Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Как очистить почтовый ящик и всегда получать ответы на свои письма?



Переполненная папка “Входящие” — настоящая головная боль. Для некоторых и 200 писем в день — не рекорд. Такого количества хватит на средний роман, который надо не только прочитать, но переварить и каждому написать ответ.

К счастью, есть способы уменьшить поток писем. И дело тут вовсе не в хитрой сортировке по папкам и удачных автоответах. Надо просто немного поменять свои привычки, утверждают в Fastcompany.

1. Делайте выбор в пользу здоровых альтернатив
В следующий раз, вместо того чтобы писать письмо одному человеку, позвоните или подойдите к нему лично. Иначе он ответит на ваше сообщение, и вам снова придется писать письмо.

Решения, на принятие которых уходит 3-4 сообщения, легко заменить 45-секундным разговором. Это и эффективнее, и позволит избежать возможного недопонимания, нередкого для электронной переписки. Мы пренебрегаем личным общением отчасти в силу привычки, отчасти из-за офисного этикета и страха увязнуть в длинных разговорах.

2. Пользуйтесь инструментами для совместной работы
Для сбора отзывов и предложений от сотрудников используйте такие инструменты как Google Docs, Office Online, Samepage, Hackpad, Slack или любой аналог, который у вас под рукой.

Вполне вероятно, в вашей компании уже внедрена подобная платформа, но электронная почта все еще “сильнее”. В этом случае определите, какие задачи вы можете выполнять с помощью новой платформы, а какие придется оставить в почте. И придерживайтесь этого плана.

3. Помогите окружающим поменять их привычки
Хотите получать меньше писем? Дайте подчиненным право не писать их. Позвольте им самостоятельно принимать решения. Конечно, предварительно стоит обговорить все нюансы, касающиеся компании в целом, отдела и лично вас.

Когда кто-нибудь из вашей команды сам принимает особенно успешное решение, отмечайте это, чтобы поступок одного стал образцом поведения для всех.

Как вариант, можно давать сотрудникам побыть в роли "временного руководителя". Это не только отличная тренировка лидерства, но и способ донести до подчиненных, чего вы от них ожидаете.

4. Не заканчивайте письма вопросом
Руководители не могут делегировать все решения подчиненным. Но если расширить круг участвующих в принятии решений, ситуация с почтой может стать только хуже. Снова появятся длинные цепочки сообщений с огромным количеством адресатов. Один из способов ограничить масштабы дискуссий — перестать заканчивать письма вопросами.

Допустим, вы пытаетесь назначить встречу с коллегой. Вы спрашиваете: "Свободны в понедельник?". Ответ: "Нет, но во вторник есть варианты". Ещё два письма уйдет, чтобы договориться о времени и месте. Еще одно — на запись в календарь. И заключительное письмо.

Вместо этого сразу пишите: "Я свободен в понедельник после 4 и во вторник с 10 до 13. Пожалуйста, отправьте мне запрос на добавление события в календарь на подходящее время. Встретимся в кафе". Вот и всё!

5. И сами отправляйте меньше писем
Проще сказать, чем сделать. Но факт остаётся фактом: чем меньше пишете писем, тем меньше получаете. Каждое отправленное сообщение порождает от одного до трёх новых. Поэтому не пишите ответ, если это не обязательно для выполнения задачи.

 
Как писать, чтобы вам отвечали?

Как сделать так, чтобы вам ответил незнакомый человек, от которого вам что-то нужно? Есть несколько простых, но полезных советов.

1. Используйте тему письма
Первое впечатление крайне важно, а в "холодной" почтовой переписке тема и будет играть роль первого впечатления. Придумайте что-нибудь интересное и содержательное, чтобы адресат понимал, почему стоит открыть письмо.

2. Персонифицируйте свое сообщение
Скопировать и вставить — не наш метод. Шаблон сразу видно. Лучше всего писать свои собственные мысли по вопросу. Можно упоминать общих знакомых, если у вас есть соответствующее разрешение.

3. Делайте ставку на краткость
Ограничьтесь двумя-тремя абзацами максимум. Никто не хочет тратить лишнее время на письмо от незнакомца.

4. Подберите время для отправки
Когда лучше всего отправлять письма? Утром или вечером? В понедельник или пятницу? Ответ вы найдете в соцсетях. Если адресат активен в соцсетях по утрам, отправляйте письмо утром. Велика вероятность, что именно в это время получатель просматривает не самые срочные сообщения.

Фото: Josh McGinn, Flickr.com, CC BY-ND 2.0

Лучшие статьи по теме

Комментарии