Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Сколько нужно инструментов для комфортных внутрикорпоративных коммуникаций?



Действительно, а сколько? Если в прошлом веке мы обходились телефоном, ежедневником и записками-стикерами, то сегодня арсенал средств и коммуникационных каналов намного шире.

Электронная почта С нее начинается и ею заканчивается рабочий день. Индивидуальная, групповая переписка, массовые рассылки — все это мы привыкли делать с помощью электронной почти. У нее есть свои неоспоримые плюсы и серьезные минусы, но она все еще среди лидеров в области коммуникаций.

Сервисы мгновенных сообщений и чаты Когда темпа электронной почты недостаточно и нужно провести обсуждение с коллегами в режиме реального времени, на помощь приходят мгновенные сообщения и чаты. Идеально, если в таком чате есть полный список сотрудников компании. Тогда не нужно тратить время на поиск контактной информации.

>>> По теме: Dropbox, Skype и Hangouts не нужны. Опыт журнала "Лайфхакер"
Телефония и видеозвонки С развитием интернета, особенно мобильного, мы стали чаще переписываться и меньше звонить. Однако телефонные звонки никуда не исчезли, и появилась видеосвязь. Конференц-связь, видеозвонки — незаменимые помощники в случаях, когда возможностей текстового формата недостаточно. Бывает, что проще и удобнее рассказать что-либо голосом, нужен визуальный контакт или требуется провести удаленную презентацию.

Внутрикорпоративные сообщения и объявления Как бы ни была нам привычна электронная почта, некоторую информацию удобнее доносить с помощью других инструментов. Это может быть лента новостей, где транслируется общий поток информации по компании, или доски объявлений, где публикуются важные заявления и уведомления для всех сотрудников и отдельных подразделений. Важное отличие такого инструмента от электронной почты - возможность удобной фильтрации и поиска нужных сообщений, выделения интересующей тематики.

Календари и планировщики событий Чтобы ничего не забывать, стоит все записывать. Именно для этого нужны электронные календари и планировщики событий: встречи и совещания, звонки, презентации, важные задачи вовремя напомнят о себе с помощью уведомления. Календари можно подключить к своему телефону или рабочей программе, объединить свой собственный календарь с календарями рабочих групп.

Сервисы для собраний и планерок Такие сервисы позволяют автоматически приглашать участников на совещания с добавлением события в личный календарь. Все участники видят повестку мероприятия, могут добавлять рабочие материалы и отчеты. Результаты планерки фиксируются в едином протоколе, по итогам назначаются задачи, которые можно сразу же привязать к будущей планерке. Здесь важно, чтобы вся информация подробно фиксировалась, сохранялась и была доступна в любой момент времени, обеспечивая максимальную «прозрачность».

Рабочие группы и сообщества Рабочие группы или тематически сообщества — это выделенные пространства с соответствующим вспомогательным функционалом. Они дают возможность командам и коллективам объединяться для обсуждений, активного взаимодействия и решения общих задач. Формат таких сообществ может быть любым: экспертные, тематические, дискуссионные, организационные, рабочие, проектные и даже хобби-группы - все зависит от конкретных целей и задач.

Создавать собственный арсенал современных коммуникационных инструментов можно разными путями. Не все они одинаково удобны и просты.

Можно использовать наборы бесплатных и/или open source приложений, выбирая лучшие из доступных и пытаясь настроить их под себя. Проблема в том, что в итоге компания получит настоящий зоопарк из разномастных систем, в котором очень трудно будет обеспечить нужный уровень безопасности. И далеко не факт, что их можно будет успешно интегрировать. Здесь нужно очень здраво оценивать свои силы и возможности, понимать соотношение плюсов и минусов такого подхода.

Разрозненные инструменты — это почти всегда проблемы в обмене информацией и знаниями, потенциальная рассинхронизация работы команд и коллективов. Не стоит упускать из вида трудности поиска по разным системам, невозможность дать простую ссылку на задачу, текст или обсуждение. В некоторых случаях информацию придется переносить вручную, она будет теряться, а люди не будут понимать, в какой из систем находятся нужные им данные и какими инструментами вообще следует пользоваться. Рано или поздно вы увидите, что буквально у каждого сотрудника сформируются свои уникальные предпочтения, и далеко не всегда они будут совпадать с выбором коллег.

>>> По теме: От разрозненных инструментов к корпоративному порталу. Опыт "1С-Битрикс"


Другой вариант — основная платформа с необходимым функционалом, которая станет общим рабочим пространством, плюс несколько приложений, восполняющих пробелы платформы и добавляющих полезные для вас функции. В этом случае проблемы с интеграцией и безопасностью сохраняются, хотя становятся меньше. А пользователи получают некоторую определенность в плане использования систем: становится понятнее, что и как применять и какие инструменты выбирать. Единый пользовательский опыт и интерфейсы увеличивают шансы на успешное принятие и освоение предлагаемых инструментов.

С точки зрения продуктивности и информационной безопасности важно минимизировать число используемых систем. Если их все-таки несколько, нужно позаботиться о полноценной интеграции.

Идеальный вариант — общая рабочая среда, универсальный Digital Workplace с единой точкой входа и всеми необходимыми инструментами. В общей рабочей среде информация передается легко и свободно, между людьми и между системами. Ничего не теряется и любые данные ищутся за считанные секунды при наличии подходящего поискового движка. Технических барьеров для коммуникаций попросту нет, поэтому каждый имеющийся инструмент можно использовать с максимальной для него эффективностью.

А какие инструменты для коммуникаций используются у вас в компании? В каком формате: на базе единой платформы или в виде набора отдельных систем?

Лучшие статьи по теме

Комментарии