства. Это самый большой минус для производителя продукта, потому что это сложно продвигать даже в лояльной компании. Такой продукт не помогает, а затрудняет работу. Я всегда хотел создать продукт, который сам себя продает и сам себя внедряет».

Корпоративный портал, версия вторая

Поняв, что продукт слишком сложен в освоении и работает не по тем сценариям, которые были запланированы, разработчики «1С-Битрикс» начинают полную переделку продукта. В 2010 г. выходит новая версия, в другом дизайне. Выпуск портала совпал с глобальными изменениями в коммуникации внутри компаний. Общение и взаимодействие перестали быть строго вертикальными, когда сотрудники не имели возможности высказываться. К 2010 г. огромную популярность приобрели блоги, и они уже применялись в корпоративной среде. И в новом на тот момент дизайне не просто появились фотографии пользователей — личный раздел пользователя находился на самом верху, возле названия компании. Человек и компания оказались рядом, на одном уровне.

Это был большой прорыв, он очень хорошо был принят и пользователями и сотрудниками компании.

Изучая статистику работы пользователей, примерно через год после запуска новой версии в Битриксе обратили внимание, что пользователи снова применяют собственный сценарий работы с порталом — люди часто заходят на главную страницу портала и идут в живую ленту. Они не ходят по разделам, как по стенгазете, они хотят видеть все сразу в живой ленте.

«Нас даже стали просить, можно ли приказы и новости тоже в живой ленте размещать, — рассказывает Сергей. — Стало понятно, что коммуникации изменились и больше никогда не будут прежними».

В 2011 г. начали проектировать новую идею и к концу 2011 стали тестировать облачное решение и новый дизайн. 12 апреля 2012 открыли новый концепт — облачное решение «Битрикс24». В нем практически не приходится объяснять людям, что делать. Они заходят, ставят лайки, пишут сообщения и комментарии. Это очень поддерживает интерес к инструменту, к внутрикорпоративным коммуникациям.

И сами сотрудники «1С-Битрикс», и пользователи из других компаний, говорят о том, что все происходит «как бы само собой».


Это «само собой» подтверждает одно важное преимущество продукта — он незаметно меняет корпоративную культуру компании. При этом, «Битрикс24» не нужно внедрять — подключать специалистов, вовлекать пользователей, строить планы и разрабатывать стратегии. Посмотрим, как новые сотрудники «1С-Битрикс» включались в работу с «Битрикс24».
Иван Малышин, менеджер образовательных программ:

«Я начал пользоваться «Битрикс24» в конце 2012. Сразу очень понравилось — видно всю компанию, людей, кто чем занимается. Я находил информацию, нужную по работе, которой уже не один год, портал все хранит. И одновременно было страшновато самому что-то писать, долго этого не делал. «Правила использования» нигде не описаны, а личных «понятий как надо» еще не сформировал.
Когда я пришел работать, мне сказали: «Адрес вот, логин пароль на почту скинул, там разберешься». Методом «научного тыка» и обратной связи от коллег понял, что к чему, и постепенно втянулся.

Сейчас трудно представить более удобный формат общения. На выходных сделал отчет на корпоративном портале, а через пять минут получил «лайк» от генерального директора. Такой формат обратной связи бодрит».

Елена Воронина, специалист отдела партнерского маркетинга:

«Немного слышала о таких порталах от знакомых, поэтому очень хотелось самой попробовать его в деле. В 2012 г стала частью компании «1С-Битрикс», и вот тут уже произошло мое первое знакомство с корпоративным порталом. Сначала было любопытно попробовать все функции, поэтому тестировала все подряд.

Как новичку в компании очень приятно было, когда меня представили всем сотрудникам по живой ленте («Новый сотрудник»).

Вся структура компании и сотрудники как на ладони, про всех все написано, рассказано. Когда работаешь в большой компании, можешь и не знать проходящего мимо тебя коллегу, даже если работаете бок о бок вместе уже несколько лет.

Особенно понравилась функция «Задачи», она упрощает работу и взаимодействие с коллегами. Живая лента позволяет быть в курсе всех новостей компании. Всегда радовала новость о «вкусностях на кухне» по поводу и без :)».
Алексей Рожко, менеджер отдела по работе с клиентами и партнерами:

«Все началось еще до начала работы в «1С-Битрикс». На предыдущем месте работы мы принимали звонки от клиентов и записывали заявки на листочки. А давая задание, мой директор говорил: «Алексей, запишите в ежедневник!». И у меня возникала мысль: «Неужели нет системы, в которой можно ставить задачи и вести контроль, и где-то записывать клиентов». Я слышал, что существуют CRM-системы, но представлял это чем-то таким большим, что нужно очень крупным организациям.
И вот, я пришел работать в «1С-Битрикс», и мне показывают наш портал. И это было так: «ВАУ! Это же то о чем я все время думал! Прям в точку!». Привыкание и обучение произошло очень быстро. Может только с отчетами дело шло чуть дольше. И тяжело было привыкнуть отмечать рабочее время.

Ну и наблюдая эти два года, как развивается продукт, чувствуешь, что работать становиться все удобнее и эффективнее (как бы не звучало это шаблонно :)).

Кстати, иногда по вечерам тянет открыть портал и посмотреть как там, что нового. Особенно во время отпуска или внеочередного выходного. Манит он, короче...:D».

Лучшие статьи по теме

Комментарии