Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Как не превратить сокращение издержек в неконтролируемый рост затрат



Каждый руководитель стремится увеличить разницу между доходами и расходами своего бизнеса. Особо актуальной эта задача становится в кризисных условиях: продажи падают, и чтобы выжить, компания старается уменьшить затраты везде, где только возможно. И вот здесь для организации важно не стать тем скупым, который платит дважды. Сокращая издержки, важно и не снизить отдачу от них, уменьшив прибыль компании их неэффективной оптимизацией.

Рассмотрим детально популярные сегодня способы сокращения издержек и проанализируем, при каких условиях каждое из решений оправдано.

Удаленные сотрудники

На первый взгляд, дистанционные специалисты всегда экономически выгоднее, ведь помимо заработной платы, компания несет расходы по обслуживанию рабочего места. Помимо этого, работая бок о бок, сотрудники нередко отвлекают друг друга бесполезными разговорами и снижают собственную продуктивность. На практике же компании нередко сталкиваются с тем, что удаленные сотрудники обходятся им даже дороже офисных.

Основная проблема заключается в недостатке обратной связи и нехватке профессионального общения. Когда вся команда проекта находится в одном месте, она глубже погружена в работу и лучше понимает задачи друг друга. Повышается взаимозаменяемость, проблемы решаются быстрее, что положительно сказывается на качестве и сроках. Данная проблема нивелируется проведением регулярных совещаний и мозговых штурмов. Если личные встречи, когда удаленный сотрудник периодически приезжает в офис, невозможны, то лучшее решение здесь – видеоконференции. Современные мессенджеры обеспечивают хорошее качество связи и не требуют финансовых затрат. Видеозвонки наиболее приближены к живому общению, в считывании информации задействованы все органы чувств, а значит коммуникации становятся эффективнее.

>>> По теме: Как сделать эффективной работу удаленных сотрудников

Еще одна распространенная проблема при удаленном сотрудничестве – нехватка оперативной информации. Например, появилась дополнительная рабочая инструкция, либо к команде проекта присоединились новые люди. Все это влияет на результат работы, поэтому компании следует позаботиться о создании корпоративного портала, на котором вся новая информация будет появляться в быстром и удобном формате. Такой портал так же может выполнять роль базы знаний, чтобы удаленный сотрудник мог найти ответы на большую часть своих вопросов самостоятельно, не тратя время своего руководителя.

Полезно зафиксировать такое требование, как обязательное присутствие удаленного сотрудника в корпоративных мессенджерах в течение определенного промежутка рабочего времени. И, конечно, будет не лишним иметь договоренность о звонках на мобильный для решения срочных вопросов.

Для решения проблемы контроля дистанционных сотрудников и результатов их работы следует использовать единую систему задач, принятую в компании. Такие таск-трекеры позволяют всем заинтересованным лицам следить за выполнением работы в онлайн режиме и вовремя вносить свои правки, а так же планировать выполнение завязанных на работу задач.

Также следует не забыть, что работать из дома на регулярной основе не так-то просто. Это требует от человека высокой организованности и самодисциплины. Наличие этих качеств более вероятно у сотрудников, имевших опыт удаленной работы, поэтому лучше отдавать предпочтение именно таким соискателям.

Аутсорсинг

Иногда дешевле передать часть рабочих функций на аутсорс. Например, компаниям, у которых новые договора заключаются не каждый день, часто выгоднее не держать юриста в штате, а по мере необходимости обращаться за помощью в специализированные юридические фирмы. Тогда компания может сосредоточиться на своей профильной деятельности и снизить издержки на обучение, отпуска, больничные. Повышая качество за счет профессионалов и готовых решений аутсорсинга, компания снижает свои риски, деля их с аутсорсером.

Тем не менее, помимо очевидных плюсов, аутсорсинг имеет свои недостатки. Прежде всего это сложность измерения качества предоставленной услуги: ожидания у компании одни, но нередко она получает совсем другой результат. Здесь поможет дробление цели на отдельные этапы и задачи, имеющие измеримые стандарты. Начинать сотрудничество рекомендуется с тестового, либо небольшого пробного этапа, который поможет оценить опыт аутсорсера и даст представление о комфортности взаимодействия с ним.

Часто у глав бизнеса присутствуют опасения, что аутсорсер не будет так вовлечен в деятельность компании, как офисные работники, что опять же скажется на качестве. Избежать этого можно двумя путями: привязать вознаграждение исполнителя к достижению четко установленных измеримых целей и переложить на него ответственность за ошибки.

Необходимо предусмотреть возможность банкротства аутсорсера, выбрав надежного партнера. Это необязательно должна быть самая крупная организация сегмента, играет роль продолжительность присутствия на рынке, список клиентов, выполненные ранее проекты. Максимально обезопасить себя от убытков в случае исчезновения аутсорсера с рынка можно, подробно расписав все процессы, чтобы быстро передать работу другой фирме.

Утечка конфиденциальной информации – еще один риск аутсорсинга. Проблема решается с помощью настройки прав доступа к разным элементам деятельности компании. Конечно, следует продумать логику построения такой системы (по продуктам, отделам, людям) заранее.

Отказ от офиса

Содержание офиса – весомая статья расходов компании, поэтому эффект экономии при отказе от его аренды почувствуется тут же. Опять же людям не нужно будет тратить время и деньги на дорогу до места работы, а компания сможет сотрудничать с высококвалифицированными специалистами из любой точки земного шара, что часто дешевле аналогичных работников «на месте».

Трудности, возникающие при такой схеме, во многом повторяют описанные выше проблемы при взаимодействии с удаленными сотрудниками и аутсорсингом. Наиболее острым остается вопрос контроля.

При отказе от офиса сотрудники чаще всего работают не с корпоративных, а личных устройств, что, с одной стороны, позволяет компании снизить издержки, но с другой – возникает риск утечки информации.

Оплату труда для команд без офиса, так же как для аутсорсинга и дистанционных сотрудников, лучше привязать к достижению конкретных целей и/или результатов, а для позиций с рутинными операционными задачами можно использовать программы учета рабочего времени. Они помогут выявить недобросовестных исполнителей, работающих меньшее количество отведенных часов, либо тратящих время на посещение не относящихся к рабочим задачам сайтов.

>>> По теме: Как правильно организовать удаленный офис

Хорошим помощником станут специализированные программы для коллективной работы: Битрикс24, Мегаплан, Freshoffice и т.п. Они помогают подробно расписать стратегические и тактические цели для каждого члена команды и оперативно отслеживать все рабочие процессы. К примеру, Битрикс24 помогает не только автоматизировать управление бизнес-процессами, но и включает в себя функциональные возможности социальных сетей (единая интерактивная лента событий, быстрый и удобный обмен сообщениями), решения по управлению персоналом (внутренний мессенджер, видеозвонки, опросы), инструменты совместной работы с документами и ряд других возможностей, облегчающих работу удаленных команд. Тот же Битрикс24 позволяет фиксировать время выполнения каждой задачи и формировать отчеты о проделанной работе, делая деятельность сотрудников прозрачной.

Упомянутые выше системы автоматизации бизнес-процессов хороши еще тем, что имеют функционал распределителя прав доступа. Это дает возможность компании управлять своими информационными потока и сохранять конфиденциальность информации.

* * *

Сократить издержки без риска навредить бизнесу – насущная проблема для каждой компании. Для того, чтобы такие мероприятия не стали губительными для бизнеса, следует четко понимать, на чем нельзя экономить. Успех взаимодействия с удаленными специалистами и командами определяется в основном хорошим функционалом постановки, мониторинга и приемки задач, иными словами, наличием единой системы эффективного проектного управления. Таким образом, сокращение издержек с одновременными оптимизацией и автоматизацией бизнес-процессов минимизирует риски нововведений, позволяет контролировать затраты и приводит к увеличению прибыли компании.

Текст: Ирина Минакова
Изображение: Ervins Strauhmanis, Flickr.com, CC BY 2.0

Лучшие статьи по теме

Комментарии