Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Совместная работа: палочка-выручалочка или просто эффективный инструмент?

Если вы решили внедрить платформу для организации совместной работы, задумайтесь, зачем вам это нужно. Пожалуйста, сделайте это до начала внедрения. Прошлогоднее исследование Chess Media Group показало: только 19% компаний разрабатывают стратегию использования платформы до ее внедрения. Шокирует? Да. Удивляет? Пожалуй, нет.

Сегодня мы не будем говорить о стратегиях и сценариях использования платформ. Сначала необходимо разобраться с наиболее распространенными проблемами, которые мешают наладить действительно эффективную совместную работу. С них мы и начнем.

Всепожирающая электронная почта

Значительную рабочего времени люди проводят, просматривая электронную почту. То, что когда-то создавалось как способ достаточно эффективных бизнес-коммуникаций, превратилось в:
  • Чат-платформу: отправил письмо – тут же получил ответ.
  • Интранет, где мы складируем, а потом ищем информацию и документы «весьма почтенного возраста».
  • Средство для поиска экспертов по всем возможным направлениям. Пишем письма коллегам, они их отсылают дальше – и так до бесконечности, в попытке найти нужного человека.
  • Календарь и планировщик встреч.
  • Сервис для хранения заметок. Нередко участники совещаний стенографируют обсуждения и сохраняют их в черновиках электронных писем для дальнейшей рассылки.
Мы используем электронную почту там, где она заведомо неэффективна. Что получаем в итоге? «Зависимость» от почтового ящика и бесполезную трату времени.

А нужного специалиста все так же не найти

Обычно, если сотруднику нужно найти, например, коллегу, который разбирается в маркетинговом позиционировании на японском рынке, он отправляет кому-нибудь письмо. Адресат перенаправляет письмо своим коллегам и знакомым. Повторить несколько раз в надежде, что нужный человек все-таки найдется.

На выходе имеем, что огромная группа людей занята рассылкой писем в попытке найти одного-единственного человека!

Ускользающая информация

Правда же, искать информацию с помощью Google – очень просто? Тогда почему так сложно найти документ или хотя бы крупицу полезных сведений в родной компании? Сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени на охоту за информацией, которая нужна по работе. Вдумайтесь, это больше одного из пяти рабочих дней в неделю!

Вы, конечно, можете сказать: «Ничего подобного. У нас все в порядке - ведь есть старый добрый интранет». Давайте будем честны, в большинстве случаев традиционный интранет - это такое специальное место, где полезная информация теряется навсегда.

Эх, раз, еще раз…

Такое происходит с завидной регулярностью. Человек работает-работает над проектом и вдруг выясняет, что кто-то успешно завершил точно такой же или, как минимум, похожий. Ладно, не будем сгущать краски: приступил к аналогичному проекту и уже собрал всю необходимую информацию.
Как часто сотрудники создают «с нуля» один и тот же контент, не зная, что он уже существует? Достаточно часто. Результат: тонны недовольства и еще больше электронных писем.

Зона нестабильного приема

Сотрудники – самый ценный актив компании. Однако заметная их часть обычно не имеет возможности постоянно быть на связи с коллегами. Часто они изолированы от мира, лежащего за пределами уютного отдела.

То же самое происходит с информацией. Многим приходится писать письма самим себе и прикреплять нужные документы, чтобы поработать с ними вне офиса.

Это похоже на нестабильное интернет-соединение. Сайты грузятся, но очень медленно, интернет все время падает. Неэффективно и очень раздражает.

И еще немного о проблемах

Не останавливаясь на каждой в отдельности, мы просто перечислим еще некоторые типичные проблемы, связанные с неправильной организацией совместной работы:
  • Продвижение новых идей и инноваций происходит очень медленно.
  • Вовлеченность сотрудников длительное время остается на очень низком уровне.
  • Не работают механизмы обмена и передачи знаний. Когда специалисты уходят на пенсию или увольняются, их знания уходят вместе с ними.
  • Работа отдельных подразделений плохо согласовывается с работой организации в целом.
  • Очень трудно в полной мере использовать «коллективный разум» для принятия решений.
  • Совокупная продуктивность сотрудников крайне невысока.
Помните: платформа для совместной работы – не волшебная палочка, а обычный инструмент. Да, он может многое, но не способен решить за вас ни одной проблемы.

Только когда вы поймете, в чем заключаются проблемы вашего бизнеса, вы можете приступать к разработке сценариев использования и определять, какого функционала вы бы хотели от платформы для совместной работы. Заодно вы поймете, как правильно оценивать и измерять эффективность внедрения. Часто компании внедряют решения, не зная, зачем. В итоге, они даже не могут понять, удалась ли затея.

Поверьте, вы будете выглядеть очень глупо, если возьмете молоток и начнете бродить вокруг дома в поисках гвоздя, который нужно забить. Не менее глупо вы будете выглядеть, если сначала внедрите платформу и только потом начнете думать, какие проблемы и задачи можно решить с ее помощью.

Источник:
http://www.informationweek.com/thebrainyard/news/strategy/240008047/what-collaboration-can-and-cant-fix?pgno=1

Лучшие статьи по теме

Комментарии