Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Как не превратить планерку в тихий час




Многие современные руководители считают, что регулярные планерки – пережиток прошлого. Список задач в Asana и Jira, постоянные чаты в Slack и Telegram – зачем тратить время на дополнительные переговоры офлайн? Но в большинстве успешных компаний планерки все же никуда не делись. Сегодня они стали эффективнее и чаще всего проводятся по конкретной методологии, исключающей «воду» и напрасную трату времени команды. Какую методологию выбрать для своего бизнеса?

Scrum и Stand-up митинги

Пожалуй, самая популярная на сегодняшний день методология для проведения планерок – это scrum-митинги. Их же часто называют stand-up митингами, хотя тут происходит подмена понятий: stand-up – это про формат встречи, scrum – про методологию и цели.

Изначально scrum возник как методология управления проектами в сфере гибкой разработки. Но принципы scrum оказались настолько эффективными и универсальными, что их стали использовать во всех областях бизнеса – от стратегического планирования до маркетинга и продаж.

В основе философии scrum – движение к цели компании небольшими итерациями, которые называют спринтами. Спринт может длиться от одной до шести недель, большинство команд выбирает промежуток в две недели: за неделю ничего не успеешь, за месяц и более процесс размывается. В рамках каждого спринта существует очередь работ, которые нужно выполнить – их-то и обсуждают на регулярных scrum-митингах. Частота этих планерок зависит от длительности спринта, количества задач и особенностей команды.

>>> По теме: Подводные камни Scrum-проектов

Есть также ежедневные scrum-митинги, которые проводят в некоторых командах. Длительность этих планерок не должна превышать 15 минут, проводят их всегда в одно и то же время, и в течение митинга каждый член команды должен ответить лишь на три вопроса:
  • Что сделано вчера?
  • Что будет сделано сегодня?
  • С какими проблемами столкнулся?
Любое отступление от этой повестки, подробное обсуждение проблем конкретного сотрудника будет затягивать планерку и приводить к раздражению окружающих. Цель ежедневного scrum-митинга – держать всю команду в курсе того, что происходит и какие проблемы возникают. Решать конкретные проблемы нужно уже в индивидуальном порядке.

Вот примеры плохого scrum-митинга:
  • Два разработчика начинают глубоко вдаваться в детали технической проблемы и решать ее между собой во время планерки
  • Менеджер проекта начинает обсуждать бюджет проекта с заказчиком
  • На вопрос менеджера проекта все отвечают «ничего нового»
Чтобы планерки не затягивались, многие выбирают для ежедневного scrum-митинга формат stand-up: когда всем приходится стоять, физический дискомфорт вынуждает не отвлекаться и говорить только по делу.

Хотя методология scrum появилась в среде разработчиков, ежедневные планерки именно у них зачастую вызывают неодобрение. «Зачем нам каждый день тратить 15 минут на пустую болтовню? Если кто-то захочет узнать, кто чем занимается, может сам спросить в любой момент» - их популярное возражение. Однако ежедневные планерки именно для разработчиков очень важны. Наивно надеяться, что разработчик будет каждый день проявлять инициативу и ходить опрашивать своих коллег, кому чем помочь или кто может помочь ему. Поэтому вводится обязательная процедура ежедневных scrum-митингов.

Всем ли нужны ежедневные планерки?


Конечно, нет. При правильном проведении ежедневные scrum-митинги вряд ли могут кому-то навредить, но каждый руководитель сам выбирает частоту планерок исходя из потребностей команды.

«У нас любой член команды может созвать планерку из людей, чье мнение важно или чья помощь нужна в данный момент. Scrum-митинги проводим не каждый день, один-два раза в неделю вполне достаточно. На каждый день хватает простого чата», - говорит СЕО студии веб-разработки Uvee.ru Сергей Крылов.

В отделе маркетинга американского сервиса по созданию онлайн-форм Formstack проводят только еженедельные scrum-митинги. В компании придумали легкий и наглядный способ проводить планерки с использованием трех досок и цветных стикеров.
Фото: блог Formstack.com

В начале недели команда маркетинга собирается и решает, какие из всех текущих задач, расположенных на первой доске, переместить на доску недельного to-do листа. Задачи делятся по направлениям: сайт, видео, email, продажи и так далее. Для каждого направления – стикеры своего цвета. На планерке назначаются ответственные за каждую задачу. В течение недели, по мере выполнения задач, стикеры перевешивают на третью доску – «доску достижений». В идеальном варианте к концу недели вторая доска опустеет, а «доска достижений» будет полностью заполнена стикерами.

Помимо ежедневных и еженедельных scrum-митингов в течение спринта, компании проводят ретроспективные совещания по окончании каждого спринта. Такой митинг может длится от одного до трех часов. Обсуждают два основных вопроса:
  • Что было сделано хорошо в прошедшем спринте?
  • Что надо улучшить в следующем?
Канбан: решение проблем

Канбан – система, возникшая в Японии в рамках бережливого производства Toyota. Основная идея Канбан – уменьшать количество работы, выполняющейся в данный момент. Сам термин «Канбан» переводится как «Кан» – визуальная и «Бан» – карточка.  В Toyota на карточках Канбан пишут информацию о необходимом количестве деталей, чтобы получить их точно в срок, избежать лишней работы и загромождения складов.

Сегодня методы Канбан применяются не только в производстве, но и в разработке и менеджменте. Основные отличия Канбан от методологии scrum:
  • Отсутствие спринтов и итераций
  • Более крупные задачи
  • Нет временного ограничения на выполнение задачи
В командах, которые следуют философии Канбан, планерки проводятся по мере возникновения проблем. Основной вопрос, который обсуждается – что мешает моему прогрессу в выполнении данной задачи?

Особенность Канбана в том, что одновременно в каждом отделе может выполняться ограниченное число задач. Эта цифра зависит от количества человек в команде. Например, в компании, где восемь разработчиков и восемь тестировщиков, каждый отдел может одновременно выполнять четыре задачи. Если разработчики быстро справились со всеми задачами, а тестировщики – нет, разработчики не могут начать выполнять новые задачи. В такой момент можно собрать планерку и обсудить дальнейшие шаги по решению этой проблемы: например, как разработчики, у которых освободился ресурс, могут помочь тестировщикам скорее справиться с их задачами.

>>> По теме: Как внедрить Канбан в компании

Сторонники Канбан считают, что их подход позволяет тратить гораздо меньше времени на совещания, нежели следование методологии scrum. Ведь у последователей scrum может уйти целый день на закрытие одного спринта, а потом еще день – на открытие нового. И если спринт — 2 недели, то 2 дня из 2 недель — это 20%. Плюс ежедневные митинги, еженедельный scrum, ретроспективные совещания – в итоге на поддержание самого процесса может уходить треть времени команды.

«В нашем производстве планирование по Канбан сводится к следующему: не начинать новую операцию до того, как будет завершена предыдущая. Сначала мы напечатали листы для календарей, потом начинаем резать пружины. Это позволяет избежать растрат времени, материалов и человеческих ресурсов», - говорит основатель интернет-магазина Artskills.ru Денис Добряков.

«Рывок-Победа-Отдых»

Некоторые руководители не спешат следовать модным методологиям и адаптируют под себя классические принципы планирования и проведения совещаний.
«Эффективно, на мой взгляд, когда в прямом подчинении не более пяти-семи человек. Им утром постановка задач, вечером контроль. Для остальных достаточно еженедельной отчетности», - говорит СЕО b-marketing.ru Илья Шуренков.
Директор направления консалтинга «Команда А» Александр Бакеев экспериментальным путем выработал формат планерок для совета директоров и топ-менеджмента «Рывок-Победа-Отдых»:
  • Слоты обсуждений на одну тему по 34 минуты (в слотах по 30 минут постоянно не хватает времени на подведение итогов и план)
  • Каждый слот заканчивается конкретным экшн-планом
  • Между слотами 9 минут перерыва с напитками и закусками
Независимо от того, какой формат и какую методологию для проведения планерок вы выберете, все они сводятся к ключевым принципам, без которых совещание – пустая трата времени:
  • Обозначить проблемы
  • Обсудить план действий
  • Проконтролировать выполнение задач

Текст: Дарья Шипачева
Изображение: Richard Nix, Flickr.com, CC BY-NC 2.0

Лучшие статьи по теме

Комментарии