Говорим о работе, делимся советами, разбираем ошибки

Что еще добавить к интранету?


Сегодня мы не будем теоретизировать о вовлеченности, повышении уровня коммуникаций, социальности, стратегических преимуществах и т.д.

Мы расскажем о вполне конкретном, успешно работающем подходе для управления компанией в целом или, например, маленькими проектными группами. Методика довольно специфичная, местами даже спорная. Но в качестве дополнения к существующим внутрикорпоративным решениям оказывается вполне эффективной.

Мы будем рады вашим мнениям и комментариям!

Это должен попробовать каждый прогрессивный руководитель: канбан-доска

У вас организация - десятки сотрудников, сотни задач, больших и поменьше. Цепочки технологических процессов, взаимосвязи между отделами, проблемные участки, движение задач от инициации к завершению - один большой поток работ.

Существует два контрастных варианта организации потока работ в компании. Первый - традиционный, второй - российский. Угадайте, где какой:



Теперь к практическим советам: как сделать поток работ упорядоченным и контролируемым, а компанию - эффективной? Очевидно же, что при хорошо поставленном процессе будет и быстрый клиентский сервис, и своевременная техническая поддержка, и бесперебойное производство.

Что такое канбан?

Канбан — термин, пришедший к нам из Японии, так была названа производственная система, внедренная высшим руководством Toyota еще в 1962-ом. Философия канбана: визуализировать и контролировать процессы, делать точно в срок, поддерживать темп работы. “Канбан” дословно переводится как “видимая карточка”. Канбан является составной частью lean или “бережливого производства”.

Для того, чтобы воплотить принципы канбана в жизнь, применяется несложный, но эффективный инструмент - канбан-доска.

Самая простая канбан-доска
Как работает канбан

Любой технологический процесс можно разложить на отдельные этапы. Типовые этапы - это “все задачи”, “запланировано”, “выполняется”, “проверяется” и “завершено”.

Этапы могут быть абсолютно любыми, главное, чтобы они полностью отражали технологический процесс вашей компании.


Как устроена работа канбан-доски?


Вы назначаете задачи. Каждую задачу записываете на карточку. Задачи, которые вы планируете завершить на текущем этапе работы, помещаются в колонку “запланировано”. Вы запускаете задачи в работу... погнали!

Преимущество 1: канбан-доска позволяет просто визуализировать весь поток работ и контролировать его.

Так гладко процесс протекает далеко не всегда. Почему? Вот обычный процесс постановки задач в компании:


И затем следует вопрос, который так любят слышать все наемные работники от своего начальства. “Когда будет готово?”. На него обычно отвечают так:

Когда вы используете канбан-доску, важно следовать приниципу: “Ограничивай количество одновременно выполняемых задач”. Если ваш сотрудник выполняет 20 задач одновременно, он просто физически не сможет выдавать хорошую производительность и, вероятно, создаст “затор” в рабочем потоке. Чтобы своевременно находить и устранять такие “узкие места” в компании, в канбан-доске есть такие параметры, как минимальное и максимальное количество задач в колонке.

Например, вы рассчитали, что на этапе контроля для хорошей “проходимости” потока должно быть не более трех задач одновременно. Но и не меньше одной - потому что при этом специалист просто останется без работы.

Преимущество 2: канбан-доска позволяет визуально определить, на каком из этапов произошел “затор” в потоке задач и своевременно устранить его.



Теперь о срочных задачах. В канбане есть такой параметр карточки, как ее приоритетность. Вместе с постановкой задачи и назначением исполнителя, вы можете присвоить карточке высокий приоритет — в таком случае она будет запущена в работу в первую очередь. Если у задачи низкий приоритет — она покинет колонку “запланировано” в последнюю очередь. Визуально приоритеты обозначаются с помощью карточек разных цветов.

Преимущество 3: вы можете расставлять приоритеты задачам, тем самым управляя очередностью их выполнения.

И еще: тот факт, что все задачи записываются на карточки и помещаются на доску, гарантирует, что ни одна из них не “забудется” и не “потеряется”.

Канбан в российской практике


Ожидаемая тенденция: в нашей стране передовые методологии организации производства внедряют компании, занятые в наукоемких отраслях (IT-компании, конструкторские бюро, автомобилестроительные компании, финансовые организации и т.д.).

Несколько примеров. Опытный завод “Микрон” внедрил lean и канбан-систему в 2005 году. Сбербанк России занимается внедрением lean-технологий с 2008-го, за ним следует Банк Москвы. Еще несколько компаний, делавших попытки внедрения с разной степенью успешности: Конструкторское бюро Сухого, ООО “Партнер Пак ”, Объединенная компания “Русал ”, ОАО “Ярославский шинный комбинат ”, аккумуляторная компания “Аком ”.

Теоретически технология канбан может быть внедрена на любом предприятии, масштаб деятельности или отрасль не имеет значения. Единственный обязательный фактор — наличие прогрессивного руководства ;)

На десерт: виртуальная канбан-доска SCRUMBAN


Мы разработали SCRUMBAN специально для того, чтобы управлять компанией с помощью электронной канбан-доски, совмещенной с мощным инструментом планирования.

Вот эти видео отлично показывают весь процесс управления компанией с помощью SCRUMBAN:

Загрузка плеера

Загрузка плеера

Резюмируя увиденное:
  • С помощью SCRUMBAN вы можете быстро планировать поэтапную реализацию больших проектов.
  • Управлять всей активностью компании на Доске задач: контролировать поток работ, отслеживать затрачиваемое время, настраивать Доску под свой бизнес.
  • Делать детальную постановку задачи: в одной маленькой карточке помещаются все приложенные к задаче документы и список действий для самоконтроля сотрудника.
  • Отслеживать активность сотрудника за всё время по “истории карточки”.
  • Использовать приоритеты для управления потоком работ, применять фильтры, цветные ярлычки и индикаторы для ускорения работы с Доской.
Устанавливайте, выводите на большой телевизор в кабинете для совещаний (очень мотивирует работников, кстати) и - вперед. Поток работ - своенравная штука, но вместе мы с ним справимся ;)

Владимир Завертайлов

Лучшие статьи по теме

Комментарии