Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Как быть многозадачным и не сойти с ума?




Многозадачность, multitasking, умение делать несколько дел одновременно – в том или ином виде способность планировать, приоритезировать и последовательно решать задачи встречается в описании большинства вакансий. А если у вас свой бизнес или вы занимаетесь удаленной работой, ведя одновременно несколько разных проектов, способность планировать задачи становится критичной.

В связи с этим вокруг таск-менеджмента появилось много методологий, советов, тренеров по личной эффективности, программ и приложений. Мы собрали самые интересные, на наш взгляд, способы структурировать задачи, а также истории людей, которые сумели победить хаос в работе, в жизни и в голове.

Советы для начинающих

Допустим, самое большое ваше достижение в планировании задач  - список дел в блокноте и задачи на стикерах, расклеенные по всему монитору. Скорее всего, вы составили список дел неделю назад и постоянно забываете добавить в него новые задачи (хотя вычеркиваете выполненные дела, ведь это самое приятное в планировании). Стикеры давно выпали из поля зрения или висят немым укором.

С чего начать новую жизнь?

Уж точно не с понедельника (если только сегодня не понедельник). Начните прямо сейчас. Поставьте себе первую задачу – составление списка задач на день и на ближайшую неделю. Выделите на это дело полчаса, и пусть весь мир подождет.
Если вы считаете, что у вас сейчас нет получаса, чтобы составить план действий, вспомните, сколько вы тратите на прокрастинацию, собирая в кучу мысли и пытаясь лавировать в хаосе из задач.


Мы предлагаем для начала выписать все задачи в столбик и для каждой определить срочность и важность. Такой принцип в свое время исповедовал американский генерал Дуайт Эйзенхауэр для быстрого принятия решений. Он предлагал делить все задачи на 4 категории и выполнять в порядке очередности:
  1. Самые срочные и важные дела
  2. Срочные, но менее важные дела
  3. Важные, но не срочные дела
  4. Не важные и не срочные дела
Срочное дело – то, которое нужно сделать сегодня. Даже если дедлайн завтра или послезавтра. Не стоит откладывать все дела непосредственно на день дедлайна. Попробуйте закончить их заранее. Однако не забывайте реально оценивать свои силы.

Срочные дела записываем в план на сегодня в порядке убывания важности. Как определить важность задачи? Нужно оценить влияние этой задачи на общий (финансовый) результат – лично ваш или компании. Понять, повлияет ли ваша прокрастинация по этой задаче на других людей и их рабочий процесс. И, наконец, решить, насколько «незавершенный гештальт» по данной задаче будет мешать вам делать другие дела.

Менее срочные и менее важные дела расписываем на неделю. Не стоит забывать о том, что бывают задачи важные, но не срочные, которые постоянно откладываются, и в один прекрасный день превращаются в невыполнимый дедлайн. Запланируйте выполнение таких дел заранее, даже если вам кажется, что это не обязательно.
Оставьте в вашем недельном расписании место и время для внезапно возникающих срочных и важных дел. Если появляется свободное время, выполняйте не срочные и наименее важные задачи.

А теперь съешьте лягушку!
Как сказал когда-то Марк Твен, «если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». Ведь худшее уже позади. Не поддавайтесь искушению с утра начать с простенькой задачки «для раскачки» - беритесь сразу за «лягушку», то есть самое сложное и самое важное дело.

Главное правило «поедания лягушек»: если у вас есть несколько важных задач, беритесь сразу за самую неприятную. Этот и другие принципы эффективности рассказывает специалист по тайм-менеджменту Брайан Трейси в своей книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

«Вы сами завалили себя с головой, потому что не делаете различия между существенными и второстепенными делами, хуже того - медлите браться именно за то, что имеет принципиальное значение. Вас всякий раз останавливает первый шаг: научитесь пересиливать себя - и жизнь изменится», - говорит Брайан Трейси в аннотации к своей книге.

Держите руку на пульсе
Недостаточно просто один раз в неделю сесть и составить план действий. Если задач много, постоянно появляются новые, вам потребуется ежедневный и еженедельный обзор. Ежедневный обзор лучше проводить вечером, планируя дела на следующий рабочий день, еженедельный - в конце недели.

Консультант по личной эффективности, бывший руководитель  отдела разработки  IT-департамента  «Лаборатории Касперского» Максим Дорофеев предлагает задавать себе ряд вопросов во время каждого обзора.

Список вопросов к ежедневному обзору
1. Посмотрите задачи, выполненные сегодня. Не забыли ли вы внести в список следующие шаги?
2. Посмотрите запланированные на сегодня, но не выполненные задачи. Надо ли вам в связи с этим что-то сделать прямо сейчас/завтра/на неделе/потом?
3. Есть ли в вашем списке на сегодня задачи, которые менялись больше суток назад?
Переформулируйте их.
4. Какие задачи вам надо будет выполнить завтра? Внесите их в список

Список вопросов к еженедельному обзору
1. Все ли задачи в списке задач все еще надо сделать?
2. Посмотрите ваш список активных проектов. Есть ли задачи, которые вы забыли внести в список?
3. Все ли проекты в вашем списке проектов все еще активны?
4. Посмотрите задачи, завершенные на этой неделе. Надо ли (можно ли) еще что-то сделать?
5. Запланировали ли вы те задачи, которые вам обязательно нужно выполнить на следующей неделе?
6. Посмотрите календарь на неделю/две вперед. Надо ли что-то сделать в связи с этим?


Если, несмотря на все планирование, вы чувствуете, что застряли - голова кружится от обилия дел, или вы не можете справиться с конкретной задачей, проведите спонтанный обзор.

Проглядывая задачи из вашего списка, задайте себе вопросы:

1. А это точно мне все еще надо сделать?
2. А мне ли? Можно часть сделать самому, а другую часть попросить сделать кого-то еще?
3. Было ли сегодня что-то такое, что помогло бы мне с этой задачей? Хоть чуточку?
4. А мог бы я из этой задачи извлечь еще какую-то пользу?
5. Возможно ли это дело выполнить каким-нибудь очень простым способом?
6. А что можно было бы сделать такого, после чего эту задачу можно было бы не делать вообще?
Вспомните принцип планирования по Эйзенхауэру: важные задачи – как срочные, так и менее срочные – желательно делать самостоятельно, менее важные можно делегировать коллегам/подчиненным/отдать на аутсорс.

Как все эти советы работают в реальной жизни?

История первая: фриланс и CRM
Первая история о потерянном времени – личная. Я занимаюсь фрилансом уже полтора года, а до этого работала в офисе. Первое время после выхода в свободное плавание не знала ни праздников, ни выходных. Задачи сыпались на голову сплошным потоком, я всем говорила «да» в страхе потерять заработок, держала в уме все дедлайны и постепенно слетала с катушек.

Когда на мысли обо всех задачах, которые надо выполнить, стали занимать чуть ли не больше времени, чем само их выполнение, я задумалась о структуре.

В первую очередь составила список заказчиков, разделила всю работу с каждым клиентом на проекты (написание одной статьи – это отдельный проект). Потом расписала проекты на задачи, например:

- написать статью
- согласовать комментарии
- отправить редактору

Каждой задаче присвоила дедлайн. Сложность работы фрилансера в том, что дедлайны он зачастую назначает себе сам – а если сам назначил, то можно и нарушить. Зафиксированный дедлайн уже воспринимается более серьезно. Еще лучше – не просто записать дедлайн, а сообщить его заказчику.

Кстати, это относится не только к фрилансерам: если вы работаете в компании, и начальник дал вам задание, спросите о сроках. Не удовлетворяйтесь ответом «как можно быстрее» или «да как сделаешь» - назначайте дедлайн сами. Сроки дисциплирнируют.

Я пыталась использовать для планирования Google Calendar, но для меня это не сработало – я просто не обращала на него внимания. В итоге решила завести CRM.

В«Битрикс24» я вношу не только конкретные задачи к исполнению, но и информацию о переговорах, потенциальных проектах и клиентах. Это помогает освободить голову - очень часто мысли о задачах, которых еще нет, мешают сосредоточиться на текущих. В CRM я могу посмотреть, кому, когда и что я обещала (поговорить, написать письмо, напомнить о себе). А главное, это помогает решить философский вопрос «зачем все это?» - выполненные проекты переходят в раздел сделок. Можно оценить финансовый результат и, возможно, отказаться от задач, которые долго висят и не приносят прибыли.

Конечно, такой подход нужен не всем – если вы работаете в одной компании и получаете фиксированный оклад, лучше пользоваться другими средствами для планирования задач. Например, Trello, если работа связана с взаимодействием с другими людьми. Многим же хватает обычной таблицы в Excel или списка в Evernote.
Независимо от того, работаете вы в офисе или на себя, не забудьте запланировать время на отдых. Рабочие задачи никогда не заканчиваются. При планировании на неделю учитывайте, что суббота и воскресенье – это, вообще-то, выходные. С тех пор, как я стала отдыхать в законные выходные, рабочие задачи на неделе решаются быстрее и эффективнее. Кроме того, в выходные и вечером в будни можно (нужно) успевать решать личные дела, чтобы они не отвлекали от работы в рабочее время.

История вторая: два бизнеса и дети
Таисия Кудашкина – мать двоих детей, разведена, управляет двумя бизнесами – ресурсом по интернет-маркетингу для предпринимателей Websarafan и сервисом отзывов Tulp.ru. Таисия – одна из самых организованных людей, которых я знаю. Таисия поделилась некоторыми принципами своего тайм-менеджмента. Я не знаю, как она делает это – но вы попробуйте, может, получится!

Основные принципы рационального планирования от Таисии:

-    Писать утренние страницы. Вы  просыпаетесь с утра и первым делом начинаете писать. Вы еще даже не проснулись. Есть такое состояние, когда вы только-только открыли глаза, состояние полудремы, когда вы еще не до конца погрузились в реальность, находитесь на грани между сознательным и бессознательным. В таком состоянии проще вытащить подсознательные мысли наружу, отделить важное от несущественного. После двух-трех недель этих утренних страниц у вас начинает проясняться голова. Вам легче писать, плюс, вы начинаете отслеживать, что вы там пишите чаще всего.
-    Утро начать с самой важной задачи, которую 100% нужно сделать сегодня
-    Не накапливать входящие в почтовом ящике
-    Дозировать время, проведенное в соцсетях, даже если они нужны для работы
-    Планировать не только рабочие задачи, но личные, бытовые задачи, новые привычки
-    Все, что не приносит дополнительной ценности, отдавать на аутсорс

Быть или не быть

Планирование задач сродни походу к врачу - многие не решаются на этот шаг, пока не заболит. Боль - это решать постоянно всплывающие срочные задачи, работать в режиме вечных приближающихся дедлайнов. Если из-за того, что нет четкой структуры и приоритетов, вам кажется, что задач еще больше, чем на самом деле, если вы совсем ничего не успеваете и ощущаете, что результатов нет - это значит, что плыть по течению больше не эффективно, и пора заняться планированием.


Текст: Дарья Шипачева
Изображение: cine-asie, Flickr.com, CC BY-NC-ND 2.0

Лучшие статьи по теме

Комментарии