Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Сапожник в сапогах. История вторая: расстояние – не преграда



Сегодня в «1С-Битрикс» работают почти сто пятьдесят человек. Офисы компании открыты в Калининграде, Москве, Киеве, Санкт-Петербурге и Алматы.
Надо ли уточнять, что именно «Битрикс24» объединяет компанию, благодаря ему сотрудники удаленных офисов замечательно чувствуют себя частью одного большого коллектива?

Мы обратились к нашим коллегам с Украины и из Казахстана (разумеется, с помощью «Битрикс24» :-) ) и попросили рассказать, какие инструменты помогают им быстро и эффективно решать рабочие задачи, и удается ли им не выпадать из жизни компании?

Портал - эмоциональная среда обитания сотрудников

Для сотрудников удаленных офисов «Битрикс24» – это, прежде всего, способ почувствовать себя частью одной большой команды. Новости компании и события из жизни сотрудников, поздравления – такие моменты обсуждаются и комментируются всеми. Сообщения о появлении новых сотрудников практически не остаются незамеченными. Шутки и приветственный «троллинг» – привычное дело при встрече на портале нового коллеги.
«Вот уже почти год как работаю в сервисе «Битрикс24», – рассказывает Светлана Приступа, PR-менеджер украинского офиса. - И это не просто рабочая среда, где решаются задачи и рождаются идеи. Здесь чувствуется атмосфера компании и коллектива, как и чем живут люди, как в профессиональной деятельности, так и вне работы. При появлении нового сотрудника на портале создается сообщение, и все новые коллеги, которые видят твою фотографию или просто имя, отмечают твое появление в компании лайками, комментариями, картинками, бейджами. Это очень приятно и, как-то по-семейному, тепло и хорошо.
Такая атмосфера приема помогает пережить стресс нового места, нового коллектива, новых обязанностей. С первых же дней ты ощущаешь себя полноценной частью коллектива, важным звеном в компании.

Живая лента раскрывает внутреннюю жизнь компании. Я могу увидеть здесь все официальные новости, ход задач и проектов, где я принимаю участие, фотографии коллег с корпоративов, юмористические «минутки» отдела разработки, рабочие казусы коллег, их достижения, даже новости ИТ. Каждый сотрудник делится с всеми новой информацией , впечатлениями о мероприятиях и семинарах, на которых прошел обучении или выступал лично. Это очень классная практика, так как получаешь дополнительные знания из тех мест, на которых не смог или не можешь быть.

Такая внутренняя жизнь компании с ее социальными элементами втягивает нас всех, мы начинаем гореть идеями и делами , стремится к выполнению с максимальным эффектом, хотя я лично знакома воочию только лишь с 7 сотрудниками (не считая наш украинский офис), которые приезжают к нам в Украину на мероприятия. Но это не мешает мне общаться, не ставит никаких границ в выполнении задач. Я всегда могу задать вопрос онлайн, поговорить на портале с помощью видеозвонков, проучаствовать в групповом чате или вынести вопрос на личное обсуждение. И даже в отпуске так тянет зайти на портал и посмотреть как идут дела, полайкать посты, что-то прокомментировать».

Наблюдая за общением коллег, легко усвоить правила коммуникации, принятый стиль общения, моменты корпоративной культуры: как принято поздравлять коллег, как реагировать рабочие сообщения и офф-топики, насколько допустим слэнг или формальные обращения.

Своими наблюдениями делится Сармантай Касенов, директор представительства «1С-Битрикс» в Казахстане:
«На момент моего прихода в «1С-Битрикс», у меня уже был достаточно большой опыт работы. И все разговоры про корпоративный портал я воспринимал спокойно – ну, еще одна софтина для работы, подумаешь.

Но сейчас, после 1,5 лет работы я так не думаю. Теперь я воспринимаю корпоративный портал не просто как набор важных и нужных инструментов, не просто средство для удобного и быстрого обмена информацией и решения вопросов. Я воспринимаю портал, как единую информационную и эмоциональную среду обитания сотрудников корпорации. Которая не только цементирует
компанию, вовлекая в рабочий процесс всех сотрудников, но и, в значительной степени, формирует корпоративные ценности.

У нас в Казахстане, в силу традиций, управление традиционно понимается как жесткая вертикальная иерархия подчинения и обращения. Но корпоративный портал формирует совершенно иной тип взаимоотношений, существенно уплощая вертикали и развивая горизонтальные связи внутри компании. А ведь известно, что устойчивость любой системы прямо пропорционально количеству внутренних связей. Так что корпоративный портал помогает компаниям выживать и развиваться.

Еще один важный момент. Корпоративный портал – отличный инструмент для менеджера по персоналу. Речь даже не о классическом контроле рабочего времени, не об инструментах нематериальной мотивации типа медалек и массе других интересных и полезных «фишек». Корпоративный портал существенно упрощает адаптацию и помогает понять корпоративный стиль: просто почитайте документы, пообщайтесь с сотрудниками, посмотрите фото и видео с корпоративов. Вы сразу поймете, какой стиль общения принят в компании, как они работают и как они отдыхают, как поздравляют друг друга с праздниками. Лично мне именно корпоративный портал помог не почувствовать себя рыбаком на льдине, в одиночестве замерзающим за 4000 километров от головного офиса. А равноправным членом коллектива, который в курсе всех важных процессов в компании, за которым стоит твоя компания, готовая всегда помочь и поддержать. И не мешают этому ни километры, ни разницы в часовых поясах».

Портал – незаменимый рабочий инструмент

Корпоративный портал – это не только общение, но и возможность автоматизировать самые разные бизнес-процессы, упросить решение многих задач, связанных с коммуникацией между удаленными офисами.

Отличный пример – отдела маркетинга компании «1С-Битрикс». Шестнадцать сотрудников отдела работают в Москве, Калининграде и Киеве. Корпоративный портал помогает нам не просто оставаться на связи, но действительно вместе работать.

Представьте, что к мероприятию в Киеве потребовалась рекламная продукция. Нужно получить необходимую информацию в Московском офисе, затем передать ее дизайнеру в Калининград, затем снова в Москву на утверждение… 10-15 писем по электронной почте? Нет, на самом деле – всего несколько минут и одна задача портале: ставим ее дизайнеру, а в помощники назначаем сотрудника из московского офиса, который к этой же задаче прикрепит необходимые документы. Принимать работу будет руководитель, которого в этой же задаче мы ставим наблюдателем.

В итоге, мы имеем всю информацию о задаче в одном месте – и данные для ее выполнения, и ход работы, и необходимые уточнения в комментариях.
Примерно так мы и работаем :-)

«В моей работе приходиться вести одновременно много личных проектов, которые делятся на более мелкие задачи или принимать участие в проектах моих коллег, – рассказывает Светлана Приступа. – Если бы мы все это записывали на бумагах и блокнотах, то на рабочем столе не было бы места ни для чего, а были бы сплошные стопочки записочек, и какой-там дедлайн, в голове все не удержишь. Вот поэтому инструмент по управление задачами и проектами для меня очень важен и мегаполезен. Он помогает разобраться в срочных задачах, разместить их по приоритетности. Очень нравится сама форма постановки, которая автоматизирована по максимуму. Чтобы поставить задачку себе или кому-то нужно потратить не более 2-3 минут, так как вручную вбивается только название и описание, все остальное выбираешь автоматически.

В компании с большим количеством людей, которые работаю в разных странах с разными часовыми поясами, ты не знаешь к кому обратиться, вот тут и спасает функция написания поста на рабочую группу или же в общую ленту. Нужный специалист откликается и помогает решить твой вопрос. И мне не нужно звонить на миллион номеров, отвлекать от работы других вопросом: а не подскажите кому написать или кто за это отвественный. Эта цепочка, задача – специалист – решение, сужается до минимума. Быстрая обратная связь помогает оперативно получать информацию и коммуницировать с партнерами, клиентами, представителями СМИ и т.д.

Для согласования моих текстов и комментариев для СМИ пользуюсь постингом на группу или лично адресату, комментариями и онлайн редактированием. Так, я не трачу миллион бумаги на распечатку, не веду длинные переписки по почте, не теряю последнего и утвержденного варианта. Все четко и слажено.

Вот недавно, мы провели брейн-шторминг по одному из наших продуктов с помощью видеоконференции на нашем портале. Киев, Калининград и Москва генерили идеи, обсуждали варианты в реальном времени, делились своими мыслями. «Международный» отдел маркетинга «1С-Битрикс» соединяется он-лайн, несмотря на 1000 километров между нами».

Совсем не обязательно знать каждого сотрудника лично. Можно даже не быть с ним знакомым виртуально. Но иногда при решении рабочих вопросов срочно нужна помощь коллег из других отделов. Вот в этом случае очень помогает наличие четкой структуры компании, возможность обратиться в нужный отдел или в группу по конкретному продукту. Именно отдел маркетинга в своей работе часто сталкивается с задачами, в которых задействованы сотрудники других подразделений.
«Решение многих задач требует сотрудничества коллегами из других офисов и отделов, – рассказывает Елена Калинова, менеджер по маркетингу украинского офиса. – К примеру, поставить задачу дизайнеру или контент-менеджеру, уточнить информацию у партнерского отдела, скоординировать разработку сайта мероприятия с программистами и т.д. Часто не совсем понятно, к кому обращаться по возникшему вопросу. В данной ситуации сообщение на портале на соответствующий отдел или группу позволяет найти нужного человека в считанные минуты, без этого поиски ответа могли бы затянуться на часы «переброски» от человека к человеку в почте».
Елена отмечает в своей работе и еще одну очень важную особенность - автоматические бизнес-процессы согласования счетов и документов: «не нужны длительные переписки по почте, не нужно бояться, что руководитель пропустит важный документ, система все контролирует за меня».

Продуманная автоматизация бизнес-процессов – это не только удобство в работе пользователей. В итоге – это экономия времени на совещаниях, обсуждениях, пересылке писем между сотрудниками и руководителями.

«Я работал в различных компаниях и масса времени уходила на бесконечные совещания, – подтверждает Сармантай Касенов. – Совещания, посвященные обсуждению отчетов с начальством, совещания, посвященные коллективному выбору из нескольких вариантов решения, совещания, посвященные текущим вопросам. Масса времени на организацию такого совещания (у всех свои дела и свои графики), масса времени на ожидание, когда освободится начальство (начальник задержался у акционеров и топы компании сидят в ожидании в приемной), масса времени, потраченного впустую, если совещание заходит в тупик или отвлекается на другой вопрос. Инструменты портала, такие как рабочие отчеты, опросы, задачи и сообщения позволяют избежать всех этих ненужных трат времени и дают возможность сотруднику принять участие в принятии решения в удобное для него время».

Лучшие статьи по теме

Комментарии