Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Современные интранеты: что они должны уметь?

Внедряя интранет, компании ожидают, что он будет оказывать поддержку сотрудникам в их ежедневной работе и восприниматься как естественная цифровая рабочая среда. Интранет представляют как центральный элемент Digital Workplace, соединяющий отдельные части организации в единое целое.

Если интранет претендует на ведущую роль в цифровой рабочей среде, он должен, самое меньшее, предоставлять ощутимую помощь в каждой из 6 нижеследующих областей.

1. Обеспечение информированности на рабочем месте

В первую очередь, интранет должен помогать мне определять распорядок действий. С кем и когда мне надо проконтактировать? Когда наступает моя очередь работать, например, когда я могу начинать проверку вот этого документа? Нужна ли кому-нибудь моя помощь?

Для этого интранет должен сообщать мне, над чем работают мои коллеги. Больше того, он должен подсказывать, кто еще занимается похожей работой. Так я смогу найти информацию или людей, которые способны помочь мне лучше выполнять работу.

Сотрудники отдела внутренних коммуникаций очень часто думают или даже искренне верят, что для работы мне крайне необходимо читать корпоративные или отраслевые новости. Других причин, почему они помещают их на самое главное место во всем интранете, я не вижу.

На самом деле, для меня это не так уж ив важно. Хотя подобная информация должна быть легко доступна, ее разумнее размещать где-нибудь на периферии. Она не должна стоять между мной и моей работой.

2. Поиск нужных людей и знаний

Крайне важна возможность быстро и легко находить людей, с которыми нужно повзаимодействовать. За минимальное время выяснять, кто эти люди, что они знают, где находятся в рамках организации и территориально, над чем работают, с кем работают, как я могу с ними связаться. Чтобы выбрать оптимальный способ взаимодействия, мне необходимо знать, не заняты ли они и какому из способов общения отдают предпочтение.

Когда мне требуется доступ к определенным знаниям, мне нужно иметь возможность попросить об этом и дать шанс найтись тем людям, которые обладают этими знаниями. Интранет должен предоставлять мне возможность попросить о помощи и получить ее от любого человека, кто хочет и может мне помочь.

3. Обмен информацией

Если все начнут складывать заработанные деньги в сейф и хранить их там вместо того чтобы приобретать товары и услуги, экономика очень быстро рухнет. Скорость оборота, с которой деньги переходят из рук в руки, крайне важна для здоровья экономики. Если мы будем складывать наши деньги, скорость оборота будет низкой.

Тот же принцип верен в отношении информации и компаний. Если в рамках организации мы не обмениваемся имеющейся у нас информацией с теми, кто в ней нуждается, как организация мы не выживем.

Другими словами, информация, которой не обмениваются - бесполезна. Знания, которыми не делятся – мертвый груз. А значит, интранет должен позволять нам легко обмениваться информацией и предоставлять удобные способы обмена знаниями.

У меня должна быть возможность обмениваться любым типом информации, которая, по моему мнению, может быть ценной для других. Даже если я не знаю, кому, когда и для какой цели она может понадобиться. Если такими возможностями наделены только несколько людей в компании, это ничего не даст. Такие возможности должны быть у всех.

4. Поиск и нахождение информации


Это требование очевидно: у меня должна быть возможность находить нужную для работы информацию. Чем быстрее я могу ее найти, тем быстрее я выполню свою работу. Очень важно иметь доступ ко всей имеющейся информации, причем по обе стороны корпоративного файрвола.

Для многих организаций не так уж и очевидно, каким образом я и многие другие люди предпочитают искать информацию - поиском. Иначе я не могу понять, почему так часто функции поиска в интранетах так ужасно работают. Иногда проблема в самом движке, иногда в плохой организации и классификации данных, а иногда – в наплевательском отношении к поддержанию и совершенствованию возможностей поиска. Чаще всего все эти причины имеют место быть, просто в разных пропорциях.

Если бы мне дали хороший поиск, с автоподстановкой, умными фильтрами и навигацией по результатам поиска, я бы не уделял особого внимания иерархическим системам навигации. Классификация, пользовательские теги, метаданные контента – все это должно быть, но только для того, чтобы помогать мне найти нужную информации ровно тогда, когда я ее ищу, а также оповещать меня, когда появляется потенциально интересная для меня информация.

5. Хранение и повторное нахождение информации

Когда я натыкаюсь на потенциально полезную информацию, я хочу иметь возможность сохранить ее на потом. Безусловно, я хочу легко ее отыскивать в любой момент. Честно говоря, мне безразлично, документ это, картинка или веб страница. Мне нужно хранить, структурировать и повторно находить информацию с помощью одного и того же метода, вне зависимости от типа контента. И с любого устройства.

6. Общение

Общение – источник и двигатель совместной работы. Обоюдный обмен информацией на реальных совещаниях - самый эффективный путь для достижения взаимопонимания. Он же самый надежный способ синхронизировать и координировать действия и решения, генерирование идей и обмен молчаливым знанием. Хотя ничто не может превзойти личное общение, это не всегда практично удобно, особенно когда приходится работать с людьми, находящимися в другом городе или другой стране.

Традиционный и доминирующий стиль коммуникации в интранете - широкое транслирование корпоративных сообщений персоналу. Переданное сообщение считается истиной в последней инстанции и не подразумевает никаких обсуждений. Для общения по работе люди прибегают к реальным совещаниям, телефонным звонкам и электронной почте.

От интранета, который должен оказывать мне поддержку в повседневной работе, я хочу возможности размещать и хранить информацию об общении с коллегами. Я хочу общаться открыто, а не хоронить информацию в электронных письмах, телефонных звонках, или совещаниях, которые недоступны никому кроме непосредственных участников.

Источник: http://www.cmswire.com/cms/social-business/6-things-to-expect-from-your-intranet-020161.php

Лучшие статьи по теме

Комментарии