Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Open Space в теории и на практике



Концепция открытого офисного пространства (Open Space) набирает все большую популярность. В Россию ее принесли крупные международные компании – такая планировка впервые появилась в офисах в США в 60-70 гг. XX века.

Open Space удобен, прежде всего, руководству компании, которое, к слову, имеет собственные отдельные кабинеты. Благодаря открытой планировке, можно более выгодно использовать пространство, экономя на квадратных метрах. Считается, также, что удобна такая организация офиса в тех компаниях, где важна скорость коммуникаций и открытость общения. Редакции, маркетинговые и рекламные агентства, дизайнерские бюро и творческие мастерские – здесь коридорно-кабинетная система редко приживается.

Плюсы открытого офисного пространства в теории вполне очевидны:
  • быстрая коммуникация между сотрудниками разных подразделений, прозрачность рабочих процессов;
  • доступность любого сотрудника, в том числе и руководителей подразделений;
  • командный дух, взаимопонимание, следование общим правилам.
Но на практике ожидаемые преимущества очень часто оборачиваются серьезными препятствиями к эффективной работе. Например, ожидаемая скорость коммуникаций (как и коммуникации вообще) становится постоянным отвлекающим фактором. Возможность задать вопрос коллеге за соседним столом может вылиться в получасовые беседы на отвлеченные темы, слышные половине офиса. Телефонные разговоры сотрудника отдела продаж не дают сосредоточиться бухгалтеру. Тем, чьи столы находятся на пути к кофемашине, приходится также не сладко, как и сотрудникам, чьи рабочие места расположены поблизости от офисного принтера. Представьте, как мимо вас постоянно ходят с чашками кофе или чая, как у вас над ухом периодически раздается ворчание по поводу зажеванного документа или закончившейся бумаги. Работать в таких условиях очень сложно. Подчас офис становится похож на переполненный улей – в помещении постоянный гул, кто-то пытается перекричать шум, сотрудники снуют по офису от чайника к принтеру, от принтера в уголок, где пытается работать бухгалтерия… Как показывает практика, обстановка в офисе накаляется как раз тогда, когда всем необходимо максимально сконцентрироваться на работе – перед сдачей проекта, серьезным мероприятием или другим важным событием.


По мнению специалистов, для того, чтобы сосредоточиться на конкретном рабочем вопросе, человеку необходимо 5-7 минут. Что если каждые 10 минут вы будете отвлекаться на громкие разговоры, чью-то чайную паузу или неполадки в принтере? А как насчет командного духа, взаимопонимания и высокой трудоспособности в такой обстановке?

Подобные проблемы встречаются практически в каждом офисе с открытой планировкой. Если вовремя не разобраться в причинах совместными усилиями, всей командой, есть риск, что самые нервные сотрудники будут избавляться от раздражителей собственными силами. А это неминуемо приведет к конфликтам. В итоге, вместо эффективных коммуникаций и дружного коллектива компания получит толпу нервных и усталых людей, механически выполняющих неинтересную работу в нерабочей обстановке.

Как решать проблему всем вместе? Алгоритм очень прост, он лежит на поверхности. Главное здесь – понять, что проблему надо решать, и привлекать к этому всех причастных.

Предложите коллегам обсудить то, что отвлекает их от работы, и вместе выработайте правила поведения. Попросите сотрудников вашего офиса написать 3-5 самых неприятных для них моментов. Скорее всего, наиболее часто будут повторяться такие факторы как:
  • громкое обсуждение личных, нерабочих вопросов, личные разговоры по телефону,
  • громкие разговоры по работе с партнерами, громкие телефонные разговоры,
  • мелкие рабочие вопросы, коллеги отвлекают по пустякам,
  • обеды, чай-кофе на рабочем месте,
  • принтер/копир в непосредственной близости от рабочего стола.

Объедините похожие ответы в группы, систематизируйте все замечания и выработайте правила. Но помните, что нельзя просто взять и запретить что-то, например, обеды в офисе, или личные телефонные звонки. Обсудите вместе, какое вариант устроит большинство сотрудников. Например:
  1. Личные разговоры (по телефону или между сотрудниками) вести в коридоре или свободной переговорной
  2. Долгие рабочие разговоры по телефону или видеоконференц-связи – в переговорной
  3. Обсуждение рабочих вопросов с коллегами вынести в бизнес-чат
  4. В бизнес-чате использовать статусы – «занят», «недоступен».
  5. За рабочим местом можно пить чай/кофе. Обедать следует в столовой, на кухне, в свободной переговорной и т.д.
  6. Организовать отдельную зону для кофемашины/чайника/печенек
  7. Принтер убрать подальше от рабочих столов
>>> По теме: Сколько нужно инструментов для комфортных коммуникации в компании?

Это лишь общая схема. Возможно, эти идеи помогут вам выработать свои правила. Наверняка, у ваших сотрудников найдутся и другие моменты, которые отвлекают их от работы – кондиционер, социальные сети, неудобное время планерок и т.д. Возможно, и правила у вас будут другие, например, совсем радикальное решение – разрешить некоторым сотрудникам несколько дней в неделю работать из дома.

Выработанные правила нужно донести до всех сотрудников, в том числе и новичков, которые будут приходить в компанию. Разместите правила на корпоративном портале компании, и обязательно повесьте распечатку у кофемашины и принтера :)

Лучшие статьи по теме

Комментарии