Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки
  • Главная
  • Кейс: как правильно организовать удаленный офис

Кейс: как правильно организовать удаленный офис



Согласно данным совместного исследования сервиса «Битрикс24» и агентства J’son & Partners Consulting к 2020 году каждый пятый сотрудник в России будет работать удаленно. Такой подход к организации работы набирает обороты – принимая во внимание уже существующий мировой опыт и правильно оценивая текущую ситуацию, многие компании уже сейчас успешно переводят в удаленный режим не только отдельных сотрудников, но и целые офисы.

О том, как правильно выбрать момент, найти подходящие инструменты и определить этапы перехода на удаленку рассказывает Алексей Толок, руководитель службы информационных технологий компании «Ойл Трейд Компани».

У вас в компании все сотрудники работают удаленно. Как вы к этому пришли, и как вы в таком режиме существуете?
Наша компания занимается дистрибьюцией горюче-смазочных материалов производства концерна ExxonMobil, мы продаем моторные и индустриальные масла для автомобилей и производственных предприятий. С 1996 года и по сентябрь 2014 у нас были офисы разной степени прекрасности. Начиная с сентября 2014 года мы отказались от московского офиса как такового, то есть, от помещения, в котором в течение рабочего дня непременно находится основной коллектив компании. Мы, за некоторыми исключениями, разошлись по домам. Тому было несколько причин. Во-первых, к нам в офис вообще перестали приезжать клиенты. Во-вторых, мы всегда стремимся быть лидером по издержкам. Чем дешевле мы обходимся нашим клиентам, тем более выгодные условия мы можем предложить. В-третьих, накопленный к тому моменту мировой опыт показывал, что это более, чем реально. Нужно только к этому правильно подойти, чтобы переход произошел максимально безболезненно. Ну, и в четвертых, в сущности, частично наша компания всегда работала удаленно. Например, система прямых продаж предполагала работу продавцов «в поле». То есть, в офисе их практически не было, это были удаленные сотрудники. Сотрудники филиалов для Москвы и друг для друга – тоже удаленные сотрудники в самом прямом смысле этого слова. Так что в том или ином виде опыт был.

Подход к удаленной работе мы начали с экспериментов над IT-службой. Сначала мы отсутствовали в офисе день-два в неделю; затем мы стали приезжать в офис только тогда, когда нужно. Мы организовали некое дежурство по офису: приезжали тогда, когда появлялись проблемы. Затем и сотрудникам некоторых других служб предложили частично попробовать поработать из дома.

На самом деле, это лукавство – говорить, что у нас совсем нет никакого офиса. Мы не IT-компания, мы имеем дело с товаром, соответственно у нас есть склад в Москве. Есть не удаленные сотрудники, которые на этом складе работают, обеспечивают его работу: кто-то должен собирать товар, формировать отгрузки, ставить подписи и печати на документах. На этом складе есть место, где можно встретиться, поговорить, провести собрание. Это, конечно, никак нельзя назвать офисом. Это склад, но в нем есть оборудованное место, чтобы провести какую-то очную встречу. На складе оборудована точка обмена корреспонденцией. Бумаги все равно приходят: и письма, и документы от поставщиков, клиентов, государственных служб. Туда стекаются все бумаги, которые в компанию приходят, и из компании должны исходить. Туда же приезжает генеральный директор, чтобы подписывать документы, ну и вообще, большинство сотрудников время от времени туда приезжают, чтобы посмотреть, есть ли для них что-нибудь бумажное, не надо ли что-нибудь подписать. Это происходит нечасто. Бухгалтерия приезжает чаще, остальные реже.
В регионах у нас нет удаленной работы, потому что там почти некому работать удаленно, людей работает немного. Продавцы как работали, так и работают удаленно, а руководитель филиала, сотрудники отдела обслуживания клиентов, бухгалтеры присутствуют в офисе. С другой стороны любой сотрудник может совершенно спокойно в любой момент работать из дома, для этого есть все возможности.

Кто именно работает у вас, какого рода сотрудники?
В Москве у нас есть администрация, отдел продаж, отдел закупок, отдел таможенного оформления, отдел обслуживания клиентов, склад, служба доставки, бухгалтерия, финансисты, отдел рекламы, служба по работе с персоналом, АХО, ИТ.
Проще сказать, кто из нас всех работает не удаленно: заведующий складом, кладовщики, водители (правда, их вообще сложно назвать удаленными или не удаленными). На складе все время присутствует один человек из отдела по обслуживанию клиентов, потому что все еще никто не отменил печати на документах. Ну, и более-менее регулярно там работает директор по логистике.

Сколько у вас людей и какого возраста работают у вас в Москве удаленно?
Без водителей - порядка 30 человек. Средний возраст в районе 40 лет.

Когда вы окончательно решили, что нужно расходиться по домам? В какой момент поняли, что нужно искать какое-то решение, инструмент для организации удаленной работы

Мы разошлись с сентября 2014 года. Решили, что это необходимо, довольно давно. Стали продумывать общие схемы функционирования организации в таком режиме – наверное, за год до этого. Наиболее активная фаза процесса началась за полгода. Изучали и выбирали инструменты, продумывали детали.

Какие требования были к инструментам? У вас же наверняка были какие-то свои программы до расхождения по домам. У вас же что-то такое было, в чем вы работали постоянно и что позволяло бы технически какую-то работу выполнять издалека.

Требования были простые: все, что работало до этого, должно работать после. Технически процесс миграции прошел довольно безболезненно для пользователей - мы достаточно давно уже внедрили в организации различные элементы удаленной работы. В частности, это использование серверов терминалов и размещение учетной системы в облаке. Стояла проблема телефонной связи, но нынче у нас есть всякие облачные АТС, в частности, мы пользуемся услугами «Манго-телеком». Встал вопрос облачного хранилища и внутрикорпоративного сайта, появился «Битрикс24». Стоял вопрос перехода на другую версию «1С Предприятия», так она и так облачная, тут даже придумывать нечего. Все как-то максимально «облачнизировано».

А вы не опасались того, что разойдясь по домам, сотрудники потеряют связь друг с другом, ощущение принадлежности к команде, к компании?

Мы этого не то чтобы опасались, мы знали, с какими проблемами столкнемся и потому готовились. Почитали разные статьи и книжки на эту тему, в частности, могу посоветовать книжку «Remote». Планировалось проводить время от времени какие-нибудь сборища. Необязательно по рабочей тематике, это могут быть тренинги, встречи. Пару таких мероприятий мы провели. Сейчас кризис все жестче, не все хорошо с финансами, но так или иначе люди приезжают на склад или в кафе, там видятся друг с другом. Тесное рабочее общение происходит и по телефонной связи, и в «Битрикс24», в мессенджерах. Да, раньше все друг друга видели, могли анекдот рассказать, проходя мимо, сейчас это сложнее сделать. Но одновременно стало сложнее отвлечь человека от работы, плюс появился определенный комфорт, возможность более гибко управлять рабочим временем.

Ваш корпоративный портал «Битрикс-24» объединяет людей?

Конечно, объединяет. Он способствует рабочему общению внутри коллектива и рабочих групп. В Живой ленте размещается информация от руководства компании, поздравления, приглашения участвовать в обсуждении рабочих вопросов. Существенную роль в общении играет встроенный мессенджер. Надо бы вот наш портал сделать частично развлекательным. Люди охотнее вовлекаются в разговоры на темы, которые им интересны. Рецепты, рыбалка, котики, спорт – вот они, краеугольные камни объединения любого коллектива.

Не возникало сопротивления использованию таких инструментов, да еще и нескольких разных?

Были некоторые опасения, скажем так. Сопротивления как такового не было. Ведь в плане инструментов почти все осталось как было. Был телефон на столе – стал VOIP-клиент в компьютере, в смартфоне. Внутренний номер остался тот же. Многое изменилось в плане телефонной связи? Не особенно. Даже лучше стало – раньше надо было звонить в филиал и просить соединить с нужным сотрудником, а теперь можно позвонить напрямую, все объединены в одну сеть. Вот «Битрикс24» добавился, это да. Его раньше не было. Но он же хороший, пользоваться просто и удобно.

Насколько часто и насколько хорошо у вас построена командная работа удаленно?

Командная работа может подразумевать как личные встречи, так и общение удаленное. Люди, которым нужно что-то друг с другом обсудить, могут собраться в кафе или у кого-нибудь дома, или на тот же склад приехать. Склад находится возле аэропорта «Шереметьево», туда не всегда удобно ездить, тем более для того, чтобы просто обсудить какой-то вопрос. Поэтому сегодня, например, мы собирались дома у нашего финансового директора, обсуждали какие-то важные вопросы. В этом плане у нас все достаточно гибко. А если удаленно, то для этого есть «Битрикс24», где есть групповое общение, есть электронная почта, есть телефон. Дело в том, что у нас коллектив давно сложившийся, то есть у людей в принципе проблем с общением нет.

Как вы контролируете сотрудников, когда они работают удаленно? Полностью доверяете и смотрите не на процесс, а на результат?

Если под контролем подразумевать уверенность в том, что человек работает, а не на пляже загорает, то у нас в организации принято доверять людям. Да и все равно ведь будет видно, что кто-то не работает. Этого же нельзя спрятать – задачи не решаются, цели не достигнуты, значит, человек не работает. Я ни за кем не слежу. И за мной тоже никто не следит. Рабочий же контроль исполнения поставленных задач безусловно осуществляется так же, как и если бы у нас был офис. Ничего нового.

Какой еще эффект, кроме экономического, вы видите от такой удаленной работы?

Человеку не надо два-три часа времени тратить на то, чтобы куда-то добраться. В условиях Москвы это большой бонус. Можно спокойно встать в 7 утра, поработать, а в 11 выйти прогуляться или сходить по делам. Можно работать в комфортной одежде и в комфортных условиях. Можно сидеть с ноутбуком в кафе или на даче. Был бы интернет, всё остальное у тебя под рукой. С другой стороны, дома требуется самоорганизация, умение не отвлекаться. Умение обходиться без руководителя. Умение самостоятельно находить информацию. Впрочем, все эти умения очень полезны не только для работы и не только для удаленной работы, так что если человек ими овладеет, будет только хорошо.

В общем, чтобы перевести компанию на удаленную работу нужно: не бояться, обеспечить необходимые инструменты (совокупные издержки на владение этими инструментами будут в разы ниже аренды офиса и его обеспечения) и наладить коммуникации и документооборот. Но очень важным, существенным фактором является здоровый, профессиональный коллектив. Если за вашими сотрудниками не надо бегать, заставлять работать и проверять каждый шаг – вы уже можете работать удаленно, и у вас все получится.

Комментарии