Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Как работать лучше: практические советы для победы над пожирателями времени




Пожиратели времени — проблема миллионов людей. Если вы уверены, что работаете продуктивно и не тратите зря ни минуты, установите систему учёта времени и посмотрите на результат.

Компания «Инфомаксимум» — разработчик системы учёта  Crocotime — проанализировала отчёты четырёх компаний и выяснила, что 36% рабочего времени сотрудники тратят на развлечения в Сети. Система не даёт представления о том, сколько рабочих часов уходит на светскую беседу с коллегой, бесполезные совещания, телефонные звонки и другие непродуктивные занятия, поэтому потери времени могут быть гораздо выше заявленной цифры.


Четыре вида пожирателей времени

В начале рабочего дня у каждого есть хотя бы примерный список дел. Вы держите его в памяти, в компьютерной программе, в телефонном приложении или толстом ежедневнике — неважно. Если вечером вы понимаете, что крутились как белка в колесе, но список важных задач не сократился, значит, пора разобраться с пожирателями времени.


Работа в хаосе

Первая группа пожирателей времени рождается из хаоса. Можно одиноко сидеть в кабинете без телефона и доступа в Сеть, от пожирателей времени это не спасёт. Выбор, какую задачу сделать следующей —  5 минут. Поиск нужного файла — 10 минут. Уточнение задачи — 15 минут. Хаос в делах вынуждает вас тратить дополнительное время. Давайте наведём порядок.

Отсутствие плана работы. Без плана на день вы плывёте по течению: хватаетесь за новые поручения, отвлекаетесь на мелкие дела и игнорируете стратегические задачи. А вечером не понимаете, на что потратили очередные 8 часов.

Решение:

Даже плохой план лучше, чем работа без плана. Составьте список задач. Вычеркните те, которые можно не делать или поручить коллеге. И выделите пункты, которые нужно сделать в первую очередь.

Включайте в план дня столько задач, сколько действительно способны выполнить. Длинный список дел за день сократится незначительно и вы только расстроитесь. Если же запланируете до пяти задач и вычеркните все, то почувствуете, что справились на отлично  и вдохновитесь на новые подвиги.

Отсутствие расстановки приоритетов. Если в списке дел нет приоритетов, есть риск стать белкой в колесе. Человеку свойственно избегать трудоёмких и сложных задач, поэтому он выбирает те, что попроще и поменьше. В результате вы проводите день в мелких заботах, а большие и важные дела накапливаются. И вам придётся разбираться с ними перед самым дедлайном, а это дополнительный стресс.

Решение:

Посмотрите на список дел и расставьте их по степени важности. Прямо с утра сделайте самую важную задачу. Если за день не успеете выполнить все дела из списка, то главные задачи решите точно.

Нечёткая постановка задачи. При составлении плана многие перечисляют названия задач: совещание, почта, отчёт, презентация и прочее. Это слишком общий план и вам потребуется дополнительное время, чтобы выбрать конкретные шаги по каждой задаче.

Решение:

При составлении плана формулируйте задачи чётко. Вместо «подготовить презентацию нового продукта», пишите «составить список преимуществ продукта», «выбрать три лучшие фотографии продукта» или «составить список вопросов, которые могут возникнуть у клиента». Описывайте задачи в формате простых шагов, чтобы точно знать, что и когда следует делать.

Переключение между задачами. Вы можете верить, что делаете два дела одновременно, но это не так. Мы просто быстро переключаемся с одной задачи на другую. Мозгу нравится многозадачность и он вознаграждает нас порцией дофамина («гормона счастья») каждый раз, когда мы сворачиваем текстовый документ и идём проверить почту или написать комментарий в Фейсбуке.  Однако наряду с дофамином вырабатывается кортизол — «гормон стресса». В результате, работая в режиме многозадачности, вы нервничаете и устаёте гораздо быстрее, а уровень концентрации и качества работы снижаются.

Решение:

Делайте только одно дело за раз. Обратите внимание, на что вы отвлекаетесь чаще всего. Если это почта, постарайтесь проверять её только в определённые часы. Привыкли отвлекаться на социальные сети? Закройте браузер и отключите уведомления.

Беспорядок на рабочем столе и в компьютере. Если на поиски нужных файлов и документов каждый раз уходит хотя бы несколько минут, за неделю вы потеряете час или даже больше. А ещё беспорядок становится источником дополнительного стресса.

Решение:

Наведите порядок в рабочих документах. Бумаги храните в папках разного цвета, чтобы быстро найти нужную.

Рассортируйте файлы в компьютере. Создайте удобную структуру папок, называйте документы по определённому принципу, нумеруйте версии одного и того же документа.

Уберите с монитора все записки с напоминаниями, перенесите их в ежедневник. Всё, что попадает в поле зрения, отнимает ваше внимание и вызывает стресс.

В конце дня очищайте папку загрузок, переносите рабочие файлы в соответствующие директории и наводите на столе и в ящиках порядок.


Прерывания

Ответы на телефон, почту и вопросы коллег. Телефонные звонки, посетители, письма и уведомления мессенджеров. Понаблюдайте за тем, как проходит рабочий день. По статистике, менеджера отвлекают каждые 8 минут. Но дело не только в тех минутах, которые вы тратите телефонных разговор или ответ на письмо. Чтобы вернуться к задаче и снова погрузиться в неё с головой вам требуется дополнительное время. Из-за прерываний за день вы потеряете несколько часов.

Решение:

Постарайтесь сократить число отвлечений до минимума. Попросите коллег обращаться с вопросами в определённые часы. Тогда у вас будет время, когда никто не отвлекает. С почтой и телефоном всё гораздо проще. Отключите уведомления, а почту и мессенджеры проверяйте по расписанию.


Бесполезная трата времени

Прокрастинация. Даже полезная работа, которая не приближает вас к глобальным целям, — бесполезная трата времени.  Из-за прокрастинации в конце дня вы чувствуете не только усталость, но и досаду. Ведь вы были заняты весь день, но толком ничего не достигли.

Решение:

Если менеджер по продажам большую часть дня читает статьи о стратегии продаж, экспериментирует со шрифтами в коммерческом предложении или смотрит вебинар, то в этот день он ничего не продаст. Чтобы избежать такой прокрастинации, составляйте список дел и расставляйте приоритеты. Делайте только то, что приближает вас к стратегическим целям.

Трата времени на ожидание. Вы тратите время, когда кто-то опаздывает на встречу. Стоите в пробках и очередях. За неделю накапливается несколько часов бесполезного ожидания.

Решение:

Во время ожидания отдыхайте или слушайте музыку. Можно учиться, читая полезные материалы, или работать, изучая документы и раздумывая над решением текущих задач. Будьте готовы к ожиданию, чтобы не тратить время впустую.

Поглощение ненужной информации. Вы читаете почтовую рассылку, профессиональные блоги, новости и посты в социальных сетях. Большинство этой информации вы так и не используете в работе. А это значит, что время потрачено впустую.

Решение:

Ограничивайте количество потребляемой информации. Отведите конкретные часы для чтения. Если во время рабочего дня вы натолкнулись на интересную статью, воспользуйтесь сервисом отложенного чтения, чтобы не отвлекаться и вернуться к материалу в более подходящее время. Попробуйте Pocket, он позволяет читать материалы на компьютере и смартфоне.

Совещания, которые нас не касаются. Можно потратить часы на совещания, на которых ничего не решается. Хуже всего, когда вас зовут на встречу, где ваше присутствие оказывается бесполезным.

Решение:

Просите руководителя освободить вас от совещаний, не связанных с вашими обязанностями. А встречи, на которых объявляют новости компании, замените обычной почтовой рассылкой.

Трата времени в социальных сетях. Проблема социальных сетей касается почти каждого. Мы постоянно просматриваем ленту и бросаем все дела, когда приходит уведомление. В социальных сетях каждую минуту появляются новые материалы, поэтому вы легко потеряете час и даже не заметить этого.

Решение:

Можно отключить уведомления, но этого мало. Если хотите действовать наверняка, установите на рабочем компьютере приложение, которое запрещает доступ в социальные сети. Во время работы отключайте на телефоне мобильный интернет и вайфай. На компьютере тоже, если возможно. Попробуйте приложение, которое помогает перестать постоянно тянуться в телефону. Например, приложение Forest предлагает посадить дерево и установить отрезок времени для работы (от 30 минут). Если вы включите телефон, чтобы проверить социальные сети, зайти в браузер или сделать что-то ещё, дерево погибнет. Ответственность за виртуальное дерево помогает справиться с соблазном и не трогать телефон.


Управление собой и коммуникациями

Неумение говорить «Нет». Ещё один пожиратель времени — чужие просьбы. Если вы не умеете отказывать, то постоянно будете работать в режиме цейтнота. На место выполненных просьб тут же придут новые.

Решение:

Научитесь говорить «нет» спокойно и уверенно. Честно оценивайте свои силы. Не получится выполнить просьбу без ущерба своей работе? Тогда смело отказывайте. Если руководитель постоянно ставит новые задачи, спросите у него, от каких более ранних поручений вы имеете право отказаться.

Отказ от делегирования. Составьте список ежедневных дел и внимательно просмотрите его. Скорее всего, в нём есть задачи, которые способен или должен выполнять кто-то другой.

Решение:

Не пытайтесь взвалить на себя слишком много. Если задачу способен сделать кто-то другой — делегируйте.

Работа в плохом настроении, в условиях стресса или недосыпа. Вас могут расстроить или разозлить, вы можете испытывать стресс из-за работы или личных проблем. А бывают дни, когда вы просто не выспались. Плохое самочувствие нельзя игнорировать.

Решение:

В таком состоянии вы теряете способность мыслить здраво и рискуете совершить много ошибок. Лучше потратьте время на решение простых и мелких задач. Например, наведите порядок в почтовом ящике и в рабочих файлах. Если вы разозлились или расстроены, выйдите на свежий воздух и немного прогуляйтесь. А вечером ложитесь спать пораньше.

Неэффективная работа. В режиме цейтнота вы действуете по привычному шаблону и не замечаете, что есть более простое решение задачи.

Решение:

Чтобы работать эффективно, перед решением каждой задачи немного подумайте о том, как решить её наилучшим способом. Если в конце месяца вы всегда в спешке составляете отчёт о работе с нуля и тратите время на прописывание одних и тех же пунктов, пора составить шаблон документа и просто обновлять его.


Три универсальных способа работать лучше

Ведите хронометраж рабочего дня. Это позволит увидеть, сколько времени уходит на решение тех или иных задач. И поможет планировать дела более эффективно. А ещё хронометраж легко выявит всех пожирателей времени и вы поймёте, что нужно изменить в работе.

Работайте по технике «Помидор». Эта техника завоевала огромную популярность и вполне заслуженно. Если вам сложно взяться за решение задачи, просто установите таймер на 25 минут и дайте себе обещание поработать без отвлечений хотя бы это время. Всего 25 минут. Этого достаточно, чтобы вы успели погрузиться в задачу и войти в «поток» — состояние полной поглощённости деятельностью, когда всё остальное отступает на задний план. Второй «помидор» и все последующие даются гораздо легче, чем первый.

Устраивайте часы тишины. Письма, сообщения, звонки, реклама, обновления социальных сетей, десятки сериалов. Мы устаём от информации и теряем способность концентрироваться на чём-то длительное время. Чтобы отдохнуть, выключите все технические устройства. Проведите время с близкими людьми, пейте чай и читайте книгу, наблюдайте за птицами в парке или слушайте музыку. После такого отдыха вы посмотрите на работу свежим взглядом и, возможно, найдёте способ делать её лучше и эффективнее.

Автор — Виктория Колоскова

Лучшие статьи по теме

Комментарии