Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Облако: зачем оно вашему бизнесу?



Облачные хранилища во многих компаниях давно заменили локальную сеть, серверное пространство и объемные жесткие диски. Облако – это терабайты памяти за вполне разумные деньги. Фрилансеры и небольшой бизнес даже могут пользоваться некоторыми преимуществами облачного хранения данных бесплатно. Что же останавливает тех, кто до сих пор не вышел в облако? Разберемся с тем, когда вашему бизнесу пора начать использовать облачные хранилища.

Зачем вообще нужно облако?

Традиционно в компаниях для хранения и распределения файлов использовали файловые серверы. Такой сервер объединял в локальную сеть все компьютеры компании и позволял всем сотрудникам иметь доступ к общим папкам, а также иметь личное дисковое пространство.  

Но хранение данных на файловом сервере имеет ряд неудобств. Объем памяти, хоть и является достаточно большим, все же ограничен объемом дискового пространства. В случае неполадок на сервере данные (если не было резервной копии) могут быть просто уничтожены. Для каждого сотрудника приходится настраивать уровни доступа. Если же сотруднику понадобится поработать с недоступной ему папкой, нужно будет обращаться к системному администратору. Удаленная работа при таком способе хранения файлов тоже под вопросом – доступ ко всем данным сможет обеспечить только подключение к локальной сети по VPN, что также требует сложной настройки и участия сисадмина.

Чтобы избавиться от всех этих проблем, многие компании стали использовать облачные хранилища. В чем их преимущества?

Во-первых, это потенциально безграничное пространство для хранения данных. На деле доступный объем памяти зависит от тарифного плана, но может быть и безлимитным.

Во-вторых, это бОльшая безопасность данных по сравнению с хранением на внутренних серверах и в памяти устройств. И речь не только о защите файлов дополнительными паролями – облако дает возможность всегда иметь резервную копию всех файлов, восстанавливать информацию после поломки/потери устройства и удалять файлы с похищенных устройств.

Наконец, облако – это отличный инструмент для того, чтобы эффективно выстроить удаленную работу. К тому же, это просто удобно: облачные хранилища можно интегрировать с разными сервисами, такими как почта и CRM, и во многом упростить и автоматизировать процесс обмена файлами.

Для начинающих



Облачные хранилища данных можно условно разделить на сервисы для частных лиц и для бизнеса. На самом деле, отличаются они в основном двумя вещами – доступным объемом памяти и уровнем безопасности.

Крупнейшее облачное хранилище DropBox предлагает бесплатную опцию для частных лиц – правда, хранить можно будет только до 2 ГБ файлов. Многим этого не хватит даже для того, чтобы синхронизировать все файлы со своего смартфона, не говоря уж о рабочих файлах. Такой тариф может подойти только фрилансерам/удаленным сотрудникам, которые работают с файлами небольшого размера (документы Word, Excel). Для них же подойдет бесплатное хранилище Яндекс.Диска (10 ГБ) и Google Drive (15 ГБ).

Большинство бесплатных облачных хранилищ дает пользователям возможность:
  • Быстро синхронизировать файлы с разных устройств с облаком
  • Использовать мобильное приложение для удобного доступа к файлам и быстрого управления/обмена ими
  • Устанавливать уровни доступа (просмотр/редактирование файлов)
Расширенное хранилище


Промежуточный уровень «развития» облачного пространства – расширенные аккаунты. В DropBox это аккаунт Pro – он все еще считается частным хранилищем, но дает доступ к 1 ТБ памяти и больше возможностей для обеспечения безопасности. Например, при наличии расширенного аккаунта можно устанавливать пароли для ссылок доступа к файлам. Обойдется аккаунт Pro в 10 долларов в месяц.

В Яндекс.Диске можно получить 100 ГБ памяти за 80 рублей в месяц или 1 ТБ – за 200 рублей. Дополнительное пространство в Google Drive обойдется дороже всего: 20 ГБ будет стоить 4 доллара в месяц, 1 ТБ – 89 долларов, 16 ТБ – 1430 долларов в месяц.
Такой вариант хранилища уже подойдет небольшим компаниям, которым не требуется много аккаунтов и не нужны сложные интеграции, а также фрилансерам, работающим с большими файлами. Размер необходимого хранилища сильно зависит от сферы деятельности: компании, занимающейся бухучетом и аудитом, потребуется гораздо меньше места, чем студии веб-дизайна. А компании, которая зарабатывает производством видео, понадобится максимальный объем памяти (скорее всего, им даже потребуется безлимитное хранилище).

Облако для большого бизнеса: безлимит, интеграции и максимальная безопасность


И все-таки максимально подходящий для крупной компании вариант облачного хранилища – полноценный бизнес-аккаунт. Такой вариант обычно дает доступ к безлимитному хранилищу для целой группы сотрудников. Правда, за доступ для каждого из них придется заплатить отдельно – в DropBox, например, по 12,5 долларов на пользователя в месяц (минимум – пять пользователей).

Каковы преимущества бизнес-облака?
Главное, конечно – это неограниченное пространство для хранения файлов.
Второе – это более высокая безопасность хранения данных в облаке по сравнению с традиционными файловыми серверами:
  • при наличии физического доступа к серверу любой сотрудник (например, обиженный или  уволенный сисадмин) может скопировать данные, удалить их или установить программу для удаленного доступа. При хранении данных в облаке компаниями-провайдерами облачных хранилищ предусмотрена многоступенчатая система защиты, благодаря которой можно давать всем сотрудникам ограниченный доступ для копирования и редактирования файлов. Взломать такую защиту гораздо сложнее, чем систему безопасности обычного файлового сервера
  • многие компании теряют данные из-за технических сбоев сервера, потому что не осуществляли резервное копирование. Облачные хранилища имеют жесткие регламенты, предусматривающие многократное резервное копирование. Если что-то случится, ваши данные можно будет восстановить почти в 100% случаев
О том, что доступ к вашим данным получат владельцы облака, тоже не стоит переживать. В крупных облачных сервисах данные при загрузке шифруются, причем ключ создается на стороне пользователя – сами владельцы облака не смогут получить доступ к хранимой информации.

Еще одно важное преимущество облачных хранилищ для крупных компаний – это возможность интеграции с различными сервисами, в частности, с почтовыми клиентами, CRM, корпоративным чатом (например, Slack).

При интеграции корпоративной почты с облаком можно настроить почтовый клиент так, чтобы все входящие сообщения и файлы автоматически передавались в облачное хранилище.  С другой стороны, при отправке письма можно «достать» любой файл из корпоративного облака, быстро и легко прикрепить его к отправляемому сообщению. То же самое относится к корпоративным чатам.

Зачем бизнесу интеграция CRM с облаком?
Многие компании, задумываясь о подключении CRM-системы, беспокоятся о том, где будут храниться их данные. Ведь информация из CRM – это, с одной стороны, данные, которые нельзя потерять (клиенты, контакты, сделки), с другой стороны – конфиденциальная информация, которая требует большой сохранности (выручка от сделок, прикрепленные документы и так далее). Для решения обеих проблем хорошо подходит облачное хранилище.

Облако нужно также для хранения данных IP-телефонии – в частности, записей разговоров компании. Это особенно актуально для интернет-магазинов и сервисных компаний с большим колл-центром, которым необходимо постоянно мониторить качество телефонных разговоров. Некоторые компании-провайдеры IP-телефонии предоставляют облако для хранения записей, но обычно объем памяти ограничен. Поэтому приходится либо интегрировать телефонию с внешним облаком, либо докупать пространство у IP-провайдера.

На рынке облачных технологий есть решения, которые помимо хранилища уже включают такие инструменты, как CRM, почтовый клиент, чат и другие сервисы для бизнеса. «Битрикс24» является таким комплексным сервисом с собственным облачным хранилищем «Битрикс24.Диск». Сотни тысяч компаний по всему миру пользуются сервисом для своего бизнеса, не опасаясь, что их данные будут потеряны или украдены.

Итак, подведем итоги. Нужно ли вашему бизнесу облако? Насколько большое?
  • Если вы фрилансер, индивидуальный предприниматель или удаленный сотрудник, вам может хватить бесплатных облачных сервисов, которые дают 2-15 ГБ пространства
  • Для небольших компаний подойдут расширенные облачные аккаунты – от 20 ГБ до нескольких терабайт. Они дают больше возможностей для обмена ссылками, регуляции уровней доступа и обеспечения безопасности файлов, чем бесплатные частные аккаунты. Но назвать их полноценными бизнес-хранилищами нельзя – такое облако не рассчитано на использование несколькими сотрудниками одновременно, к тому же, не дает возможности интеграции с бизнес-сервисами
  • Крупным компаниям стоит выбрать полноценное облачное хранилище для бизнеса. Его можно интегрировать с почтой, CRM, корпоративным чатом, телефонией и так далее. А главное – хранилища для бизнеса не ограничены по объему памяти, максимально удобны и безопасны для ваших данных
Текст: Дарья Шипачева

Лучшие статьи по теме

Комментарии