Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Почему мы ненавидим электронную почту, и какой должна быть цифровая рабочая среда?



Мы ненавидим электронную почту — настоящий бич современных офисов. Ненавидим и боремся с ней в меру сил. Евангелисты-одиночки, проповедующие «социальную совместную работу», и даже целые компании выступают за отказ от этой вредной привычки. Во многих интранет-проектах сегодня отдельной строкой указывается KPI по снижению использования электронной почты.

И все же мы ею пользуемся, каждый день тонем в водовороте электронных писем. В некоторых организациях электронная почта — единственное приложение, доступное на мобильных устройствах. Чаще всего именно она составляет основу современных цифровых рабочих сред и в ближайшее время вряд ли оставит нас в покое.

Однако надежда есть. Вендоры программного обеспечения стараются творчески решать проблему, и на новых платформах электронная почта уже встраивается в коллективные рабочие процессы. Судя по всему, мы стоим на пороге серьезных перемен.

Пока они еще не произошли, давайте разберемся, почему мы хотим избавиться от электронной почты?

Почта сваливает в кучу все рабочие потоки и задачи
Через нас ежедневно проходит множество проектов и текущих задач. Условно их можно разделить на отдельные «рабочие потоки», назовем это так. Каждый день они меняются, и нам приходится корректировать приоритеты.

Отдельный рабочий поток может включать в себя задачи разного характера. Для их выполнения, как правило, нужен целый набор навыков, связанных с должностными обязанностями и использованием соответствующих систем и приложений.

Рабочий поток может состоять из следующих элементов:

  • Обсуждений поставок и логистики;
  • Стратегических дискуссий;
  • Переписки с коллегами;
  • Переписки с клиентами, партнерами или поставщиками;
  • Совещаний, звонков и всего с ними связанного;
  • Совместного написания и редактирования текстов и документов;
  • Создания контента различных типов;
  • Сортировки и хранения контента;
  • Управления проектами и координации;
  • Финансового менеджмента;
  • Административных задач.

Проблема в том, что электронная почта сваливает все рабочие потоки и соответствующие задания в одну огромную кучу, никак их не разделяя. Все потоки проходят через почту без фильтрации про приоритетам.

Мы намного продуктивнее работаем над одним рабочим потоком или одним типом задач. А электронная почта их смешивает. Это изначальная модель работы электронной почты, которую она автоматически навязывает нам.

Диалоги вне контекста
Мало того, что электронная почта это пыльное хранилище… всего подряд, она вырывает переписку из контекста, пропуская через один-единственный канал.

Представим, что есть документ стратегического характера, к которому нужно получить комментарии. Идеально, чтобы комментарии были привязаны к контенту, как в Word или, еще лучше, как в Google Docs. Отправив комментарии к документу в теле письма, вы отделяете их от основного контента, вырывая из контекста.

Прыгая туда-обратно между сообщениями в почтовом ящике и отвлекаясь на другие рабочие приложения, мы теряем продуктивность. Здесь вина не только электронной почты. Приложениям, как правило, тоже не хватает возможностей для совместной работы и взаимодействий, связанных с исходным контекстом. Некоторые приложения частично решают проблему, но идеальных вариантов пока нет.

Посмотрим, как все происходит в офисе. Если вам нужно обсудить проект с группой людей, вы заказываете переговорную комнату на определенное время, идете туда и проводите совещание. Если вы хотите задать вопрос коллеге, вы можете неспешно прогуляться к его рабочему столу. В обеденный перерыв вы встречаете коллег в кафетерии и ведете разговоры о жизни и работе. Иногда вы завязываете полезные новые знакомства. В офисе вы можете общаться с людьми в разных местах и в рамках совершенно разных контекстов.

А теперь представим, что ящик электронной почты это и есть офис. У вас на все про все одна комната. Неважно, идет речь об отдельном человеке или о целой команде, вы можете пригласить их на разговор в одну-единственную комнату.

Если на такой встрече потребуется обсудить документ, придется выбежать из кабинета, домчаться до рабочего стола, заглянуть в файл и сразу нестись обратно. Вернувшись, вы сможете дать один комментарий, а потом процедура повторится. И так — до бесконечности.

Абсурдно? Да, но именно так идут коммуникации через электронную почту.

Неэффективно по определению: электронная почта заставляет прыгать между задачами
Итак, в ящике электронной почты все потоки и задачи свалены в одну кучу, диалоги оторваны от рабочего контекста. Почта жестко заставляет нас переключаться между задачами. Она изначально спроектирована неэффективной.



Пять пришедших друг за другом писем могут быть посвящены пяти отдельным проектам, требовать использования 10 разных систем и приложений и применения огромного количества разнообразных навыков.

Исследования ясно показывают, что «стоимость» переключения с одного задания на другое и обратно — высока. Неизбежно снижается продуктивность.

Быстрый переход от одного вида деятельности к другому энергетически затратен. Принимая множество последовательных решений в быстром темпе (например, расставляя приоритеты по прочтению писем и выполнению заданий), мы активно расходуем производительные ресурсы мозга.

Исследования также выявили, что способность принимать решения постепенно снижается в течение рабочего дня. Чем больше решений мы принимаем, тем сложнее выбирать верные варианты. Входящий поток электронных писем требует все время анализировать, сортировать, расставлять приоритеты и совершать те или иные действия.

Электронная почта неизбежно снижает эффективность работы.

Переключение задач вместо мультизадачности
Некоторые люди считают, что электронная почта поддерживает многозадачность. Они искренне заблуждаются, наивно полагая, что могут отправить письмо, занимаясь чем-то еще!

На самом деле существует только один тип настоящей многозадачности: совмещение интеллектуальной работы с одним простым, рутинным физическим действием.

Человеческий мозг просто не способен одновременно поддерживать два интенсивных мыслительных процесса в единицу времени.


Отвечаете на письмо во время конференц-совещания? Это не многозадачность.

Складываете выстиранную одежду в ходе конференц-совещания? Да, это многозадачность.

Отвечаете на письмо за рулем? Не многозадачность! И вообще, у вас надо срочно отобрать и телефон и машину, пока вы кого-нибудь не задавили.

Работа с электронной почтой не относится к многозадачности, даже если вы имеете дело с разными типами заданий. Вы просто перепрыгиваете между ними, как правило, хаотично.

Бумажная почта: как это было
Во времена «бумажной» почты все было довольно просто. Мы отсортировывали 1) мусорные письма; 2) счета; 3) корреспонденцию. Первые мы выбрасывали. Счета откладывали в отдельную стопочку, чтобы оплатить в конце недели. На личные письма писали ответы по вечерам, сидя у телевизора.


В компаниях почта сортировалась еще на входе и только потом попадала конечным адресатам или в нужные отделы. Заказы отправлялись на склад. Резюме — в службу HR. Счета — в бухгалтерию.

Бумажная почта была простой и понятной. Электронная почта — совсем не такая.

Платформы для совместной работы, сообщества и каналы
Платформы для совместной работы довольно успешно ведут борьбу с электронной почтой, структурируя всю деятельность вокруг групп, сообществ и каналов коммуникаций.
Современные платформы делают акценты на группах и проектах, поэтому все диалоги ведутся в коллективном, групповом пространстве. Такой подход позволяет автоматически сортировать входящие сообщения по релевантным рабочим потокам.

Электронная почта этого не делает. Можно создать отдельные папки и вручную раскладывать письма несколько раз в день, но это скорее лайфхак, а не базовый принцип системы.

Фактически электронная почта провоцирует непродуктивность и поэтому мы ее ненавидим.

Однако недостатки электронной почты наводят нас на мысли, как должна выглядеть правильная цифровая среда для эффективной работы.

Будущее: на первом плане рабочие потоки, а не приложения и инструменты
Будущее за цифровыми средами, которые позволят объединить коммуникации, контент, задачи, приложения, совместную работу и прочие элементы вокруг рабочих потоков.

Представьте, вы просто включаете компьютер и видите полный список рабочих потоков, связанного с ними контента и обсуждений. Кликаете на «рабочий поток» — и получаете перечень участников проекта, новые задачи, последнюю переписку, недавний контент, подходящие рабочие приложения и так далее. Рабочий поток собирает все необходимые приложения и информацию в единое цифровое пространство, где проект виден в комплексе, а нужные инструменты и данные всегда под рукой.

Представили? Хорошо, потому что технологии уже двигаются в этом направлении.

Источник: http://digitalworkplacegroup.com/2015/09/28/email-future-digital-workplaces/

---

Смотрите презентацию нового Битрикс24 «Битрикс24 убьет электронную почту»

Лучшие статьи по теме

Комментарии