Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Пора покончить с тиранией электронной почты!



Электронные письма настигают нас когда угодно и где угодно - на выходных, в праздничные и отпускные дни. Как тут не позавидовать размеренной и спокойной жизни сотрудников Daimler? В нерабочее время они могут перевести свой корпоративный почтовый ящик в «праздничный режим».

В этом случае отправитель письма получает автоматическое уведомление, что нужный ему человек отсутствует на месте. Система сама предлагает контакты другого сотрудника Daimler, который доступен и подменяет человека в отпуске. При этом входящее письмо удаляется, а значит, возвращенцу не придется разгребать завалы в первые дни после выхода на работу. Идея заключается в том, чтобы обеспечить людям полноценный отдых. Тогда они возвращаются на работу полностью восстановившимися.

Попытка ограничить поток сообщений кому-то покажется радикальной, а в Германии это настоящий тренд. «Фольксваген» и «Дойче Телеком» ввели правила, частично ограничивающие отправку рабочих писем в вечернее время и на выходных. Если это уже происходит в педантичной Германии, почему бы другим странам не перенять полезный опыт?

Чаще всех на электронную почту жалуются белые воротнички. И не зря. По данным McKinsey Global Institute, на возню с письмами у них уходит до 28% всего рабочего времени за неделю. Белые воротнички проверяют почту в среднем 74 раза в день! Немалая часть проверок приходится на время вне офиса, например, когда сотрудник уже дома.

Дженнифер Дил, ведущий научный сотрудник Центра изучения креативного лидерства, провела опрос среди белых воротничков, активно пользующихся смартфонами. Выяснилось следующее: большинство из них сидят в почте по 13,5 часов в день, в том числе и вечерами. Обеденный перерыв - не исключение. Как показывает другое исследование, 38% офисных сотрудников просматривают электронную почту за обедом. При этом половина опрошенных, только проснувшись, первым делом проверяет папку «Входящие».

Как так выходит? Считается, что сотрудники компаний обязаны немедленно отвечать коллегам или боссу в любое время дня и ночи. Отсюда невротичная проверка почты и страх попасть в неприятную ситуацию из-за задержки с ответом. Ослабление «почтового поводка», если не сказать удавки, дело весьма похвальное. Больше того, как показала практика, небеса не падают на землю, а бизнес ничуть не разорятся. Несколько компаний из США, попытавшиеся в той или иной мере перенять опыт Daimler, доказали это своим примером.

Офис международного PR-агентства Edelman в Торонто ввел так называемое «правило 7 и 7». Сотрудникам компании никогда не нравилось разбираться с корреспонденцией раньше 7 утра и позже 7 вечера, поэтому руководство ввело своеобразный комендантский час. Конечно, если хочется, и в «запретное» время можно проверить почту. Нельзя отправлять письма коллегам.

В Edelman поняли: единственный способ реально уменьшить поток писем — убедить людей не писать друг другу по мелким вопросам, даже если руки тянутся к клавиатуре. Морально неустойчивым полагается профилактическая беседа.

«Приходится проявлять твердость, — говорит Лиза Киммел, генеральный директор филиала Edelman в Торонто. — Зато когда мы рассказываем про наши порядки кандидатам на интервью, у них загораются глаза».

Эксперименты с почтой популярны и среди стартапов. В Book Riot, сервисе для книголюбов, на сегодняшний день 8 сотрудников с полной занятостью. В основном работают удаленно, живут в разных часовых поясах, да и графики у них более чем гибкие. В компании пришли к соглашению: отправляй письмо, когда хочешь, но не жди ответа, пока адресат не окажется в офисе.

«Все понимают, что идеи приходят в голову и в 3 часа ночи. Без проблем, можно отправить письмо. Но адресат ответит, когда захочет», — поясняет Ребекка Шински, директор по контенту в Book Riot.

Любопытный эксперимент провели в Boston Consulting Group. Группа консультантов, страдающих от чрезмерной стрессовой нагрузки, договорилась о введении «регулируемого свободного времени». Все свободное время объявили зоной, свободной от сообщений. В итоге общее количество отработанных специалистами часов упало на 11%, а объем выполненных задач не изменился.

Так почему сокращение объемов переписки оборачивается приростом продуктивности?

Потому что, как выяснила Дженнифер Дил в своем исследовании, бесконечный поток писем это своеобразный способ маскировки проблем в менеджменте. Если люди рассылают десятки сообщений или ставят в копию всех членов команды по самому незначительному поводу, они просто не хотят самостоятельно принимать решения. Как правило, подмечает Дженнифер Дил, сотрудники боятся потенциальных неприятностей. И напротив, если сотрудники чувствуют себя вполне уверенно, они стремятся принимать больше ответственных решений. Люди начинают активнее пользоваться телефоном и охотнее проводят личные встречи, чтобы решать возникающие вопросы максимально быстро.

Все это основы теории поведенческой экономики. Когда электронная почта воспринимается в качестве бесконечного ресурса, им злоупотребляют. Если компания ограничивает пользование почтой, ценность каждого письма повышается. Люди начинают задумываться, когда и что написать.

Справедливости ради стоит сказать, что письма в нерабочее время — не абсолютное зло. Людям не нравится, если их заставляют отвечать на входящие сообщения в час ночи, однако ценят возможность по желанию откладывать часть работы на вечер. Они готовы решать внезапные и по-настоящему серьезные рабочие вопросы в часы отдыха. В Edelman сотрудники стараются не доставать друг друга по вечерам, однако всегда оперативно отвечают на срочные запросы клиентов.

Подобные изменения происходят не на уровне индивидуальных привычек и поведения. Нужно создать корпоративные процедуры и придерживаться определенных правил. Когда начальник через день присылает в 11 вечера письмо с высоким приоритетом, он подает дурной сигнал «у нас принято переписываться в любое время суток».

При этом есть вещи, которые может изменить только каждый отдельный сотрудник. Например, у вас должен быть отдельный ящик для личных писем. Почему? Потому что вы не сможете не смотреть в корпоративную почту, если туда сыплются сообщения от друзей.

Трудно ли освободиться от тирании электронной почты? Несомненно! Но оно того стоит. Больше века тому назад «синие воротнички» боролись за разумную продолжительность рабочего дня. Их девизом было «Восемь часов на работу, восемь часов на отдых, восемь часов на себя!». Почему бы нам не вооружиться этим замечательным принципом?

Источник: http://www.nytimes.com/2014/08/29/opinion/end-the-tyranny-of-24-7-email.html?_r=4

Лучшие статьи по теме

Комментарии